Uw Virtuele Gemeente gerealiseerd?

Alle contacten met burgers en ondernemers in een keer afhandelen, het liefst digitaal. Wie wil dat niet? Een uitstekende infrastructuur voor digitaal contact met de overheid is daarvoor een must. Om dat te bereiken moeten alle (lokale) overheden een ‘digitale kerninfrastructuur’ hebben zoals e-toegang, e-authenticatie, basisregistraties en e-informatieuitwisseling – het fundament voor de ‘e-overheid’. De ambities zijn hoog: Vlaanderen wil in 2020 alle transacties met burgers en ondernemingen digitaal kunnen afhandelen. Ook een verregaande vereenvoudiging en digitalisering van de werking van de overheid staat op de agenda. Vlaanderen Radicaal Digitaal moet de dienstverlening aan burgers en bedrijven een stuk efficiënter en klantvriendelijker maken.
Maar gemeenten hebben niet alleen te maken met Radicaal Digitaal. Zo moeten zij ook ‘dealen’ met de interne dienstverleningsvisies. Zeker op het gebied van e-dienstverlening. Tegelijkertijd leiden bezuinigingen onherroepelijk tot heroverwegingen en om een roep naar efficiënter handelen. De vraag is: hoe staat het bij gemeenten met de samenhang tussen de (opgelegde) dienstverleningsvisies en projecten zoals Radicaal Digitaal?

Gemeenten zijn de afgelopen jaren op verschillende manieren actief geweest met de implementatie van diverse overheidsprojecten. Onderzoek (iScan) wijst uit dat de invoering achterblijft
Alle ambities ten spijt, de meeste gemeenten hebben hun klantcontacten nog niet gebundeld.
Er is sprake van veel diversiteit aan werkprocessen en legio ict-applicaties en registraties. In de praktijk blijkt het lastig om hierop binnen de gemeente te bouwen en sturen. Ook is het lastig om afspraken te maken over welk deel voor gemeenten is en welk deel voor landelijke voorzieningen. Gemeenten vragen om standaarden, maar welke standaarden? Waar zit de samenhang tussen alle gemeentelijke doelen, de interne bedrijfsvoering en de ict-componenten die ze moeten inrichten?
Gemeenten moeten zelf aan de slag om in deze complexiteit in samenhang te sturen.
Om zo de meest nabije overheid voor hun burgers te kunnen zijn.

 

Gemeentelijke thema’s gekoppeld aan te bouwen deelgebieden als bijdrage aan de dienstverlening in samenhang met de processen.

Gemeenten staan het dichtst bij burgers en bedrijven, het is de meest nabije overheid.
Om als gemeenten deze taken aan te kunnen, is een goede gemeentelijke basis nodig. Daarin gaan dienstverlening, organisatie en inzet van ict hand in hand. Kortom, er is samenhang nodig in bouwen én sturen. Vanuit het perspectief van de gemeente én vanuit het landelijk perspectief gericht op dienstverlening, organisatie én inzet van ict. VlaVirGem biedt die samenhang. VlaVirGem is een handreiking naar gemeenten: alle gemeenten staan immers voor dezelfde opdracht. Zij zijn allemaal bezig met de implementatie van een vorm van Radicaal Digitaal en ‘worstelen’ met dezelfde zaken. Ook is VlaVirGem een boodschap aan de federale en Vlaamse overheden – om voortaan te denken, handelen en sturen vanuit een samenhangend beeld.
VlaVirGem legt vanuit een gemeentelijk perspectief de basis voor een dienstverlenende gemeente die haar taken klantgericht, effectief en efficiënt vervult.
VlaVirGem onderkent verschillende disciplines toegespitst op verschillende niveaus: het bedrijfsniveau (processen), het informatieniveau (applicaties en functies) en het technisch niveau (technische componenten).
Daarbij is duidelijk waar de prioriteiten liggen en wat er moet gebeuren om de doelstellingen te bereiken.

VlaVirGem

  • biedt een handvat en stuurmiddel voor bestuurders, managers en vakinhoudelijke deskundigen.
  • positioneert dienstverlening, organisatie en inzet van ict in samenhang en stuurt én bouwt vanuit één benadering.
  • biedt de mogelijkheid om nieuwe taken voor gemeenten te toetsen op impact en uitvoerbaarheid.
  • biedt een basis om zo nodig nee te kunnen zeggen omdat:
    • nieuwe taken gebruik moeten maken van de generieke processen en voorzieningen die nog niet (optimaal) toepasbaar zijn.
  • Geeft overzicht van:
    • het generieke proces (intake, behandelen, besluiten, leveren)
    • de verschillende niveaus (bedrijf/informatie/technisch),
    • het informatieniveau ingevuld (besturen, bewaken, beheren)
    • de ict-componenten.

