Mid-Office en datastandaarden

Software binnen lokale besturen volgt nog steeds de traditionele verticale organisatie. Een transactie vindt plaats binnen één bepaalde dienst, zonder dat de rest van de organisatie hiervan op de hoogte is. Om dit te doorbreken is een horizontale laag met gecentraliseerde dossieropvolging nodig. Hiervoor willen we onderzoeken hoe we tot modulaire bouwblokken voor een midoffice kunnen komen (welke componenten zijn nodig, en hoe kunnen die met elkaar communiceren).

Gemeenten hebben nog geen veralgemeende toegang tot de authentieke databronnen (rijksregister, kruispuntbank ondernemingen, kadaster, adressen, ...). Deze basisentiteiten werden tijdens het automatiseringsproces in diverse systemen vervat en telkens opnieuw anders geïnterpreteerd door de softwarebouwers. Dit maakt de uitwisseling en koppeling van deze gegevens quasi onmogelijk. We willen daarom kijken hoe we standaard koppelingen kunnen realiseren met de lokale, Vlaamse en federale authentieke bronnen , gevolgd door het definiëren van afgeleide datastandaarden.

Om leveranciers in staat te stellen hun toepassingen op een vlottere manier in te passen in een bestaande architectuur, willen we nagaan hoe dossierstandaarden kunnen worden gedefinieerd, naar analogie met de Nederlandse zaakcatalogus (aansluitend op de interbestuurlijke producten en diensten catalogus IPDC).

Dit project werd bij het IWT (Instituut voor Innovatie door Wetenschap en Technologie) ingediend onder de vorm van een VIS-haalbaarheidsstudie.
 

Waarom Mid-Office

Wat verwachten we van het informatiebeheerin lokale besturen, nu en in de volgende jaren?

Wie om het even welk gemeentebestuur of OCMW in het begin van de jaren tachtig vergelijkt met de huidige toestand, beseft dat lokale besturen de afgelopen decennia een heusegedaanteverwisseling hebben ondergaan. Lokale besturen doen meer, vervullen steeds meer taken, dan enkele decennia geleden. Automatisering heeft daarin een belangrijke rol gespeeld. Door het informatiseren vandienstgebonden taken worden zaken sneller, efficiënter en correcter afgehandeld.

Toch hebben veel lokale besturen het gevoel dat het water hen aan de lippen staat en dat ze nauwelijks kunnen voldoen aan de steeds groeiende verwachtingen (niet alleen van buitenaf, maar ook van binnen de organisatie):
  • Als burger verwachten we in de eersteplaats een kwaliteitsvolle dienstverlening,op basis van correcte en volledigegegevens
  • Als medewerker hebben we hetmeeste nood aan een geïntegreerdewerkomgeving, waarin we deverschillende vragen die op ons afkomenkunnen afhandelen.
  • Als beleidsmaker zijn we op zoek naargegevens die beleidsbeslissingen kunnenondersteunen en willen we zicht hebbenop het presteren van de organisatie.

Applicatiearchitectuur: de vier basiscomponenten van midoffice

Een broker en Lokale Authentieke Bronnen zijn noodzakelijke voorwaarden om een gestructureerde werkomgeving en centraaldossierbeheer te kunnen realiseren.

Wat willen we bereiken en op welke manier?
  1. Beschikbaarheid: gegevens opgeslagen op één plaats moeten ter beschikking kunnen gesteld worden op een andere plaats; Eenbroker of berichtencentrale kan hier voor zorgen en werkt op de achtergrond.
  2. Garantie op volledigheid en betrouwbaarheid: kerndata wordencentraal opgeslagen; Dit is een set van Lokale Authentieke Bronnen (LAB) als gegevensbron op de achtergrond.
  3. Uitwisselbaarheid van dossiers tussen medewerkers en afdelingen dank zij een “gestructureerde werkomgeving” voorde medewerkers (Workflow, CRM, DMS,…)
  4. Gemeenschappelijke dossiergegevens worden centraal opgeslagen in een centrale dossierkast.
mid-office architectuur

Broker

Een berichtencentrale (broker) is eropgericht om berichten uit te wisselen tussenverschillende applicaties en lokale authentiekebronnen.

Lokale authentieke bron (LAB)

De lokale authentieke bronnen bevatten dekerndata die uit de verschillende verticale applicatiesworden gelicht. Concreet betekent dit datwe een aparte databron voorzien die algemenegegevens bevat waarvan de voornaamste personen(burgers), organisaties (ondernemingen,verenigingen, …) en adressen zijn. De specifiekeinformatie blijft in de Backoffice . De algemeneinformatie wordt gelinkt met elkaar via een broker.

Gestructureerde werkomgeving

De gestructureerde werkomgeving is decomponent waarmee de eindgebruiker (demedewerker van het lokale bestuur) aan de slaggaat. Dit is meer dan de chaos die Outlook onsbiedt. Deze midoffice toepassingen richten zichtypisch op organisatiebrede dienstverlening, dieniet (uitsluitend) door één van de aanwezigeverticale toepassingen in het Backoffice kanuitgevoerd worden, bijvoorbeeld meldingen,briefwisseling, dossieropvolging,…Deze toepassingen kunnen worden onderverdeeldin drie grote groepen: Customer RelationshipManagement systemen, Workflow Managementsystemen, en Document Management systemen.De scheidingslijnen zijn niet absoluut. DMSsystemenbevatten ook CRM-functies, CRMsystemen bieden ook een stuk workflow aan.
Toch benaderen ze elk de problematiek vanuiteen andere invalshoek. Elke organisatie dient nate gaan welke invalshoek het beste bij haar past.

Centrale dossierkast

Dossiers in de centrale dossierkast vormenhet hart van de gemeentelijke of OCMWadministratie.Dit kan om zeer verschillendezaken gaan. Leeflonen, reispaspoorten,klasbezoeken in de bib, milieuvergunningen,aanvragen poetshulp,… Hoe sterk deze zakenook van elkaar verschillen, ze hebben ook eenaantal zaken gemeen.
 
Gerelateerde pagina's: 3xI, OSLO