16.01.2019 - Opleiding - Hoe krijg ik IT onder controle

In a nutshell

De uitdagingen voor een moderne digitale dienstverlening van een lokale overheid - als dichtste portaal bij hun klant, de burger en de ondernemer - zijn niet miniem.

Voor een burger bestaat er slechts één overheid, en zijn de door structuren gecreëerde tussenschotten en lagen onbekend. Maar is dit ook zo in de manier waarop overheden zijn opgevat? Bestaat er een interbestuurlijk kader waarin de lokale overheid hun automatiserings-trajecten kunnen uitstippelen? En wie zijn daarbij de hoofdrolspelers? Is er met andere woorden een referentiekader met als opzet de puzzelstukken bij elkaar te leggen om een moderne geautomatiseerde dienstverleningsorganisatie te gaan bouwen?

Ervaring en kennisdeling omtrent deze thema’s zijn schaars,… Daar wil V-ICT-OR Academy verandering in brengen.

V-ICT-OR Academy organiseert in samenwerking met ere-stadssecretaris Roel Verhaert, Prof Dr Hans Mulder en voorzitter Eddy Van der Stock een reeks om Babylonische spraakverwarringen op te vangen,…

Hoe ga ik als leidinggevend ambtenaar om met ICT en ICT’ers?

Kennen we in 2020 de “gemeente” nog zoals wij die nu kennen? Terwijl softwarebedrijven toepassingen fabriceren die de (ver)oude(rde) administratieve processen vertalen in een digitale omgeving, lopen trajecten rond blockchain, artificiële intelligentie en gepersonaliseerd gegevensbeheer als een sneltrein voorbij. Een paradigmashift die slechts door enkelingen onder ons wordt “beleefd”.

Slimme gemeenten van vandaag zetten immers in op de technologie van overmorgen, niet individueel maar collectief. Dat deze wijzigingen een ernstige impact zullen kennen op de manier waarop dienstverlening zal verlopen en de manier waarop menskracht zal ingezet worden is een feit. Alleen is onduidelijk hoe de lokale overheden hiermee aan de slag gaan.

Meer dan ooit is kennis- en ervaringsdeling één van de belangrijkste aandachtspunten en troeven die we kunnen inzetten, naast een sterke centralisatie van domein specifieke oplossingen.

V-ICT-OR Academy wil dan ook samen met Roel Verhaert – ere-stadssecretaris stad Antwerpen, Prof Dr Hans Mulder en voorzitter Eddy Van der Stock een aantal pragmatische en taakgerichte modules opzetten om de managers van morgen klaar te stomen in de uitdagingen waar een lokaal bestuur voor staat.

Vermijd Babylonische spraakverwarring tussen ICT en beleid en wees voorbereid op de toekomst!

Programma

Dagdeel 1 (09:00-12:30)

Wat bestaat moeten we niet maken …

• Diepte-interviews zijn vaak een valse start
• Leg zelf eerst je functionaliteiten vast vooraleer derden te contacteren – wat wil de organisatie?
• De voor- en nadelen van het aanpassen aan de behoeften van de organisatie (cost-of-being-special)
• Wat je zoekt bestaat wellicht al ergens. Kennen we bestaande oplossingen?
• Wat is het beoogde resultaat?
• Denken in termen van …
  • Klantenervaring, de behoefte van de burger
  • Enterprise architectuur
  • Moderne evoluties (AI, Blockchain, IoT, …)
• GROEPSWERK - ervaring delen met ICT-projecten

Samenwerken en inzet van ICT’ers, projectteams, …

• Laat je niet intimideren
• Vraag het als je het niet verstaat
• De mythische mens-maand
• De betrokkenheid van de leidinggevende bij de inzet van ICT-resources
• Laat iedereen functioneel analyseren, maak er een collectief project van
• Hoe wek ik interesse in mijn organisatie?
• Hoe organiseer ik mij zodanig dat opvolging mogelijk is?
• Aan wie laat ik de beslissingen over?
• Hoe communiceer ik?
• Wat zijn de vereiste vaardigheden en functies bij ICT? (skilled project team)

Besteden we ons IT budget correct of is het weggegooid geld? (conclusies Hans Mulder)

Dagdeel 2 (13:30-16:00)

• Werk interbestuurlijk samen, met gemeenten en met bovenlokale overheden
• Parallellen met andere bedrijfsprojecten en -processen
  • Proces, project en product
  • Waarde-keten denken of de toewijzing van ICT aan het bedrijfsproces
  • Wegwerken van “overbodige” processtappen/processen
• Projectlijn
  • Werken met mijlpalen van bij de aanvang
  • Scrumb methodiek
  • Rapportering
• Welke processen worden eerst vertaald in functionaliteiten van applicaties?
• Houden we voldoende rekening met back-office toepassingen bij vernieuwingen?

