BuyIT public

Hardware aankopen als entiteit op bovenlokaal niveau is allesbehalve evident. Een situatieschets:

Ik ben IT-verantwoordelijke binnen mijn gemeente en sta jaarlijks in voor een aankoop van 30 PC’s, een aantal printers, tablets… Ik weet dat er een of meerdere raamcontracten bestaan op basis waarvan ik PC’s kan aankopen. Dat is handig indien ik zelf tijd heb om een overheidsopdracht uit te schrijven. Tegelijkertijd brengt een raamcontract enkele nadelen met zich mee.

• Iemand anders heeft het bestek opgesteld en de offertes geëvalueerd
• Zelf heb ik weinig tot geen keuze in het aanbod, het is te nemen of te laten
• Raamcontracten zijn vaak duurder dan rechtstreeks te bestellen bij een leverancier
• Ik moet ook rekening houden met de toetredingsvoorwaarden

Ik kan uiteraard zelf een overheidsopdracht lanceren, maar dat betekent een hoop meerwerk dat - wanneer de opdracht afloopt - opnieuw herhaald moet worden. Daarbij: tot de opdracht afloopt hang ik vast aan mijn bestelling. Soms gebeurt het zelfs dat ik wil bestellen na een prijsanalyse bij verschillende leveranciers, maar dat, na de nodige administratieve stappen intern te nemen, de prijzen er weer totaal anders uitzien.

Het zou fijn zijn om continu op de hoogte te worden gehouden van de laatste nieuwigheden op de markt en hier ook meteen op te kunnen inspelen.

Voor deze problematiek werd een Project Innovatieve Overheidsopdrachten (PIO) opgezet.

Uiteraard willen we bovenstaande situatie verbeteren. De aankoopprocedure moet transparanter, en u moet als medewerker van uw lokale overheidsinstantie sneller kunnen schakelen. Met BuyIT Public biedt V-ICT-OR u de flexibiliteit van een “Bol.com” website met de garanties van een overheidsopdracht.

Stel u voor:

• Ik sta voor een aankoop en heb voor mijzelf een aantal requirements opgesomd
• Ik surf naar v-ict-or.be en klik naar de “webshop” BuyIT Public. Hier kan ik op basis van mijn requirements even rondkijken tot een type laptop, printer … heb gevonden die ik wil, of ik vraag het platform een match te maken op basis van mijn requirements met bestaande producten in de catalogus.
• Meteen krijg ik gelijkaardige / evenwaardige producten voorgeschoteld van een reeks verschillende leveranciers. Het platform geeft een mooi overzicht van de verschillende producten.
• Vervolgens handel ik de bestelling af door simpel aan te klikken welk product ik verkies en een korte motivering te schrijven. Online genereer ik een gunningsverslag van mijn aankoop.
• De bestelling wordt automatisch doorgestuurd naar de gekozen leverancier die de aflevering organiseert en de facturatie op zich neemt.
• Via een centraal aanspreekpunt kan ik melden of er problemen waren. Deze worden aangepakt en teruggekoppeld. 

Te mooi om waar te zijn? Integendeel: Binnenkort willen wij voor u deze dienst uitrollen in de vorm van BuyIT Public.

Het project is intussen door Vlaio goedgekeurd en zit in de bouw- en ontwikkelfase, we landen voor het einde van het jaar.

Alle entiteiten van het lokale overheidsniveau die IT-materiaal willen aankopen.

Via BuyITPublic kunt u in de eerste fase kleine bestellingen voor IT-materiaal afhandelen op basis van “aanvaarde factuur”. Dit is mogelijk tot een bedrag van 30.000 euro op jaarbasis, per type product (printers, schermen, laptops…) en per leverancier. BuyITPublic registreert de totalen van uw aankopen per leverancier en per producttype en waarschuwt wanneer een grens is bereikt. Enkel op deze manier kan een opdracht tot aankoop binnen de 24h worden afgehandeld en zijn er geen wettelijke wachttermijnen voor offertes van toepassing. Zelfs de leveringstermijn van elk van de producten die u aankoopt, is gekend. Het is trouwens naast de prijs een bepalend selectiecriterium.

Dit alles gebeurt:

• Op een legale manier: het platform is juridisch getest aan de wet overheidsopdrachten. Zo krijg je bij elke zoekopdracht minstens 3 leveranciers te zien die een gelijkaardig product aanbieden. Soms is een product zo specifiek dat er minder dan 3 leveranciers worden gevonden, de legale kadering van zo’n geval zal ook via de tool ingevuld worden.
• Op een gebruiksvriendelijke manier: het team vormgeving dat nu opgezet wordt moet ervoor zorgen dat de website intuïtief wordt.
• Op een tijdsbesparende manier: geen administratieve rompslomp, geen vertragingen, geen versnipperd aankoopproces. Wel alles centraal, stapsgewijs, eenvoudig afhandelen met de nodige documentatie onderweg om achteraf alles te kunnen staven. Aan het einde van de aankoopprocedure wordt automatisch een gunningsverslag gegenereerd van de betrokken aankopen.

De prijzen en specificaties worden door de deelnemende leveranciers constant up-to-date gehouden. U hebt steeds toegang tot je aankopen uit het verleden en de opgeslagen gunningsverslagen. U heeft het voordeel dat u zelf de gunningscriteria bepaalt via een gestructureerde zoekopdracht in het platform. Doordat de tool u tijd bespaart kunt u de markt diepgaander gaan analyseren en bevragen.

Alle lokale besturen die lid zijn van V-ICT-OR kunnen gratis gebruikmaken van BuyITPublic.

We zoeken naar leden voor een werkgroep Vormgeving. Deze zullen mee bepalen hoe het platform BuyITPublic er gaat uitzien, op basis van de noden van lokale besturen. Steeds met gebruiksvriendelijkheid in het achterhoofd. Deelnemen kan door een mail te sturen naar buyitpublic@v-ict-or.be.

Het platform zelf is nog niet opgezet, maar wordt van zodra functioneel online beschikbaar via www.v-ict-or.be

Voor meer info over het project kunt u ons contacteren via buyitpublic@v-ict-or.be