BuyIT public

Hard- en software aankopen als entiteit op bovenlokaal niveau is allesbehalve evident. Een situatieschets:

Ik ben IT-verantwoordelijke binnen mijn gemeente en sta jaarlijks in voor een aankoop van 30 PC’s, een aantal printers, tablets… Ik weet dat er een of meerdere raamcontracten bestaan op basis waarvan ik PC’s kan aankopen. Dat is handig indien ik zelf tijd heb om een overheidsopdracht uit te schrijven. Tegelijkertijd brengt een raamcontract enkele nadelen met zich mee.

• Iemand anders heeft het bestek opgesteld en de offertes geëvalueerd
• Zelf heb ik weinig tot geen keuze in het aanbod, het is te nemen of te laten
• Raamcontracten zijn vaak duurder dan rechtstreeks te bestellen bij een leverancier
• Ik moet ook rekening houden met de toetredingsvoorwaarden

Ik kan uiteraard zelf een overheidsopdracht lanceren, maar dat betekent een hoop meerwerk dat - wanneer de opdracht afloopt - opnieuw herhaald moet worden. Daarnaast hang ik vast aan mijn bestelling tot de opdracht afloopt. Soms gebeurt het zelfs dat ik wil bestellen na een prijsanalyse bij verschillende leveranciers, maar dat na de nodige administratieve stappen intern te nemen, de prijzen er opnieuw totaal anders uitzien.

Het zou fijn zijn om continu op de hoogte te worden gehouden van de laatste nieuwigheden op de markt en hier ook meteen op te kunnen inspelen.

Voor deze problematiek werd door V-ICT-OR het BuyIT Public-platform ontwikkeld in samenwerking met de Vlaamse Overheid via het Project Innovatieve Overheidsopdrachten (PIO).

In samenwerking met het Project Innovatieve Overheidsopdracht van de Vlaamse Overheid wilt V-ICT-OR via BuyIT Public onze lokale besturen ondersteunen in hun aankoopproces van hard- en softwaren en diverse diensten. Wij zijn van mening dat onze lokale besturen nood hebben aan transparantie, duidelijkheid en snelheid in hun aankoopprocedures. We zien namelijk dat heel wat IT-aankopers het moeilijk hebben om het bos door de bomen te zien én te veel tijd dienen te besteden aan administratie rompslomp terwijl hen zoveel ander werk te wachten staat. We zijn dan ook blij dat we u met BuyIT Public de flexibiliteit van een klassieke webshop met de garanties van een overheidsopdracht kunnen bieden.

Maar hoe werkt dit nu concreet? Een situatieschets:

Ik sta voor een aankoop en heb voor mijzelf een aantal (technische) vereisten opgesomd die de basis zullen vormen van mijn zoektocht op het platform. Ik surf naar www.vlavirgem.be en krijg via 'mijn VlaVirGem' een mooi overzicht van alle handige tools die V-ICT-OR ter beschikking stelt, waaronder ook 'BuyIT Public'. Als ik doorklik op BuyIT Public word ik automatisch doorgeleid naar het aankoopplatform, waar ik een account kan maken met mijn V-ICT-OR inloggegevens. Wanneer ik me heb aangemeld kom ik terecht op de welkomstpagina. Hier krijg ik een overzicht van de werking van het platform, zo kan ik bijvoorbeeld op zoek gaan naar mijn producten op drie verschillende manieren. 

Tijdens mijn zoektocht naar mijn nodige producten krijg ik steeds een lijst van gelijkwaardige producten voorgeschoteld, gesorteerd op prijs (80%) en leveringstermijn (20%). Op deze manier kan ik de aangeboden producten met elkaar vergelijken en een beslissing nemen. Via enkele klikken kan ik mijn bestelling afhandelen en schrijf ik een korte motivering van mijn keuze neerwanneer ik niet voor het hoogste product in de lijst kies. Mijn keuze wordt onmiddelijk doorgestuurd naar de gekozen leverancier(s), die de levering en de facturatie op zich nemen. Ikzelf ontvang een bevestigings e-mail en een automatisch gegenereerd gunningsverslag dat ik eventueel nog kan aanpassen conform de noden of lay-out van mijn bestuur. 

Alle entiteiten van het lokale overheidsniveau die IT-materiaal willen aankopen.

Via BuyIT Public kunt u momenteel kleine bestellingen voor IT-materiaal afhandelen op basis van 'aanvaarde factuur'. Dit principe maakt het mogelijk om te bestellen voor 30.000 euro op jaarbasis, per type product (printers, schermen, laptops…) en per leverancier. BuyIT Public registreert de totalen van uw aankopen per leverancier en per producttype en waarschuwt wanneer een grens is bereikt. Enkel op deze manier kan een opdracht tot aankoop binnen de 24h worden afgehandeld en zijn er geen wettelijke wachttermijnen voor offertes van toepassing. Zelfs de leveringstermijn van elk van de producten die u aankoopt, is gekend. Het is trouwens naast de prijs een bepalend selectiecriterium.

