20150210 Processen, structuren en informatiemanagement openbare besturen

Om binnen een openbaar bestuur (maar ook tussen verschillende openbare besturen onderling) op een efficiënte manier samen te kunnen werken aan gemeenschappelijke projecten of om gewoonweg uw dagdagelijkse taken te kunnen uitvoeren is er nood aan een éénduidig gemeenschappelijk referentiekader opdat iedereen "dezelfde taal zou spreken".

Om de taal van openbare besturen te kunnen begrijpen, te spreken en toe te passen moet u inzicht hebben in de structuur, werking en processen (= referentiekader) die gangbaar zijn binnen openbare besturen. Daarenboven dient u ook inzicht te hebben in de huidige informatiesystemen aangevuld met de visie over "hoe de dienstverlening van openbare besturen" er naar de toekomst dient uit te zien. Tijdens deze boeiende opleiding verwerft u ook de nodige inzichten betreffende de noodzaak om standaarden in te voeren en krijgt u eveneens een overzicht betreffende de stappen (projecten) die hiervoor reeds ondernomen werden.

Het opleidingstraject, "Informatiebeheerder openbare besturen", bestaat uit volgende 3 stappen:

Stap 1: Opleiding (1): Processen, structuren en informatiemanagement openbare besturen (= 5-daagse opleiding)

Stap 2: Opleiding (2): Business Analist - ICT Architect (= 10-daagse opleiding)

Stap 3: Eindwerk (= onderdeel van opleiding (2)) maken en slagen voor de verdediging van eindwerk voor een vakjury

Belangrijk om weten:

Opleiding(1): kan u zowel als losstaande opleiding volgen, maar kan eveneens gevolgd worden als één van de 3 verplichte stappen binnen het opleidingstraject tot "Informatiebeheerder openbare besturen".

De opleidingen (1) en (2 met stap 3) worden meermaals per kalenderjaar georganiseerd en zijn autonome opleidingen die los van elkaar kunnen gevolgd worden. Bijgevolg kan de volgorde waarin u opleiding (1) en (2 + stap 3)) volgt omgewissld worden ifv uw beschikbaarheid.

Als u de opleiding 1 en 2 volgt en aanvullend slaagt in de eindwerkverdeging ontvangt u het certificaat "Informatiebeheerder openbare besturen"

Na het volgen van deze opleiding hebben deelnemers:

• Voldoende kennis en inzichten om de werking, structuren en processen binnen openbare besturen te begrijpen en waar nodig toe te passen binnen hun functie,
• Inzichten over hoe toekomstige besturen er dienen uit te zien in functie van betere dienstverlening naar burger en bedrijven toe,
• Inzichten in de ontwikkeling van standaarden rond gegevensuitwisseling tussen verschillende informatiesystemen,besturen, overheden, de burger en bedrijven,

Module 1: Structuur, werking en processen binnen openbare besturen (Deze module wordt uitzonderlijk NA module 5 gegeven)

Processen banen zich, horizontaal, een weg doorheen de bestaande lijnorganisatie. Kritische succesfactoren zijn hierbij tijd, budget en ...resultaat. De klant, de burger, is dé maatstaf waarnaar, openbare besturen, (informatie) processen moeten inrichten. Wendbare processen komen tot stand in nauwe samenwerking met het beleid en moeten zodanig ontworpen zijn dat zij vlot aanpasbaar zijn ifv de veranderingen die zich in de markt voordoen maar tegelijk moet de continuïteit en de kwaliteit van deze dienstverlening naar de burger toe gewaarborgd blijven.

Openbare overheden "inside":

• Structuur van openbare besturen
• Werking van een lokaal bestuur
• Toepasselijke regelgeving (wetten en decreten van toepassing op de functie):
Privacywetgeving; Wet op overheidsopdrachten

Management in een openbaar bestuur

• Organisatie en strategie
• Do's and dont's
• Met technisch "stuff" naar het management/beleid toe
Informeren en communiceren in de organisatie; de informatie- en communicatieprocessen; Informatie en communicatie in verschillende organisatietypen

Module 2: Managementvaardigheden

Contra-productiviteit, excessen en financiële debacles vormen al te vaak de partituur van verkeerd projectmanagement. Gestructureerde planning, risicobeheersing en juiste anticipatie en opvolging vormen het juiste tegengif.

Projectmanagement

• Methodiek(en)
• Tools

Procesmanagement en -modelering

• Methodiek(en)
• Tools

Kwaliteitsmanagement

Veranderingsmanagement

Kennismanagement

Facilitair en financieel management

Module 3: Informatiemanagement binnen openbare besturen

Informatiemanagement staat bij velen in de schaduw van IT- kennis en methodieken (hard skills). Informatiemanagement kent zijn waarde wanneer het ondersteund wordt door informatiekwaliteit, veiligheid en een doordachte architectuur.

