Wat is VlaVirGem?

De Vlaamse Virtuele Gemeente (afgekort VlaVirGem) is een concept dat in 2012 door V-ICT-OR werd uitgewerkt en op 1 januari 2013 officieel werd gelanceerd. De doelstelling was voornamelijk om komaf te maken met de grote diversiteit aan werkwijzen binnen lokale besturen, zonder alle mogelijke oplossingsbouwers te laten inboeten op creatieve vrijheid. VlaVirGem staat voor de ideale gemeente van de toekomst waaraan lokale besturen zich kunnen spiegelen, een generiek kader waarbinnen besturen aan de hand van een aantal sterk afgelijnde krachtlijnen hun eigen toekomstvisie kunnen uitwerken.   

De digitalisering van de dienstverlening in lokale besturen heeft geleid tot een model dat bestaat uit een aantal verticale lagen. Dit heeft op zijn beurt tot gevolg dat iedereen geïsoleerd aan oplossingen werkt (‘silo-werken’). Deze structuur kan slechts doorbroken worden door een aantal horizontale en ondersteunende lagen te creëren waardoor een verbeterde standaardisatie en compatibiliteit kunnen gewaarborgd worden.

“De Vlaamse Virtuele Gemeente” werd in 2016 verder uitgebouwd vanuit een studie in samenwerking met Antwerp Management School en steunt op 18 Strategische Beleidsprincipes, 12 Informatie en technologieprincipes en 6 ondersteunde principes.”

Connectiviteit

Deze horizontale laag zorgt ervoor dat diensten, entiteiten en bij uitbreiding gemeenten onderling op een goede manier met elkaar verbonden zijn via een netwerk (LAN of WAN). De technische implementatie hiervan kan op verschillende manieren gebeuren. In dat kader zien we steeds vaker bovenlokale initiatieven rond gezamenlijke connectiviteit verschijnen, een goede zaak want de verbinding met Vlaamse en federale overheidsinstanties zorgt voor een vlotte ontsluiting van gedeelde diensten (bouwstenen). Een voorbeeld van zo’n bovenlokaal initiatief is de terbeschikkingstelling van het glasvezelnetwerk van de Vlaamse overheid voor lokale besturen. De connectie tussen overheden is de basislaag waarop de andere lagen verder uitgebouwd kunnen worden, een laag die ook bij toekomstgerichte IoT-toepassingen aan belang zal toenemen.

Meer info

Infrastructuur

Een gezamenlijke infrastructuur leidt tot een meer gecentraliseerd beheer van de servers en datacentra. Een gemeente maakt vanaf dan gebruik van één gecentraliseerd datacenter. Soms maken verschillende gemeenten zelfs gebruik van dezelfde infrastructurele diensten via één cloudprovider. Ook hier zien we zowel publieke als private initiatieven opduiken, zoals bijvoorbeeld de Vlaamse overheid die haar infrastructuur ook voor lokale besturen ter beschikking stelt. Centralisering brengt “ontzorging” voor de lokale ICT-personeelsleden. Een ander hierbij aansluitend voorbeeld is een gecentraliseerd beheersysteem waarmee infrastructuur of toestellen (pc’s, laptops, tablets …) worden aangekocht.

Meer info

Data

Alles draait om de data en informatie waarmee overheden aan de slag gaan om effectieve en efficiënte dienstverlening op te zetten. Deze informatie dient vertrouwelijk, integer en te allen tijde beschikbaar te zijn. Om een vlotte uitwisseling tussen verschillende systemen te verzekeren dient de data los te staan van de toepassingen die ervan gebruikmaken en  voldoende “verrijkt” te zijn voor het overheidsniveau dat ermee aan de slag gaat. Het gebruik, de centralisatie en de verrijking van authentieke gegevensbronnen (basisregistraties) spelen hierbij een belangrijke rol. In 2012 creëerde V-ICT-OR een open standaardisatie met het project OSLO (open standaarden voor gelinkte overheden – nu OSLO²). Door goede afspraken te maken over de structuur van de data (standaardisatie) wordt de uitwisseling ervan vereenvoudigd. Andere projecten die ook standaarden rond open data en de uitwisseling ervan opzetten, versterken deze opzet verder (Smart Flanders). In de toekomst moeten open en gestandaardiseerde services, beschermd door een juist rollen- en machtigingsbeheer, deze horizontale laag verrijken.

