Vlavirgem een stad in bloei

VlaVirGem een stad in bloei!

In 2013 is V-ICT-OR gestart met de bouw van de 309e Vlaamse Gemeente VlaVirGem.

De basisgedachte in 2013 was gebaseerd op het feit dat een grondige verbouwing van de informatiehuishouding in de Vlaamse steden en gemeenten niet mogelijk is. Hierdoor wordt er steeds bijgebouwd en verbouwd in het informatiehuis, hetgeen de stabiliteit en continuïteit van de informatievoorziening van het lokaal bestuur niet ten goede komt.

De fundering van veel besturen kende en kent nog steeds de silo-gebaseerde opzet, deze is niet (meer) draagkrachtig voor een efficiënt lokaal bestuur , dat “mee is met zijn tijd”.

Daarom werd VlaVirGem opgericht.
VlaVirGem de 309° Vlaamse gemeente, een modelgemeente waar je kan wandelen langs huizenrijen van concepten, oplossingen, kennis en consultancy; doordacht, pasklaar, haalbaar, alles op één centrale plek… Je plukt eruit wat jouw lokaal bestuur nodig heeft…

En nu 2016 zien we dat de stad groeit en bloeit! De gemeente heeft steeds meer concepten en oplossingen liggen voor de Vlaamse steden en gemeenten en de bouw gaat nog steeds volop door.

Omdat deze nieuwe stad in vele delen nog een bouwplaats is, is het soms even zoeken hoe je de juiste concepten er uit kan nemen. Vandaar hier nog eens een overzicht van die zaken die al klaar liggen en u zo kunt gebruiken en van zaken die u binnen een jaar kunt verwachten.

 

VlaVirGem nog even in een notedop
VlaVirGem is een echte virtuele basisgemeente. Een basisgemeente die uitgaat van een basis om in samenhang te sturen op dienstverlening, organisatie en ict. Daarbij wordt duidelijk waar de prioriteiten liggen en wat er moet gebeuren om de doelstellingen van uw gemeente te bereiken. Van een taakgerichte naar een procesgerichte organisatie. Veel gemeentelijke organisaties zijn ingericht in taakgerichte afdelingen. De vraagstukken rondom burger en onderneming worden complexer en zijn meer en meer verbonden in de keten over afdelingen heen. Met andere woorden, de organisatiebrede en organisatie-overstijgende processen zijn steeds meer leidend voor succesvolle dienstverlening aan burgers en ondernemingen. Deze ontwikkeling vraagt om een andere manier van regie en sturen. Onder de deze opgave ligt de ontwikkeling van een afdelingsgericht gestuurde organisatie, naar een organisatie breed gestuurde organisatie, de basis voor een netwerkorganisatie. In de huidige situatie zijn in veel gemeenten de processen uniek ingericht per afdeling. Met een eigen ingang naar de klant, gedetailleerde processtappen en aparte systemen voor registratie. Hierdoor is de informatie versnipperd in de organisatie. Hoe organiseert u de informatie, samen met uw ketenpartners, zodat u de vraagstukken kunt oplossen? Dienstverleningsprocessen inrichten met de klantvraag ofwel ‘het dossier of de zaak’ centraal, is daarbij de sleutel. Er wordt ook wel gesproken over zaakgericht werken. Met sturing op hoofdlijnen in het proces (behandelen, besluiten) waarbij het gaat om het oplossen van het vraagstuk en niet meer om alle (detail)processtappen. Waar zit de samenhang tussen de dienstverleningsprocessen van lokale besturen, de interne bedrijfsvoering en de ict-componenten die ze moeten inrichten? VlaVirGem biedt deze samenhang.

VlaVirGem onderkent verschillende disciplines toegespitst op verschillende niveaus: het bedrijfsniveau (processen), het informatieniveau (applicaties en functies) en het technisch niveau (technische componenten).