De Vlaamse Virtuele Gemeente ofwel VlaVirGem zet in op het ondersteunen van onze lokale besturen bij hun weg naar 2020 om samen met de Vlaamse Overheid de doelstelling van een radicaal digitaal Vlaanderen te behalen.

VlaVirGem in de praktijk!
Tegen 2020 moeten alle interacties met de Vlaamse overheid digitaal kunnen. Ook een verregaande vereenvoudiging en digitalisering van de werking van de overheid staat op de agenda. Vlaanderen Radicaal Digitaal moet de dienstverlening aan burgers en bedrijven een stuk efficiënter en klantvriendelijker maken. Dat is het uitgangspunt van het programma Radicaal Digitaal van de Vlaamse Regering en daarmee stimuleert zij in 2015, 2016 en 2017 projecten die bijdragen aan de doelstellingen van Vlaanderen Radicaal Digitaal met een hefboombudget van 10 miljoen euro per jaar. 15 projecten zijn geselecteerd om de doelstelling te realiseren.

Voor de lokale overheden zijn veel van de projecten van toepassing, maar twee zijn specifiek op hen gericht. Het start to share project van de VVSG en natuurlijk VlaVirGem, de Vlaamse Virtuele Gemeente van V-ICT-OR.

Met VlaVirGem willen we als V-ICT-OR de lokale besturen zoals eerder gezegd echt gaan helpen.
Via het overheidsprogramma Radicaal Digitaal komt VlaVirGem nu voor alle besturen onder handbereik.
De virtuele gemeente bouwen wij nu voor de Vlaamse Gemeenten op, zodat zij optimaal kunnen profiteren van de generieke aanpak.
De beperkte budgettaire ruimte en de schaalgrootte van de lokale besturen duwen vaak de kleine en middelgrote besturen naar meer transparante en normatieve werkwijzen of naar meer intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. 80% van de Vlaamse gemeenten blijven echter minder dan 25.000 inwoners hebben.
Maar zelfs intergemeentelijke samenwerking wordt bemoeilijkt omdat onze databanken met informatie – de ruggengraat van onze overheid – en de verwerkingsprocessen niet voldoende op elkaar afgestemd zijn. Een aantal aspecten zoals onze informatie, processen en veiligheid, verdienen daarom de volle aandacht. We moeten de aanpak uit het verleden, zoals eerder beschreven, grondig durven herdenken in een modern kader.

Het verbouwen van het verticaal verkokerde paradigma kost enorm veel tijd en middelen, en leidt vaak tot ontevredenheid na het zoveelste mislukte en/of duurbetaalde ICT project. De Elias commissie uit Nederland trok conclusies hierbij die recht evenredig naar de Vlaamse lokale besturen kunnen getrokken worden. Het moet anders willen we het ambitieuze traject samen behalen.

We kunnen echter het dichtste portaal naar de klant – onze lokale besturen - zijn dienstverleningsprocessen niet stil leggen omdat we “het huis” aan het verbouwen zijn. Daarom aan de slag met een concreet VlaVirGem, waarbij we in staat zijn de blauwdruk van het huis opnieuw uit te tekenen in een virtuele omgeving en alle oplossingen aan het licht kunnen houden vooraleer we ze op de lokale besturen loslaten. Dergelijke werkwijze bespaart de lokale besturen heel wat trial en error trajecten zoals we die in het verleden al te vaak hebben gekend.

VlaVirGem gaat uit van disseminatie en adoptie van bestaande bouwstenen, componenten en oplossingen - die zonder gecentraliseerde coördinatie moeilijk terug te vinden of op te zetten zijn – zodat de lokale besturen hun effectiviteit en efficiëntie collectief stijgt. Bovendien denkt men innovatief mee aan nieuwe open en gestandaardiseerde oplossingen vanuit een interbestuurlijk kennis- en competentiemanagement. Het project zal 308 Vlaamse steden, gemeenten en OCMW’s begeleiden in hun adoptie van het evidente minimum binnen de rubrieken informatiebeleid en –beheer, informatieveiligheidsbeleid en –beheer en processen.

De weg naar een radicaal digitaal Vlaanderen is een collectieve weg en kan door geen enkele overheidslaag als iets geïsoleerd worden gezien. De lokale besturen zullen zelf ook mee moeten gaan  door collectief op hetzelfde niveau te komen en ons te laten verbazen door onze eigen creatieve en innovatieve inbreng tijdens de interbestuurlijke wandeling naar 2020.