Meer info

Processen

Vooraleer een overheidsinstelling zijn diensten kan aanbieden, moet het de nodige werkstromen of processen uitwerken. Deze werkstromen en processen houden telkens rekening met de geldende regelgeving op het desbetreffende overheidsniveau. De processen bestaan steeds uit een 4-tal stappen: het verzamelen van gegevens door specifiek aangeduide organisatieonderdelen (intake), de uitvoering of behandeling van bepaalde stappen, het nemen van beslissingen en tot slot het afleveren van een bepaald product of dienst. Daarnaast gaat men deze werkprocessen besturen, bewaken en beheren op organisatieniveau. Vrijwel elk proces bestaat uit deze vier tot maximaal zeven statussen. Achter deze opzet schuilt de idee van een generiek procesmodel.

 

Meer info

Toepassingen

De wereld van de software is voortdurend in beweging. Bovendien is software erg uiteenlopend: van typische softwarepakketten die alle mogelijke functionaliteiten samenbrengen, tot microservices of applicatiefuncties die een aantal taken geautomatiseerd kunnen uitvoeren. Toekomstgericht kunnen kleine engines of applicatiefuncties zorgen voor een efficiëntere inzet van onze middelen – niet in het minst op financieel vlak. Een van de grootste uitdagingen zal zijn om deze kleine softwarecomponenten bij elkaar te brengen en toepassingen los te koppelen van de 2 hierboven vernoemde lagen, nl. ‘processen’ en ‘data’. Blader gerust eens door de oplossingscatalogus van V-ICT-OR.

Meer info

Informatieveiligheid

De bescherming van de informatie waarmee we dagelijks aan de slag gaan vraagt de juiste aandacht. Niet enkel gedigitaliseerde informatie maar ook alle andere soorten informatiedragers (incl. papier) dienen beschermd te worden tegen ongeoorloofd gebruik. Om een dergelijke bescherming te garanderen, moet het beleid vooreerst op de risico’s worden afgestemd, en moeten de nodige acties plaatsvinden op vlak van personeel, fysieke bewaking, logische beveiliging, bescherming van systemen … tot en met de manier waarop we met derden rond die gegevens samenwerken. V-ICT-OR ontwikkelde in dat verband een risicoanalyse en maturiteitsmeting die samen leiden tot een concrete actieplanning.

Meer info

Organisatiebeheersing

Informatie en technologie vormen samen naast financiën en personeel de derde belangrijke pijler waarmee de dienstverlening naar de burger en onderneming toe op een accurate wijze kan worden opgezet. Het is noodzakelijk dat informatie en technologie vanuit beleidsniveau de nodige ondersteuning krijgt. Zo kan het lokaal bestuur ook dit beleidsaspect onder controle krijgen. V-ICT-OR hanteert hierbij een model waarbij de strategische (planmatige), tactische (organisatorische) en operationele (uitvoerende) elementen binnen de organisatie worden aangehaald, net als de informatie waarvan de organisatie gebruik maakt en, tot slot, de aangewende technologieën. Als het lokaal bestuur dit model ook effectief aanwendt, aangevuld met deze informatie, dan kunnen we stellen dat de werking van deze organisatie is afgestemd op de producten en diensten die het aflevert, waarbij die producten en diensten op hun beurt worden vertaald naar uitvoerende werkprocessen. Dezelfde oefening kan worden gemaakt op vlak van informatie en technologie, waarbij we telkens werken van beleid naar beheer en, ten slotte, uitvoering. Op deze pagina kunt u zelf uw masterplan samenstellen door beleidsprincipes te kiezen. U krijgt te zien aan welke IT en ondersteunde principes u hiervoor dient te voldoen.

Meer info

Strategische Beleidsprincipes

De strategische beleidsprincipes geven de op te zetten bedrijfsstrategie aan, op basis van een keuze uit mogelijkheden die binnen een gemeentelijke werking kunnen gebruikt worden. Strategische beleidsprincipes lopen over een langere periode en vormen daarmee het centrale uitgangspunt voor subbeslissingen die op kortere termijn genomen moeten worden. Een gangbare horizon voor dit soort strategische beslissingen in een lokaal bestuur is een legislatuur.