Informatiemanagement - een raamwerk

Afbakening van het informatiebeleid

Privacy en informatiebeveiliging

• Informatieveiligheidsplan
• Risicomanagement

Pluspunten en pijnpunten van ICT-inzet en -gebruik,

Module 4: Informatiesystemen binnen openbare besturen

In het huidige ICT- landschap is er nood aan integratie van de verschillende (informatie)systemen. Het datakader van morgen moet ruimte bieden aan een vlotter interbestuurlijk gegevensbeheer. Een gevalideerde datastandaard wordt het ultieme sluitstuk voor transparante informatiesystemen

• Optimale informatiesystemen
• Authentieke gegevensbronnen
• Midofficeconcepten en Citizen RM
• Geografische Informatiesystemen (GIS)
• Specifieke informatiesystemen

Module 5: Actualia: dé openbare/lokale besturen van de toekomst

Ten aanzien van de openbare/lokale besturen zijn de verwachtingen van de burgers en de overheid in een voortdurende evolutie. Veranderingen zijn veeleer regel dan uitzondering. De openbare/lokale besturen van de toekomst worden nog steeds gekenmerkt door een zeer sterke heterogene dienstverlening. Moderne dienstverlening is gebouwd op organisatiebreed denken en handelen. ICT blijft hierbij het ideale bindmiddel.

De Samenleving van de toekomst

• de burger en overheid van de toekomst
• de bedrijven en overheid van de toekomst

Het "nieuwe normaal" vertaald naar openbare/lokale besturen

Moderne dienstverlening:

• Casus 1-2-3

Digitale loketten:

• Casus 1-2-3

Document- en archiveringsmanagement:

• Casus 1-2-3

Deelnemers verwerven kennis via voorbeeld cases die bijgebracht worden door de trainers.

• Huidige of toekomstige informatiebeheerders (afdelingshoofden, communicatieverantwoordelijken, ...) of (pas aangeworven) medewerkers van openbare besturen die actuele inzichten wensen te verwerven betreffende processen, structuren en de werking van een openbaar bestuur.
• ICT integrators die actuele inzichten wensen te verwerven betreffend de processen, structuren en de werking van een openbaar bestuur.
• Pas afgestudeerde, graduaat, ingenieur, economist, jurist met passie voor formalisme en volledigheid.

• Personal skills/competenties: analytisch en zin voor formalisme
• Technical skills: geen specifieke technical skills vereist.

Eddy Van der Stock is since 2001 ICT Manager at the city administrations, department for social security and local police from the city of Lokeren. As a former military instructor on Information, Transmissions and Communications he worked 17 years on new communication projects and technologies in the Belgian Department of Defence. Before he worked for local government he worked ten years as a department coordinator in a second chance school, where he reformed the regular classes into a modular system based on the Bologna model (1999) with four different study directions (system engineers, network engineers, programmers and multimedia). In 2008 he became president/chairman of V-ICT-OR, the Flemish Organisation for ICT responsible in Local Authorities. His concern in bringing various levels of government together puts him in a lot of different think-tank's and cooperative working groups. He is specialized in information security and data models and structures. His position at the local level gave him the opportunity to bring different government administrations under one umbrella with a shared infrastructure (human and ICT resources). His involvement as an active member of the Linked Organisation for Local Authorities (LOLA) increased the network capacity in sharing knowledge and best practices in Europe but also worldwide. As a protagonist of bringing ICT up to a management level and vice versa, he creates a good understanding between the politicians, top management and ICT.

Specialties:

Information Security Consultant

Information Security processes (ISO27002)

Business-IT alignment

Jean Landrie, guarantees 30 years experience in the local Authorities. Stood at the cradle of IT in the public sector. From this perspective, he was involved in the analysis of many projects that formed the translation between the administrative legal structure and automated output. After 15 years in the field of functional analysis and programming oriented he, from his personal interests, his activities in the field of HR and management. As independent consultant he assisted numerous automation projects. In 2009 he has successfully completed and passed the assessed version of the official Assessor training course and is eligible to assess organisations applying for Recognised for Excellence .He's daily driver for V-ICT-OR, the Flemish Organisation for Responsible ICT in Local Authorities and member of the daily management of Bbest. This organizations as a EFQM National Partner Organisation shares knowledge and exchange experiences to achieve and maintain excellent sustainable results.

As ICT manager he is currently member of the management team of the city of Oudenaarde.

Ivan Stuer is senior project manager, with a focus on larger programs and complex projects. He has led ICT infrastructure projects in the banking industry and in government. During his career at IBM, he has gained a broad experience in operations management (financial, resource and information management), resource management en projects.

Ivan is driven by innovation and process improvement within organizations. He is currently working as IT manager for the Flemish Agency for Geographical Information (AGIV). Next to the internal orientation where he aims to bring best practices and lessons learned from the corporate environment to government, Ivan promotes ICT as an instrument to build 'smarter government' with improved service towards citizens, organizations and economy.

Ivan has a background in economics (Commercial Engineer and MBA) and has a PMI certification in project management.

Specialties:

• Project management (PMI, Prince2)
• Service Management (ITIL)
• Information Security processes (ISO27002)
• Business-IT alignment