Daarbij is duidelijk waar de prioriteiten liggen en wat er moet gebeuren om de doelstellingen te bereiken.

VlaVirGem:

  • biedt een handvat en stuurmiddel voor bestuurders, managers en vakinhoudelijke deskundigen.positioneert dienstverlening, organisatie en inzet van ict in samenhang en stuurt én bouwt vanuit één benadering.
  • biedt de mogelijkheid om nieuwe taken voor gemeenten te toetsen op impact en uitvoerbaarheid.
  • biedt een basis om zo nodig nee te kunnen zeggen omdat:

o   nieuwe taken gebruik moeten maken van de generieke processen en voorzieningen die nog niet (optimaal) toepasbaar zijn.

Geeft overzicht van:

  • het generieke proces (intake, behandelen, besluiten, leveren)
  • de verschillende niveaus (bedrijf/informatie/technisch),
  • het informatieniveau ingevuld (besturen, bewaken, beheren)
  • de ict-componenten.

De Vlaamse Virtuele Gemeente ofwel VlaVirGem zet in op het ondersteunen van onze lokale besturen bij hun weg naar 2020 om samen met de Vlaamse Overheid de doelstelling van een radicaal digitaal Vlaanderen te behalen.

Welke buurten zijn er al bewoond in VlaVirGem
Het opbouwen van VlaVirGem gebeurt op twee manieren. Enerzijds pragmatisch vanuit de projecten die zich voordoen en kunnen leiden tot een referentie voor andere steden en gemeenten. Anderzijds is er natuurlijk een stabiele basis nodig en die is samen met besturen en onderzoek in andere landen tot stand gekomen.

Zoals ieder huis dat gebouwd wordt een architectuur heeft en zoals iedere stad en gemeente een architectuur heeft.

Wij stellen nu de diverse buurten die gerealiseerd zijn in VlaVirGem nog eens voor aan u.

Het raamwerk

Bij het neerzetten van een raamwerk voor ons lokaal bestuur zien we een duidelijke ‘gelaagdheid’  die we kunnen samenvatten in onderstaand schema.

  1. Netwerk/connectiviteit: een goede verbinding tussen de dienstverlenende entiteiten en hun afnemers
  2. Technologie/Infrastructuur: de hardware en opslagcapaciteiten die de geautomatiseerde systemen laten functioneren
  3. Data/informatie: de informatie die men gebruikt binnen de verschillende dienstverleningsprocessen als                basiskader van gegevens
  4. Processen: de manier waarop cfr de regelgeving de dienstverlening wordt opgezet
  5. Applicaties : de softwaretoepassingen
  6. Organisatie met haar beleid, visie, missie, regelgeving, enzovoort.
  7. Veiligheid/security: de manier waarop de voorgaande onderdelen beveiligd kunnen worden, zowel fysisch als logisch, met een sterke focus op de beveiliging van de informatie

De analyse uit de eerdere modellen heeft aangetoond dat ondersteuningsprincipes vaak niet zijn opgenomen. Die ondersteuningsprincipes zijn essentieel voor lokale besturen om informatievoorzieningen te versterken en te vereenvoudigen.

 

 

Daarom hebben we uiteindelijk gekozen voor een driedeling in beleidsprincipes, I&T- principes en ondersteuningsprincipe, geplot in het Nederlandse 9-vlaksmodel. We illustreren dit in onderstaande figuur.
Het raamwerk bestaat uit drie architectuurlagen (bedrijfs-, informatie en technische architectuur) en drie kolommen (wie, wat en hoe); zoals aangegeven is wel een laag ondersteuning toegevoegd, omdat juist bij de implementatie hier bij besturen veel behoefte aan is.
Via dit model is altijd duidelijk welke elementen in de organisatie belicht dienen te worden.