Wil je aan de slag met deze principes in je bestuur? Probeer dan GRATIS (leden) de tool voor masterplanning uit! 

  1. Focus op schaalgrootte
    Hierbij focussen we op het samen uitvoeren van projecten alsof het vanuit één entiteit gebeurde waardoor de aantallen en de grootorde van deze projecten interessanter worden voor de markt die hierop inspeelt.
  2. Interbestuurlijke samenwerking
    Via een regionaal of clusterend samenwerkingsverband (thematisch, conceptueel, ...) met verschillende lokale besturen kunnen we verschillende vraagstukken benaderen die de administratieve grenzen van het eigen lokaal bestuur overstijgen maar gekenmerkt worden door éénduidige gezamenlijke nagestreefde doelstellingen.
  3. Interbestuurlijk afsprakenkader
    Dit betekent dat we ervoor zorgen dat we maximaal in een (centraal) gedefinieerd interbestuurlijk afsprakenkader werken, waar standaarden en afspraken rond concepten zijn vastgelegd. 
  4. Geen vendor lock-in
    We zorgen ervoor dat we als lokaal bestuur niet "leveranciersafhankelijk" worden.
  5. No legacy rule
    We zorgen ervoor dat we als lokaal bestuur niet met (al te) verouderdere software te maken krijgen, die niet voldoet aan de hedendaagse technologieën, rapporterings- en uitwisselingsmogelijkheden.
  6. Only once
    We houden onze gegevens op één gecentraliseerde plaats bij zodat er geen redundantie ontstaat en burgers niet meermaals dezelfde gegevens moeten aanleveren.
  7. Duidelijk politiek engagement
    Een duidelijk politiek engagement met eigen beleidskeuzes voor een ICT-beleid, zodat de beleidsdoelstellingen gerealiseerd worden, is noodzakelijk om een digitaal transformatieproces slaagkans te geven.
  8. Procesoptimalisatie
    We werken permanent aan procesoptimalisatie in functie van onze kerntaken en durven de huidige manier van werken permanent in vraag stellen door dit op te nemen in de processen rond organisatiebeheersing.
  9. Generieke processen
    Door gebruik te maken van generieke processen en functies, wordt niet voortdurend het warm water uitgevonden en gaan organisaties zich ook meer oriënteren en afstemmen op elkaar. De “cost of being special” is hoog door telkens opnieuw aan te halen “bij ons gebeurt dit anders”.
  10. De klant staat centraal
    We plaatsen de klant centraal waarbij de klantenreis en -ervaring verder geoptimaliseerd wordt. Hierbij zou het een uitvalsbasis kunnen zijn dat de burger niet meer fysiek dient langs te gaan bij de gemeente, wanneer dit geen meerwaarde heeft. Uiteraard rekening houdend met de positie van die burger/klant.
  11. Regie op ICT-diensten
    Regie - ofwel controle - nemen op de ICT-diensten en het portfolio en de kwaliteit er van bewaken is een vorm van degelijk bestuur. We kijken daarom kritisch of taken zelf of in samenwerking met anderen uitvoerbaar zijn of we deze dienen uit te besteden aan de markt. Deze uitbestede diensten en infrastructuur houden we optimaal onder controle.
  12. Informatie ter beschikking aan de burger
    Een goede informatiepositie voor de klanten is cruciaal om snel en gemakkelijk de te bereiken weg te vinden binnen de (lokale) overheid. Klanten hebben hierdoor op een laagdrempelige manier toegang tot een actueel en correct beeld van alle voor hen relevante gegevens waarover de gemeente beschikt.
  13. Focus op digitale dienstverlening en processen
    We sporen klanten aan gebruik te maken van digitale kanalen, processen worden zoveel als mogelijk geoptimaliseerd en worden papieren documenten voorkomen. 
  14. Focus op open data
    We stellen openbare gegevens beschikbaar als open data.
  15. Cyber- en informatieveiligheid
    We zorgen ervoor dat alle maatregelen rond informatieveiligheid in acht worden genomen en de cyberweerbaarheid van het personeel en de klanten door permanente bewustmaking op een hoog niveau wordt gebracht.
  16. Disaster Recovery en bedrijfscontinuïteit
    We nemen maatregelen zodat bij calamiteiten en onverwachte gebeurtenissen de werking van de ICT-systemen gewaarborgd is.
  17. Betrouwbare beleids- en financiële info
    Het grondig (gecentraliseerd) opvolgen van uitgaven (en rapporten) rond ICT vanuit de beleids- en beheercyclus (BBC) maakt sterkere beleidsvoering mogelijk.
  18. Maximale optimalisatie publiek-private samenwerking
    De meeste ICT-projecten bij de lokale besturen zijn samenwerkingsverbanden waarin de publieke en de private sector, met behoud van hun eigen identiteit en verantwoordelijkheid, gezamenlijk een project realiseren om een meerwaarde te realiseren binnen hun organisatie.