Hoe bouwen we zo een virtuele gemeente?
We verzamelen in eerste instantie alles wat bestaat en waar we nu al aan bouwen. Projecten – Vlaams of federaal - zoals OSLO (Open Standaarden voor Lokale Overheden), IPDC (Interbestuurlijke Producten- en Diensten Catalogus), generische websitecomponenten, informatiebeveiliging, digitale handtekenplatform(en), toegangs-beheersyste(e)m(en), enz …, liggen meteen op de bouwwerf en worden geëvalueerd en verbeterd waar nodig. Dat zijn alvast stevige fundamenten waar nieuwe projecten kunnen op gebouwd worden of aan toegevoegd zullen worden, zo groeit de virtuele gemeente.

Alle concepten worden in een “proeftuin” grondig uitgetest en geëvalueerd, vanuit een frisse en vernieuwende start, en men haalt de sterkste oplossingen naar boven. Pas wanneer deze kant-en-klaar zijn, kunnen we ze aanbieden aan de besturen – zonder trial-en-error op het terrein zelf.

Zo kan onze virtuele gemeente zich vormen en krijgen ook nieuwe innoverende bedrijven (start-ups) de kans om hun inbreng te doen met hun producten. Het paradigma houdt immers de horizontale ondersteunende lagen van elkaar gescheiden. Overheden werken enkel nog (kerntaken) aan de kwaliteit van hun informatieketen, de processen en de veiligheid. De andere lagen (toepassingen, infrastructuur en connectiviteit) kunnen in volle samenwerking met de vrije markt gebeuren.

 

Om tot een performante overheid te komen – waarin mensen, beleid en informatie centraal staan – zet het project in op een competentiecentrum met de focus op een radicale innovatie op het vlak van open standaarden, open processen en informatieveiligheid. De standaardisatie op deze drie domeinen – vanuit een horizontaal gelaagd perspectief – dient de e-government belofte m.b.t. een klantgerichte en transparante dienstverlening waar te maken en de burger en ondernemer centraal te plaatsen.

En wat kan voor één gemeente ...

 

 


Vier objectieven voor VlaVirGem



De 308 Vlaamse gemeenten hebben (wat e-government betreft) te kampen met een erg versnipperde architectuur. Dit niet alleen intern ten gevolge van silovorming binnen de administraties, maar ook tussen de besturen onderling. Het spreekt voor zich dat elke gemeenten verschillende uitdagingen en prioriteiten heeft, maar in de praktijk merken we dat de informatiehuishouding van een bestuur vaak in grote mate wordt vormgegeven door hun respectievelijke leveranciers.

Hetzelfde geldt voor de processen die er worden geïnstalleerd ter bevordering van de informatieveiligheid. Dit is uiteraard “pragmatisch” en “kan momenteel moeilijk anders”, maar toch moeten we durven vooruit denken naar een model waarin een ontwikkeling, die in éé gemeente vruchten afwerpt, eenvoudig kan worden uitgerold naar de andere.

We zijn er van overtuigd dat de weg naar integratie van de gemeente van de toekomst binnen een radicaal digitaal Vlaanderen over de volgende objectieven dient te gaan:

Eerste objectief: DISSEMINEREN
Maximale inventarisatie en uitdragen van bestaande en bruikbare initiatieven van Federale en Vlaamse Overheden binnen de lokale besturen. Disseminatie van wet- en regelgeving, lopende trajecten en initiatieven van FEDICT, AIV/AFB bij de lokale besturen op een manier waarop men ten volle rekening houdt met de werkwijze en de verwerkingsmogelijkheden van de lokale besturen.

De facto helpen we hier de lokale besturen het kader kennen waarbinnen ICT en eGov zich momenteel bevindt, of zou kunnen bevinden mocht men over alle informatie beschikken. We “apostiliseren” de bestaande oplossingen binnen de lokale besturen en reiken hen het “evidente minimum” aan.

Hierbij hebben we het over projecten zoals OSLO - Authentiek bronnen, Informatieveiligheid, eenduidige Authenticatie / Identificatie, Digitale handtekening, IPDC, digitale bouwaanvraag, contactendatabanken, gebouwenregister, centrale raamcontracten, e-invoice, e-procurement, e-ctalogue, enz … en tot slot Vlaanderen connect.

Tweede objectief: ADOPTEREN
De maximale adoptie door de gemeenten van de in de voorgaande fase geïnventariseerde componenten, die er toe moet leiden dat er een werkkader ontstaat waarin men onderling kan integreren.