Met dit model is ook de indeling gemaakt van de webtool, waarin alle beschikbare componenten ook via deze wijze worden geordend.
Besturen kunnen dit model makkelijk hanteren om te bekijken of zij alle elementen die betrekking hebben op de informatiehuishouding ook in beeld hebben.

 

 

Beleidsprincipes

De Vlaamse steden en gemeenten (inclusief hun OCMW’s) zijn duidelijk op zoek naar een toekomstbestendig “kader”, waarin de automatisering en digitalisering beter gestroomlijnd en meer vanuit een collectieve aanpak verloopt. Wat nu bestaat omschrijft men als: losse bouwstenen, goed of slecht, niet onder één noemer herkenbaar, vaak silo-gebaseerde quick-wins met een “sterk politiek karakter” (eendaags krantenvoedsel).
Dat er wel wat “puzzelstukken” of bouwblokken zijn is duidelijk, maar dat het geheel ontbreekt – de referentiearchitectuur – is ook duidelijk.
Binnen VlaVirGem is gekeken welke de mogelijke interbestuurlijke bouwblokken zijn om tot een “slimme” gemeentelijk referentiearchitectuur te komen vanuit lokale beleidskeuzes. “Slim” omdat men niet steeds het warm water dient uit te vinden voor oplossingen die heel dicht bij elkaar liggen, zo niet generiek zijn. Maar ook slim omdat informatiestromen vertrouwelijk, integer en bereikbaar zouden verlopen in een kader waarbij de overheidsdiensten geen info vragen die men  ter beschikking heeft (only-once). Tot slot ook nog slim omdat naast het niet opnieuw bevragen, niet opnieuw gebouwd wordt aan iets wat er al is, co-creatie en communicatie vormen hierbij een belangrijk onderdeel.
Alle grote theorieën van “smart cities” ten spijt, zien we in de “slimme” aanpak een meer down-to-earth aanpak die op de diverse niveaus (beleid, bussines en ict) dient te landen.

Met 36 principes wordt een aanzet gegeven tot de beleidskeuzes, die opgedeeld per categorie (beleid, I&T en ondersteunend) meer inzicht geven over de manier waarop het principe dient opgevat te worden. Ok geeft ieder principe duidelijk aan welke implicaties deze met zich meebrengen. Door bewuste keuzes te gaan maken op beleidsniveau, kiest men meteen voor een aantal principes die in het iets meer technische domein “Informatie & Technologie” zijn opgezet en waarvoor men een aantal ondersteuningsprincipes ter beschikking krijgt.

 

 

De referentiearchitectuur

Vanuit de principes maken we de doorstap naar een informatiearchitectuur, welke een overzicht van de gemeentelijke applicatiefuncties geeft. De referentiearchitectuur wordt hier richtinggevend voor de inrichting van de informatiehuishouding van besturen. De plaat geeft een overzicht van gemeentelijke applicatiefuncties en ordent deze naar doelgroep en genericiteit. De informatie architectuurplaat kan gebruikt worden als basis voor een breed scala aan vraagstukken op het vlak van informatiemanagement en architectuur. Bijvoorbeeld als doelarchitectuur, voor het plotten van architectuurvraagstukken of voor applicatieportfolio rationalisatie.


 

Referentiecomponenten en softwarecatalogus

Door gemeenten worden veel verschillende softwareproducten ingezet bij de uitvoering van de primaire en secundaire taken. Een deel van de softwareproducten worden gebruikt voor de ondersteuning van specifieke bedrijfsfuncties en een deel van de softwareproducten wordt gebruikt voor generieke taken. Een voorbeeld van een specifiek softwareproduct is een vergunningensysteem wat alle aspecten van vergunningverlening ondersteund. Voorbeeld van een generieke softwareproducten zijn een klantenbeheersysteem (CRM). In de praktijk is het gebruikelijk dat leveranciers in hun softwareproducten zowel specifieke als generieke functionaliteit aanbieden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een vergunningensysteem wat functionaliteit in zich heeft voor het registreren en afhandelen van vergunningsaanvragen (zaken). Doordat softwareproducten naast specifieke ook generieke functionaliteit realiseren bestaat het risico dat binnen de gemeente generieke functionaliteit meerdere malen wordt geïmplementeerd binnen verschillende softwareproducten. Het meervoudig implementeren van (veelal generieke) functionaliteit binnen verschillende softwareproducten leidt tot inefficiëntie in de informatievoorziening. Deze inefficiëntie uit zich onder andere in hoge kosten en onnodige complexiteit van de informatievoorziening.