 

 

Informatie en Technologieprincipes

We hebben het hier over de technische onderdelen (of componenten) die vanuit de strategische beleidskeuze die men heeft gemaakt bij het opmaken van de visie en strategie, dienen ingezet te worden om die strategische doelstelling te bereiken.

Wil je aan de slag met deze principes in je bestuur? Probeer dan GRATIS (leden) de tool voor masterplanning uit! 

  1. Gebruik authentieke bronnen en basisregistraties
    Maak gebruik van authentieke gegevensbronnen en/of basisregistraties, die verrijkt worden tot op het lokale overheidsniveau, en waarbij elk stuk aan informatie zo dicht mogelijk bij de originele bron blijft.
  2. Centraal informatiebeheer
    Maak gebruik van een technologie die centraal informatiebeheer en -bevraging toestaat en duidt iemand aan die regie neemt op het informatiebeheer binnen de organisatie. De juiste beleidskeuzes maken start met een transparante en doortastende mogelijkheid om over alle informatiesystemen heen bevragingen te kunnen lanceren. Dit vereist inzicht over het geheel.
  3. Centrale digitale services
    Maak gebruik van digitale service die gecentraliseerd worden aangeboden.
  4. Eén portaal: "Mijn Burger Profiel"
    Maak gebruik van één gecentraliseerd portaal om via deze weg de dienstverlening naar de klant toe op te zetten. Dit principe is op te lossen door te maximale integratie van Mijn Burger Profiel op te zetten, voor Vlaamse en lokale digitale diensteverlening.
  5. Gebruikersbeheer, rollen en mandaten
    Maak gebruik van één systeem om gebruikersbeheer, rollen en mandaten op te zetten.
  6. Identificatie en authenticatie
    Maak gebruik van gecentraliseerd Identificatie- en authenticatiesystemen (only once).
  7. Informatieveiligheid en cyberbescherming
    Maak gebruik van de richtsnoeren en tools die u ondersteunen i.f.v. de informatieveiligheid.
  8. Interbestuurlijk beveiligd platform
    Maak gebruik van interbestuurlijke beveiligde platformen en connecties.
  9. Generieke componenten
    Maak gebruik van generieke componenten, een component dat algemeen inzetbaar is en daardoor niet specifiek voor één organisatie gebouwd is. 
  10. Open data
    Maak gebruik van open data, gegevens of informatie die door de overheid verzameld worden in het kader van haar openbare taak, waar geen of minimale beperkingen op rusten, die elektronisch beschikbaar zijn en gebruik maken van open standaarden.
  11. Open standaarden
    Maak gebruik van open standaarden zoals bijvoorbeeld OSLO. Het OSLO model (Open Standaarden voor geLinkte Overheden) is een tool waarmee de gegevensdefinitie beschikbaar is voor de essentiële data, welke in lokale besturen wordt gebruikt. Uiteraard gebaseerd op de definities van de authentieke bronnen. 
  12. IPDC
    Maak gebruik van een gecentraliseerde interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus, een gestructureerde en geïntegreerde verzameling van klantgerichte beschrijvingen van de dienstverlening van “de” overheid (zowel lokaal, provinciaal, Vlaams,…).

Ondersteunende principes

Deze groep van principes werken ter ondersteuning bij de invoering van de 30 voorgaande principes (Beleid, Informatie en Technologie) en stellen tools, werkwijzen en instrumenten ter beschikking om de uitvoering stapsgewijs op te zetten. Zij zijn vooral bedoeld om de organisatie beter te begeleiden in het bereiken van de vertaalslag tussen beleid en informatie & technologie.