In 2016 ligt in de eerste maanden de focus op informatieveiligheid. In dit traject leggen we in de eerste fase de nadruk op het lokale, om daarna bottom-up tot een horizontaal gelaagde governance model te komen waarmee we een interbestuurlijk samenwerking en totaalintegratie mogelijk maken. Hetzelfde lagenmodel is immers bruikbaar voor diverse lokale en centrale overheden. We zetten specifiek in op informatiebeleid en –beheer en informatieveiligheidsbeleid en –beheer.

De kernvraag tijdens deze fase is “Hoe gebruik ik wat er nu al is en laat ik eGov effectief en efficiënt werken?”

Het ter plaatse begeleiden van de lokale besturen zal zich dan ook focussen op:

  • Informatiebeleid en –beheer (informatiemanagers)
  • Informatieveiligheidsbeleid en –beheer (veiligheidsconsulenten)
  • Processen

Derde objectief: INNOVEREN
Hoe ICT en informatiebeheer transformeel inzetten binnen de overheid, met ICT en informatiebeheer als hefboom voor: Ontwikkelen van management rond informatiesystemen

  • Informatiedeling
  • Samenwerking
  • Integratie
  • Innovatie

Een cruciaal onderdeel is het durven inzetten op service design met als doel het op een creatieve manier faciliteren van ICT processen in de publieke sector. Door te werken via het concept en de logica van een ‘design lab(oratorium)’, kunnen we hier een belangrijke stap vooruit zetten.
De voorbije jaren zijn wereldwijd steeds meer van die proeftuinen opgericht, waar op relatief kleine schaal volop geëxperimenteerd wordt met als doel ‘out of the box’ denken en radicale innovatie in het publieke domein. Het zijn plekken, gesteund of opgericht door de overheid, waar op een creatieve manier nagedacht en gezocht wordt naar nieuwe oplossingen voor grote maatschappelijke uitdagingen.

Enkele innovatieve trajecten zitten vervat in de uitwerking in de dossiers naar de burger en ondernemers toe (digitale dienstverlening) maar ook binnen de gemeenten zelf:

BURGER

  • MijnIdentiteit
    “Burger en privacy staan centraal, de burger wordt opnieuw mede-eigenaar van zijn gegevens houdt ze zelf up-to-date en geeft enkel ter beschikking wat hij/zij ter beschikking wenst te stellen.”
  • Ik heb één eID en die is voldoende voor alle toepassingen
  • MijnVerhuis
    “Hoeveel eenvoudiger kan het worden wanneer een adreswijziging via een loket resulteert in het automatisch contacteren en wijzigen bij iedere betrokken stakeholder?”
  • MijnAdministratie
    “Akten en attesten worden na het aanloggen met eID automatisch elektronisch en indien vereist wettelijk ondertekend afgeleverd, wanneer en waar ik ook ben.”

GEMEENTE

  • MijnDossiers
    “De klant staat centraal, zijn dossiers zitten op één plaats, ik ken minimaal de status en het voortgangsproces van de dienstverlening zonder toegang tot de moeilijke backend systemen.”
  • MijnToegangen
    “De overheid waar ik werk kent me, ze beheert mijn taken, mijn rollen en mandaten en mijn toegangen op een plaats …”
  • Ik heb verschillende mandaten en rollen, die zijn centraal gekend en geven me toegang op alle toepassingen voor mij vereiste toepassingen (cfr nota Aalter)
  • MijnBeleidsinfo
    “We dienen te beschikken over centrale, generiek en accurate beleidsinformatie die op een transparante manier kan ingezet worden om de juiste indicatoren naar voor te halen en onze organisatie op een correcte manier te sturen.”

Deze probleemstellingen worden opgehangen aan het nieuwe horizontaal gelaagde en open paradigma zodat een meer open en competitieve markt ontstaat, waar er plaats is voor nieuwe innovatieve spelers en nieuwe toepassingen.

Vierde objectief: STANDAARDISEREN
Dit objectief Is gericht om op een professionele wijze om te gaan met informatie, informatieveiligheid en privacy. Hierdoor kan data binnen een interbestuurlijk karakter maximaal hergebruikt worden waardoor er nieuwe innovatieve toepassingen en open gebruik kan ontstaan (open data). Het is hierdoor beter mogelijk dat de overheid maar één keer vraagt met toepassing van de informatie beschermende maatregelen.

  • Afspraken maken ism centrale overheden
  • Interbestuurlijke werkwijze en samenwerkingsverbanden tussen gemeenten faciliteren
  • Open Standaarden geLinkte Overheden (OSLO)
  • Open data
  • Afgestemde regelgeving
  • Interbestuurlijke rapporteringen