Aanbod systeem voor aanmeldingen en verwerking ervan – IN-LOK

De regelgeving voor de inschrijvingen in het leerplichtonderwijs is sinds kort grondig gewijzigd. De verplichting om (vooraf) de capaciteit en de vrije plaatsen bekend te maken is daarvan een onderdeel. Scholen binnen een LOP-gebied zijn bovendien verplicht om te werken met een overeengekomen percentage GOK- niet GOK leerlingen bij de inschrijvingen. Voor scholen buiten de LOP-gebieden is dit niet verplicht, maar het mag.

Daarnaast stellen we vast dat meer en meer scholen geconfronteerd worden met een onevenwicht tussen het aanbod en de vraag naar beschikbare plaatsen – in de hele school of in bepaalde leerlingengroepen. Dat kan het gevolg zijn van demografische ontwikkelingen, van de populariteit van bepaalde scholen, van inplantingen van woonwijken met veel jonge gezinnen, van …

Maar ook zonder dat tekort aan capaciteit stellen scholen vast dat de administratieve verplichtingen rond inschrijvingen toenemen, en dat daar steeds meer tijd in kruipt.

Om al deze redenen maken scholen meer en meer gebruik van de mogelijkheid om met een online aanmeldingssysteem te werken. Daardoor kunnen de beschikbare plaatsen op een objectieve manier verdeeld worden, maar ook de administratieve last wordt voor een belangrijk stuk opgevangen omdat verschillende aspecten daarvan door de aanmeldingssoftware kunnen afgehandeld worden.

IN-LOK, het systeem dat in Lokeren werd opgezet en wij gratis aanbieden kan aangewend worden door individuele scholen, maar het is ook geschikt voor meerdere scholen binnen een bepaalde gemeente of regionale context (een LOP-gebied, een scholengroep, …). Of u met één school of met meerdere scholen samen start bepaalt u zelf.

Hoe werkt de procedure?

Hiervoor verwijzen we naar het inschrijvingsdecreet dat u ongetwijfeld kent.

Kort komt het hierop neer voor de praktische schikkingen:

-          De school/scholen bepaalt/bepalen de capaciteit en het aantal vrije plaatsen – zo nodig per contingent opgedeeld

-          De ouders worden op de hoogte gebracht van het feit dat ze elektronisch kunnen aanmelden en van de verdere modaliteiten. Dat gaat dan o.m. over de website waarop de aanmelding moet gebeuren, de tijdsperiode die daarvoor geldt en de verdere afspraken over de kennisgeving van de toewijzing en de effectieve inschrijving nadat een plaats verworven is via de aanmelding.

Welke voordelen zijn hieraan verbonden?

-          Er is vooraf voldoende duidelijkheid over welke plaatsen in welke scholen/leerjaren beschikbaar zijn

-          Als het aantal beschikbare plaatsen kleiner is dan de vraag, gebeurt de toewijzing op objectieve en transparante gronden. Het is dus niet nodig dat ouders komen aandringen op (niet wettelijke) voorrang

-          Ouders moeten niet aanschuiven / kamperen aan de schoolpoort.

-          De school heeft snel zicht op de inschrijvingen die er aankomen omdat ouders aangezet worden om tijdig aan te melden

-          De feitelijke inschrijving op basis van de toegewezen plaats kan op afspraak en (dus) op een moment dat voor de school en de ouders het beste uitkomt. Dat biedt meteen ruim mogelijkheden voor een rustige kennismaking en toetsing van de wederzijdse verwachtingen 

-          Alle nodige administratieve gegevens zijn direct bekend, want ze zitten in de informatie die de ouders moeten verstrekken bij de aanmelding. Deze gegevens zitten bovendien in een overzichtelijk bestand dat zo in de schooladministratie kan ingevoerd worden

-          Scholen die moeten of willen werken met contingentering krijgen meteen een uitgewerkte en correcte invulling van alle plaatsen die op die basis te begeven zijn. Er moet dus geen permanente stand van zaken opgemaakt worden en men riskeert geen verwarring omdat in eenzelfde school verschillende personen op verschillende momenten de inschrijving doen en zij daardoor mogelijk niet op de hoogte zijn van de invulling in de verschillende contingenten. Er is ook slechts 1 toewijzingsmoment waardoor de ouders meteen weten of ze op een plaats kunnen rekenen. Zij moeten niet meer afwachten of de voorlopige inschrijving omgezet kan worden in een definitieve toewijzing.