Door in kaart te brengen wat de bouwblokken van de gemeentelijke informatiearchitectuur zijn, kunnen we een goed overzicht maken voor welke onderdelen software ter ondersteuning ingezet kan worden.
Deze bouwblokken, de referentiecomponenten, zijn modulair, zelfstandig inzetbaar en vervangbare delen van softwaresystemen. Referentiecomponenten groeperen logisch bij elkaar horende functionaliteit en bieden deze functionaliteit aan via goed gedefinieerde interfaces. Referentiecomponenten zijn beschreven voor zowel specifieke als generieke functionaliteit. Leveranciers van gemeentelijke informatiesystemen kunnen via hun softwareproducten één of meer referentiecomponenten realiseren. Bij de doorontwikkeling van de referentiecomponenten worden toevoegingen en wijzigingen getoetst op basis van de definitie en beoordelingscriteria.
De referentiecomponenten, de standaarden die deze componenten ondersteunen en de softwareproducten die invulling geven aan de referentiecomponenten zijn opgenomen in de softwarecatalogus. Lokale besturen kunnen gebruik maken van deze catalogus om het softwareaanbod van leveranciers mee in te zien en kunnen het gebruiken als hulpmiddel bij de aanschaf en migratie van hun software.
Via de softwarecatalogus heeft u een keurig overzicht van de referentiecomponenten en kunt u direct uw in gebruik zijnde software hier aan koppelen.


 

Open Standaarden geLinkte Overheden (OSLO)

Een van de eerste producten die binnen VlaVirGem werd gerealiseerd is de Open Standaard voor geLinkte Overheden (OSLO).
Lokale besturen moeten een betere dienstverlening realiseren, voldoen aan nieuwe regelgeving en tegelijk bezuinigen. Een groot struikelblok hierbij is de versnippering van informatie tussen de verschillende overheden en binnen de eigen organisatie. De Europese Commissie zet sterk in op het ontwikkelen van een “lingua franca” die het mogelijk moet maken om  informatie effectief te hergebruiken over de grenzen van toepassingen,  organisaties en lidstaten heen.
Bij de implementatie van de theoretische kapstok die in de regelgeving vervat zit, zijn de besturen zelf verantwoordelijk voor de elektronische en digitale inzameling van vergelijkbare gegevens binnen de organisatie. Om een relevant inzicht te verwerven is het essentieel om een link te leggen tussen de gegevens in de verschillende toepassingen en domeinen. Dergelijke link is enkel mogelijk als de data qua verpakking en semantiek elektronisch naar elkaar kunnen vertaald worden. Kerndata zijn hier de ‘steen van Rosette’ die die vertaling mogelijk maken.
Om toepassingen met elkaar te laten “praten” (gegevens uitwisselen), moeten deze zowel de verpakking als de semantiek van de uitgewisselde gegevens begrijpen. In de zoektocht naar uitwisselbaarheid van gegevens besteedt men dikwijls enkel aandacht aan de verpakking waarin de gegevens worden doorgegeven (technische standaarden zoals XML of SOAP). Dit is noodzakelijk, maar zeker niet voldoende. “Het lijkt alsof je wel de dozen standaardiseert, maar niet de bouten en moeren die er in zitten”. Slimme ICT-oplossingen vragen daarnaast ook om een semantische interoperabiliteit: van elkaar weten wat bedoeld wordt.
V-ICT-OR erkent het belang van de semantische interoperabiliteit en realiseerde met het OSLO project dé datastandaard voor lokale besturen. Hierbij staat OSLO voor ‘Open Standaarden bij Lokale Overheden’.  De OSLO standaard is een open en uitbreidbaar dataformaat dat de uitwisseling en hergebruik van kerndata bij lokale overheden ondersteunt in volgende  domeinen: contactinformatie, personen, lokalisatie en publieke dienstverlening.