Wil je aan de slag met deze principes in je bestuur? Probeer dan GRATIS (leden) de tool voor masterplanning uit!

  1. Beleidsbeslissing ICT
    Laat u ondersteunen door de meerjarenplanning om de volledige cyclus ook rond ICT op te zetten (BBC).
  2. Catalogus met herbruikbare componenten
    Voor lokale besturen is het van belang om goed inzicht te hebben in alle beschikbare en herbruikbare soft- en hardwarecomponenten. Hiervoor zijn een aantal instrumenten beschikbaar, die op een aantal verschillende terreinen inzicht geven in de beschikbare componenten. Voor de gebruikte software en standaarden binnen de lokale besturen hebben we de oplossingscatalogus opgezet
  3. Impactanalyse en -toets
    De overheid ontwikkelt allerlei (elektronische) voorzieningen. De invoering heeft vaak gevolgen voor de lokale besturen. Hoe kunnen besturen de voorzieningen goed implementeren en optimaal laten functioneren in de praktijk? De impactanalyse geeft hierop antwoord en voorkomt onnodige investeringen en vertragingen. De impactanalyse leidt tot een realistische implementatie van voorzieningen bij besturen, zoals de eerder genoemde bouwstenen. 
  4. (e-) Procurement
    Laat uw aankoopbeleid ondersteunen door e-procurement en BuyIT Public en zet in op een grotere doeltreffendheid en efficiëntie van uw aankoopprocedure, administratieve vereenvoudiging, transparantie en een geoptimaliseerde mededinging. 
  5. Profielen
    Laat u ondersteunen door gespecialiseerde profielen, individueel of collectief. Het inzetten van de juiste profielen met de juiste vaardigheden is één van de belangrijkste bouwstenen als het gaat over het opbouwen van een juiste referentiearchitectuur binnen een lokale overheid.
  6. Roadmap
    Laat u ondersteunen door tools die de roadmap naar digitalisering, automatisering en verbeterde digitale dienstverlening opzetten zoals VlaVirGem.be

 

Smart City

Een slimme stad of gemeente (smart city) is een stad/gemeente waarbij informatie en technologie over een "internet der dingen" (IoT) gebruikt worden om de stad te beheren en te besturen. Hierbij gaat het zowel om de administratie en zijn digitale dienstverlening als om de voorzieningen zoals onderwijs, energie, milieu, stedelijke ontwikkeling, gezondheidszorg en preventie, transport- en mobiliteitssystemen, lokale economie en alle andere mogelijke nutsvoorzieningen. 

Doel van een slimme stad/gemeente is de levenskwaliteit te verhogen door de stad efficiënter te organiseren en de afstand tussen de inwoners en het bestuur te verkleinen. Alle onderdelen van de stad/gemeente zijn verbonden via een netwerk van sensoren, internet en hoogstaande technologische apparaten met als motor het "internet der dingen", een geconnecteerde wereld van technologie om de aangehaalde doelstellingen te bereiken.

Dit alles maakt niet alleen een beter bestuur mogelijk, het biedt immers heel wat bijkomende mogelijkheden om de klassieke administratieve verwerking te optimaliseren, maar laat het bestuur ook toe om het beleid beter op zijn inwoners af te stemmen.

Smart City Services

Door in te zoomen op de smart city services ofwel de digitale dienstverlening van de administraties, komen er een aantal specifieke domeinen en aandachtspunten naar voor die elk voor zich de aandacht vragen bij de opbouw van slimme dienstverlening.

De verzamelde en in alle overheidsprocessen aangewende data/informatie dient maximaal gecentraliseerd en via een open gestandardiseerde manier ingezet te worden. Het gebruik van gecentraliseerde en gestandaardiseerde authentieke gegevensbronnen is hierbij een eerste stap.

De bescherming van de gegevens zit vervat in diverse regelgeving. De focus op gegevensbescherming/informatieveiligheid - in het bijzonder persoonsgegevensbescherming (AVG) - dient bij het ontwerp van elke vernieuwing van technologie meegenomen worden (privacy by design). Het permanent bewaken en op orde houden van gebruikte informatie is naast het onder controle krijgen van de informatie en het beheer ervan een basiselement van de organisatiebeheersing.

