Lees hieronder de korte handleiding die je kan gebruiken om aan de slag te gaan op het platform.
Stap 1: surf naar www.vlavirgem.be en klik daar door op ‘mijn VlaVirGem’, daar vind je al onze handige tools, waaronder ook Buy IT Public. Je kan ook rechtstreeks klikken op deze link: https://v-ict-or.be/vlavirgem/buyit-public.
Stap 2: daar krijg je een overzicht van de zaken die je nog in orde dient te brengen voor de toetreding. Je dient je onder meer te identificeren als lid van V-ICT-OR.
Stap 3: vervolgens upload je een besluit. Daarin staat best dat jij als ICT verantwoordelijke gemandateerd bent om aankopen te doen voor jouw stad/gemeente. Je geeft een korte uitleg mee over het project Buy IT Public, te vinden op deze webpagina. Tot slot moet dat document ook ondertekend worden door diegene die jou mandateert als aankoper (bv. algemeen directeur). Ons platform werkt met het principe van de aangenomen factuur, waarbij bestellingen mogelijk zijn tot 30.000 euro/jaar/leverancier/productcategorie. We geven dit hier nogmaals mee omdat het eventueel het beslissingsniveau kan beïnvloeden. Geef gerust een seintje via vlavirgem@v-ict-or.be wanneer je hierbij moeilijkheden ondervindt of indien je graag beroep doet op een voorbeeldbesluit.
Stap 4: nadien krijgen wij een melding van jouw aanvraag en wordt deze door ons -al dan niet- goedgekeurd.
Stap 5: je ontvangt een mailtje wanneer jouw aanvraag werd goedgekeurd en je kan nu naar het platform. Daar die je te klikken op ‘nog geen klantaccount’ en je maakt er een nieuw account aan. Je zal vervolgens een e-mail ontvangen met de inloggegevens die je dan telkens kan hergebruiken om jou aan te melden op ons aankoopplatform.
Vanaf dan ben je klaar voor jouw eerste aankoop op het platform. Succes!
Alle entiteiten van het lokale overheidsniveau die IT-materiaal willen aankopen.
Alle lokale besturen die lid zijn van V-ICT-OR kunnen gratis gebruikmaken van Buy IT Public.
We willen met dit project lokale besturen ondersteunen in hun aankoopproces van hardwaren. De aankoopprocedure moet transparanter, en u moet als medewerker van uw lokale overheidsinstantie sneller kunnen schakelen. Met BuyIT Public biedt V-ICT-OR u de flexibiliteit van een 'Bol.com' website met de garanties van een overheidsopdracht.
Stel u voor:
Te mooi om waar te zijn? Integendeel: op Manage IT 2020 werd dit platform officieel gelanceerd, ons aankoopplatform BuyIT Public is momenteel toegankelijk.
Via BuyIT Public kunt u in de eerste fase kleine bestellingen voor IT-materiaal afhandelen op basis van 'aanvaarde factuur'. Dit principe maakt het mogelijk om te bestellen voor 30.000 euro op jaarbasis, per type product (printers, schermen, laptops…) en per leverancier. BuyIT Public registreert de totalen van uw aankopen per leverancier en per producttype en waarschuwt wanneer een grens is bereikt. Enkel op deze manier kan een opdracht tot aankoop binnen de 24h worden afgehandeld en zijn er geen wettelijke wachttermijnen voor offertes van toepassing. Zelfs de leveringstermijn van elk van de producten die u aankoopt, is gekend. Het is trouwens naast de prijs een bepalend selectiecriterium.
Dit alles gebeurt:
De prijzen en specificaties worden door de deelnemende leveranciers constant up-to-date gehouden. U hebt steeds toegang tot je aankopen uit het verleden en de opgeslagen gunningsverslagen. U heeft het voordeel dat u zelf de gunningscriteria bepaalt via een gestructureerde zoekopdracht in het platform. Doordat de tool u tijd bespaart kunt u de markt diepgaander gaan analyseren en bevragen.
Reacties van gebruikers:
"Het automatisch opgemaakte gunningsverslag is voor ons een grote meerwaarde. Het feit dat de levertermijn als gewogen criterium wordt meegenomen is voor ons ook een pluspunt."
Hardware aankopen als entiteit op bovenlokaal niveau is allesbehalve evident. Een situatieschets:
Ik ben IT-verantwoordelijke binnen mijn gemeente en sta jaarlijks in voor een aankoop van 30 PC’s, een aantal printers, tablets… Ik weet dat er een of meerdere raamcontracten bestaan op basis waarvan ik PC’s kan aankopen. Dat is handig indien ik zelf tijd heb om een overheidsopdracht uit te schrijven. Tegelijkertijd brengt een raamcontract enkele nadelen met zich mee.
Ik kan uiteraard zelf een overheidsopdracht lanceren, maar dat betekent een hoop meerwerk dat - wanneer de opdracht afloopt - opnieuw herhaald moet worden. Daarnaast hang ik vast aan mijn bestelling tot de opdracht afloopt. Soms gebeurt het zelfs dat ik wil bestellen na een prijsanalyse bij verschillende leveranciers, maar dat na de nodige administratieve stappen intern te nemen, de prijzen er opnieuw totaal anders uitzien.
Het zou fijn zijn om continu op de hoogte te worden gehouden van de laatste nieuwigheden op de markt en hier ook meteen op te kunnen inspelen.
Voor deze problematiek werd een Project Innovatieve Overheidsopdrachten (PIO) opgezet.
Voor meer info over het project of eventuele vragen kunt u ons contacteren via buyitpublic@v-ict-or.be