Informatieveiligheidstool

Informatieveiligheid is voor het lokaal bestuur een vereiste. In de architectuur ziet ook telkens deze component terugkeren.
V-ICT-OR ontwikkelde een tool voor informatieveiligheid waarbij een maturiteitsmeting op basis van de richtsnoeren mogelijk werd gemaakt. Ondertussen werd deze tool aangevuld met een risicometing op basis van een aantal welbepaalde dreigingen. Met deze informatieveiligheidstool kunnen lokale informatieveiligheidsconsulenten zelf aan de slag, of kunnen ze zich laten begeleiden door een externe partij.

Projecten

Daar waar er mogelijkheden zijn om al direct generieke componenten in te vullen, zullen deze ook direct in VlaVirGem beschikbaar zijn.
Zo wordt met bouwstenen van de Vlaamse of federale overheid of met bouwstenen vanuit V-ICT-OR en lokale besturen zelf een volledige wijk gebouwd in VlaVirGem met kant en klaar implementeerbare toepassingen.
In de webtool (www.v-ict-or.be) kunt u deze opgelijst zien.
Projecten die u hier kunt vinden zijn bijvoorbeeld:
Digitaal Teken Platform (DTP),
Acces en Identity Management (ACM/IDM),
elektronische identificatie (eId)

Maar ook de integrale keten projecten vanuit V-ICT-OR en de lokale besturen zoals

Digitale Aangifte Overlijden
Een volledige integraal digitaal proces vanaf de arts die het overlijden vaststelt, via uitvaartondernemers, lokale besturen, crematoria en Vlaamse en federale overheid.
Met een zeer grote administratieve vereenvoudiging

Centrale aanvraag horecavergunningen voor horecaondernemers
Een digitaal loket bij de lokale besturen welke alle aanvragen voor een horecaondernemer volledig integraal afhandelt zowel lokaal, Vlaams als federaal. Een vereenvoudiging voor horecaondernemers maar ook voor de horeca coaches en diensten economie van de lokale besturen.

Common Citizen Service Platform (CCSP)
Een gezamenlijk platform van besturen die vanuit VlaVirGem werken met generieke en deelbare componenten, elke gebouwd zijn op het Microsoft Dynamics platform.

Samen aanbesteden
Een uniek project voor besturen waarbij via een collectief van lokale besturen onder VlaVirGem een volledige functionaliteit aan generieke componenten wordt gedefinieerd uit de referentiearchitectuur en deze in een bestek als collectief wordt aanbesteed.

In al deze projecten worden de onderdelen van VlaVirGem gebruikt. 


Webtool

In VlaVirGem is er ook al gewerkt aan de ondersteuningstool, zoals inzicht in de maturiteit vanuit de i Monitor.
Niet alleen VlaVirGem maar alle besturen kunnen hier hun scores bekijken op alle relevante onderdelen van de informatievoorziening.
Neem uw zelf de maat en kijk naar uw score en of deze te verbeteren is.
Binnen de ondersteunende toolset kunt u ook de nieuwe scores invoeren.

Opleidingen/begeleiding

Als referentiegemeente VlaVirGem begrijpen wij dat u bij veel zaken vragen heeft.
Vanuit V-ICT-OR hebben wij een divers aanbod, dat u op weg kan helpen of volledig kan ondersteunen bij het realiseren van uw doelstellingen op het gebied van de informatievoorziening.