Naast de data vraagt ook de connectiviteit en de ingezette infrastructuur de aandacht. Een optimale werking zal in ieder geval afhankelijk zijn van de duurzaamheid waarmee deze worden ingezet ten dienste van de organisatie. Met de komst van het internet der dingen wordt de connectiviteit en de ingeschakelde infrastructuur.

De manier waarop de aankopen gecentraliseerd zitten is een ander aandachtspunt. Met een juiste functionele en technische omschrijving, afgestemd op de eigen organisatie, start elk aankoopproces op de juiste voet. Het loont zeker de moeite om de aanpak rond innovatief aanbesteden - een door Europa gestimuleerde werkwijze - te bekijken.

Beleid voeren vraagt om de juiste (beleids)informatie. De inzet van "meetpunten" zorgt ervoor dat beleid kan bijgestuurd worden. Binnen de beleid- en beheerscyclus worden een aantal indicatoren uitgezet die zowel aan de input als aan de outputzijde om de juiste parameters vragen. Het is van belang dat de informatiesystemen deze parameters op een vlotte manier kunnen aanreiken. Al te vaak is het bevragen van informatiesystemen om dit doel te bereieken een pijnpunt. De keuze van open en gestandaardiseerde dataservices - los van de applicaties - bieden hier de oplossing.

Het is de regelgeving - lokaal of bovenlokaal - die de dienstverleningsprocessen gaat bepalen. Al te vaak wordt gewerkt met ingewikkelde procesomschrijvingen die eindigen in niet onderhoudbare schema's of teksten. Het belang van statusmeldingen omtrent het verloop van processen geeft andere mogelijkheden. De meeste processen zijn vastlegbaar in vier eenvoudige statussen, zijnde de intake, behandelen, besluiten en het afleveren. Sturen op statussen geeft andere mogelijkheden dan sturen op details.

Informatie en Technologie hoort thuis in de cyclus van de organisatiebeheersing en -bedrijfsvoering. Neem elk onderdeel mee in de operationele en strategisch sturingsprocessen!

 

Technologische Gemeente

Gemeenten of steden zijn ecosystemen die vanuit hun politieke, sociale, economische rol kunnen bekeken worden, maar ook vanuit een technologisch perspectief.

Technologie is een zeer belangrijk middel om verandering en optimalisering te realiseren. Smart cities draaien om de voortdurende heroriëntatie van stedelijke vraagstukken op basis van technologie. Technologie maakt bepaalde functies mogelijk, die de sleutels zijn voor het bereiken van de doelen en het optimaliseren van de prestaties van de slimme stad/gemeente. Deze kunnen informatie- en kennisdeling, voorspellingen, integratie en nog zoveel andere optimalisaties met zich meebrengen. Belangrijk hierbij is het realtime verzamelen van informatie. Hoewel steden al decennia gegevens in verschillende vormen gebruiken, is de moderne praktijk van civiele analyse pas in de afgelopen jaren begonnen, dankzij een groot aantal technologische veranderingen. Het realiseren van slimme steden omvat dan ook verschillende componenten en spelers, zoals sensoren, leveranciers van apparatuur, communicatieproviders, dienstverleners, en zakelijke innovatie.

Met de opkomst van IoT en sensoren wordt naast de gekende overheidsdata een grote hoeveelheid aan data/informatie verzameld, zoals over verkeer of luchtvervuiling. Slimme steden/gemeenten vertrouwen op nauwkeurige gegevens om goed te functioneren, de komst van BBC bracht voor de administraties een totaal andere manier van inzicht krijgen op de strategische en operationele werking van de stad/gemeente. De uitdaging om de kracht van data ook bij allerlei nieuwe slimme oplossingen te gebruiken is groot. Het is echter de enige wel om de echte behoeften van stadsgebruikers aan te pakken en hen door als zinvol te beschouwen.

Dit kan alleen door de massale hoeveelheid aan data bij aanvang open en gestandaardiseerd met elkaar in verbinding te brengen in een overzichtelijk datakader waarop men beleid kan gaan voeren. De meest recente technologie die daarbij vlot kan helpen is het gebruik van open API's.