Bijkomende voordelen van het systeem dat wij u aanbieden:

-          De lokale/gecentraliseerde informatie over de hele procedure wordt in een overzichtelijke mededeling gebundeld op de website voor de aanmeldingen.

-          De website waarop de aanmeldingen gebeuren kan meteen gekoppeld worden aan de website van de school. Daardoor is alle nodige informatie over de school zelf beschikbaar voor de ouders. De school bepaalt zelf wat zij meedeelt, er is dus geen vast stramien.

-          De mededeling over de toewijzing wordt geautomatiseerd. U krijgt direct standaardbrieven met de noodzakelijke informatie: toewijzing of niet, plaats op de “wachtlijst”, periode waarin de effectieve inschrijving moet gebeuren,…  Als verschillende scholen samen een procedure opzetten wordt alle informatie over de niet-toewijzing (eventueel voor verschillende scholen) gebundeld. Alles wat u nog moet doen is de brieven versturen.

-          Wij zorgen ervoor dat alle nodige informatie ook aanwezig is, zodat bij eventuele betwistingen bij er de Commissie Leerlingenrechten (CLR) geen problemen komen met de technische afhandeling. Uiteraard zal u zelf vooraf en tijdig een dossier bij de CLR moeten indienen, dat is decretaal zo voorgeschreven. 

Het financiële luik:

Het aanmeldingssysteem IN-LOK omvat de webpagina’s, de lay-out opmaak en de verwerkingsmodule. Dit scholenplatform wordt u gratis aangeboden.

U dient enkel de huurprijs van de server waarop dit platform draait (hosting) en het bijhorende onderhouds- en servicecontract te betalen. Dit bedraagt 3.600 € (excl.) per jaar. Verdere kosten zijn er niet als u de basisconfiguratie overneemt die ondertussen in een aantal scholen zijn werk heeft bewezen (Lokeren, Oudenaarde en Hamme). Wanneer het aantal leerlingen hoger ligt dan het gemiddelde dient u er zich bewust van te zijn dat de basisconfiguratie niet voldoende zal zijn en er een aparte prijsvraag nodig is voor de hosting.

De kostprijs kan gedeeld door de verschillende scholen die binnen eenzelfde lokale aanmeldingsprocedure vallen. Of dat nu gaat over 1 school, 1 scholengroep, 1 schoolbestuur of alle scholen in de gemeente maakt geen verschil. Dat komt omdat de ouders een voorkeurvolgorde kunnen aangeven in de gekozen scholen, waardoor het dus om het even blijft hoeveel scholen in het keuze-aanbod zitten. Uiteraard zullen bij gebruik door meerdere scholen lokaal afspraken moeten gemaakt worden over de centralisatie van de gegevensverzameling en de kennisgeving van de resultaten van de rangordening.

Tot slot:

U zal intussen gemerkt hebben dat er echt geen capaciteitsprobleem moet zijn om voordelen te halen uit een aanmeldingsprocedure. De praktische en administratieve voordelen zijn er voor alle scholen. Het wordt reeds gebruikt in een aantal LOP-gebieden zonder dat daarbij anomalieën optreden.

In bijlage vindt u technische informatie en een aantal schermen zoals die gebruikt worden.

INTERESSE? Wenst u eventueel een toelichting op uw school?

Contacteer ons op 09 395 20 28 of via mail: projecten@v-ict-or.be

Bekijk hier het AANMELDINGSSYSTEEM en de TECHNISCHE BESCHRIJVING (klik op de beelden)