Dagdeel 3 (09:00-12:30)

Uitwerking van een goed ICT-project

• Overzicht van analysetechnieken
• Issue analyse (Edwin Schouten)
• Mind mapping
• Systeemdenken
• Stroomschema’s en -diagramma’s werken nog steeds
• Beslissingstabellen
• BPM methodiek
• Algoritmiseren – wat is het?

Dagdeel 4 (13:30-16:00)

• GROEPSWERK:
  • praktische oefeningen op gebied van analyse en start van een informaticaproject,
  • uitwerken van een groepscase
  • groepsbespreking van cases die de deelnemers mogen meebrengen (deze dienen op voorhand bezorgd te worden)

Onderwerpen die ondermeer ter sprake komen …

Wat betekent (gedigitaliseerd) dienstverlening vandaag?

Digitaal is al lang het nieuwe normaal, maar is onze dienstverlening in deze geoptimaliseerd? Kennen we onze interne processen in die mate dat we ze kunnen wegdenken? Hebben we onze organisatie op die manier onder controle?

Beleidsinformatiebeheer

Beleidsmensen en topambtenaren zijn samen ambitieus en gedreven om de beste beslissingen te nemen namens de burgers. Voor goede beslissingen is veel informatie nodig. Waar halen ze deze op?

Bouwstenen voor een slimme lokale overheid

Van smart-ID tot IoT … Federaal, Vlaams maar ook lokaal wordt al jaren flink geïnvesteerd in de opzet van digitale bouwstenen voor een verbeterde overheid. Kennen we deze bouwstenen en hoe kunnen we deze op een efficiënte manier inzetten? Welke zijn bruikbaar?

Blockchain inzetbaar op kleine schaal?

Kunnen we vanuit de lokale besturen op een snelle manier blockchain inzetten om de dienstverlening te optimaliseren? Wie zijn dan de belangrijkste spelers? Hoe pakken we dit aan?

Artificiële intelligentie vervangt ambtenaren?

Op welke manier kunnen we slimme chatbots inzetten binnen onze organisaties ter optimalisatie van de interne en externe werking?

Lokale besturen en hun informatiearchitectuur?

Hebben we onze gegeven onder controle? Informatiebeheer is een permanente oefening

Burgers en hun informatie bij de overheid?

Hoe maak je de burger wegwijs in een zee van informatie? Sterker, hoe maak je burgers meester over hun informatie om tegemoet te komen aan de algemene verordening voor gegevensbescherming? Wie bewaart welke informatie en hoe geven we burgers opnieuw impact op deze kerngegevens?

Een netwerk van Skills?

Profielen in lokale besturen zijn vanuit een klassiek HRM-beleid ingevuld. Vaak hebben mensen een ruimere kennis rond informatie en technologie die ze niet inzetten in hun dagelijkse takenpakket. Hoe gaan we op zoek naar deze skills en hoe zetten we ze in ten dienste van onze organisaties? Kunnen profielen ook intergemeentelijk ingezet worden en hoe pakken we dit aan?

Beter aanbesteden? (e-procurement) en contractbeheer

Innovatief aanbesteden! Hoe pak je dit aan?
Slimme contracten en contractbeheer, belangrijk voor gegevensverwerkers en gegevensverwerkingsverantwoordelijken (GDPR/AVG).

Methodiek

De volledige opleiding is 'doorspekt' met de meest voorkomende scenario's uit de lokale overheidswereld waardoor de deelnemers zeer tastbare inzichten verwerven over hoe ze zelf aan de slag kunnen in hun eigen gemeente.

Door deze lesmethode krijgen de deelnemers stap voor stap de nodige inzichten en feeling betreffende de wijze waarop deze op het eerste zicht "technisch ogende materie" als leidinggevende in de praktijk dient toegepast te worden.

De groep start met minimaal tien deelnemers zodat een heterogeen lerend netwerk gegarandeerd wordt.

Voor wie is deze opleiding bestemd?

Voor alle leidinggevende ambtenaren die ICT niet als een bedreiging maar als een opportuniteit zien en deze als hulpmiddel willen inzetten op een toekomstbestendige dienstverlening. Maar vooral voor mensen die ICT onder controle willen krijgen als een onderdeel van de organisatie, de werking en de dienstverlening.

Attest

Na de opleiding krijg je een attest ondertekend door de docenten, met als bijkomende voordeel een korting van 5% op alle vervolgopleidingen van V-ICT-OR Academy.

In samenwerking met