Dit alles gebeurt:

• Op een legale manier: het platform is juridisch getest aan de wet overheidsopdrachten. Zo krijg je bij elke zoekopdracht minstens 3 leveranciers te zien die een gelijkaardig product aanbieden. Soms is een product zo specifiek dat er minder dan 3 leveranciers worden gevonden, de legale kadering van zo’n geval zal ook via de tool ingevuld worden.
• Op een gebruiksvriendelijke manier: het team vormgeving dat nu opgezet wordt moet ervoor zorgen dat de website intuïtief wordt.
• Op een tijdsbesparende manier: geen administratieve rompslomp, geen vertragingen, geen versnipperd aankoopproces. Wel alles centraal, stapsgewijs, eenvoudig afhandelen met de nodige documentatie onderweg om achteraf alles te kunnen staven. Aan het einde van de aankoopprocedure wordt automatisch een gunningsverslag gegenereerd van de betrokken aankopen.

De prijzen en specificaties worden door de deelnemende leveranciers constant up-to-date gehouden. U hebt steeds toegang tot je aankopen uit het verleden en de opgeslagen gunningsverslagen. U heeft het voordeel dat u zelf de gunningscriteria bepaalt via een gestructureerde zoekopdracht in het platform. Doordat de tool u tijd bespaart kunt u de markt diepgaander gaan analyseren en bevragen.

Reacties van gebruikers:

"Buy IT Public levert mij een significante tijdwinst op bij het aankopen van ICT-materialen. In plaats van individueel (minstens) 3 leveranciers te moeten bevragen, krijg ik deze info op een presenteerblaadje op één en hetzelfde platform. Zo heb ik meer tijd voor mijn andere taken." - Brandweerzone Rand

“Bijna een jaar geleden plaatste ik mijn eerste aankoop via het aankoopsysteem van V-ICT-OR en ik was meteen enthousiast. Voordien diende ik net zoals vele andere ICT-medewerkers veel tijd te spenderen aan de administratieve verplichtingen die ook voor kleinere ICT-aankopen van toepassing zijn. Voor dergelijke kleine aankopen zijn er geen raamcontracten voorhanden of zijn de prijzen via deze raamovereenkomsten hoger dan via de aankoop volgens de procedure van prijs vergelijkende offertes. Dit platform biedt de voordelen van beide aankoopprocedures. Ik moet zelf geen meerdere leveranciers aanschrijven maar kan toch makkelijk de markt verkennen.” Stadsbestuur Dendermonde.

Alle lokale besturen die lid zijn van V-ICT-OR kunnen gratis gebruikmaken van Buy IT Public.

Lees hieronder de korte handleiding die je kan gebruiken om aan de slag te gaan op het platform. 

Stap 1: surf naar www.vlavirgem.be en klik daar door op ‘mijn VlaVirGem’, daar vind je al onze handige tools, waaronder ook Buy IT Public. Je kan ook rechtstreeks klikken op deze link: https://v-ict-or.be/vlavirgem/buyit-public.

Stap 2: daar krijg je een overzicht van de zaken die je nog in orde dient te brengen voor de toetreding. Je dient je onder meer te identificeren als lid van V-ICT-OR.

Stap 3: vervolgens upload je een besluit. Daarin staat best dat jij als ICT verantwoordelijke gemandateerd bent om aankopen te doen voor jouw stad/gemeente. Je geeft een korte uitleg mee over het project Buy IT Public, te vinden op deze webpagina. Tot slot moet dat document ook ondertekend worden door diegene die jou mandateert als aankoper (bv. algemeen directeur). Ons platform werkt met het principe van de aangenomen factuur, waarbij bestellingen mogelijk zijn tot 30.000 euro/jaar/leverancier/productcategorie. We geven dit hier nogmaals mee omdat het eventueel het beslissingsniveau kan beïnvloeden. Geef gerust een seintje via vlavirgem@v-ict-or.be wanneer je hierbij moeilijkheden ondervindt of indien je graag beroep doet op een voorbeeldbesluit.

Stap 4: nadien krijgen wij een melding van jouw aanvraag en wordt deze door ons -al dan niet- goedgekeurd.

Stap 5:  je ontvangt een mailtje wanneer jouw aanvraag werd goedgekeurd en je kan nu naar het platform. Daar die je te klikken op ‘nog geen klantaccount’ en je maakt er een nieuw account aan. Je zal vervolgens een e-mail ontvangen met de inloggegevens die je dan telkens kan hergebruiken om jou aan te melden op ons aankoopplatform.

Stap 6: je bent klaar om je aankopen te plaatsen.

Heb je liever een visuele weergave van dit stappenplan? Bekijk dan zeker de toetredingsvideo of onze aankoopvideo. Veel succes!

Voor meer info over het project of eventuele vragen kunt u ons contacteren via buyitpublic@v-ict-or.be of milenco.vanquaethem@v-ict-or.be