BuyIT public

Lees hieronder de korte handleiding die je kan gebruiken om aan de slag te gaan op het platform. 

Stap 1: surf naar www.vlavirgem.be en klik daar door op ‘mijn VlaVirGem’, daar vind je al onze handige tools, waaronder ook Buy IT Public. Je kan ook rechtstreeks klikken op deze link: https://v-ict-or.be/vlavirgem/buyit-public.

Stap 2: daar krijg je een overzicht van de zaken die je nog in orde dient te brengen voor de toetreding. Je dient je onder meer te identificeren als lid van V-ICT-OR.

Stap 3: vervolgens upload je een besluit. Daarin staat best dat jij als ICT verantwoordelijke gemandateerd bent om aankopen te doen voor jouw stad/gemeente. Je geeft een korte uitleg mee over het project Buy IT Public, te vinden op deze webpagina. Tot slot moet dat document ook ondertekend worden door diegene die jou mandateert als aankoper (bv. algemeen directeur). Ons platform werkt met het principe van de aangenomen factuur, waarbij bestellingen mogelijk zijn tot 30.000 euro/jaar/leverancier/productcategorie. We geven dit hier nogmaals mee omdat het eventueel het beslissingsniveau kan beïnvloeden. Geef gerust een seintje via vlavirgem@v-ict-or.be wanneer je hierbij moeilijkheden ondervindt of indien je graag beroep doet op een voorbeeldbesluit.

Stap 4: nadien krijgen wij een melding van jouw aanvraag en wordt deze door ons -al dan niet- goedgekeurd.

Stap 5:  je ontvangt een mailtje wanneer jouw aanvraag werd goedgekeurd en je kan nu naar het platform. Daar die je te klikken op ‘nog geen klantaccount’ en je maakt er een nieuw account aan. Je zal vervolgens een e-mail ontvangen met de inloggegevens die je dan telkens kan hergebruiken om jou aan te melden op ons aankoopplatform.

Vanaf dan ben je klaar voor jouw eerste aankoop op het platform. Veel succes!

Alle entiteiten van het lokale overheidsniveau die IT-materiaal willen aankopen.

Alle lokale besturen die lid zijn van V-ICT-OR kunnen gratis gebruikmaken van Buy IT Public.

We willen met dit project lokale besturen ondersteunen in hun aankoopproces van hard- en softwaren. De aankoopprocedure moet transparanter, en u moet als medewerker van uw lokale overheidsinstantie sneller kunnen schakelen. Met BuyIT Public biedt V-ICT-OR u de flexibiliteit van een klassieke webshop met de garanties van een overheidsopdracht.

Stel u voor:

• Ik sta voor een aankoop en heb voor mijzelf een aantal (technische) vereisten opgesomd
• Ik surf naar www.vlavirgem.be en klik door op 'mijn VlaVirGem'. Daar vind ik een overzicht van alle handige tools die V-ICT-OR ter beschikking stelt, waaronder ook 'BuyIT Public'. 
• Als ik doorklik op BuyIT Public word ik automatisch doorgeleid naar het aankoopplatform, waar ik een account kan maken met mijn V-ICT-OR inloggegevens. 
• Op de welkomstpagina krijg ik een overzicht van de werking van het platform. Ik kan producten gaan selecteren op drie verschillende manieren. 
• Meteen krijg ik een lijst van gelijkwaardige producten voorgeschoteld, gesorteerd op prijs (80%) en leveringstermijn (20%). 
• Vervolgens handel ik de bestelling af aan de hand van enkele klikken en schrijf ik een korte motivering wanneer ik niet voor het hoogste product in de lijst kies. 
• De bestelling wordt automatisch doorgestuurd naar de gekozen leverancier(s), die de levering en de facturatie op zich nemen. 
• Ik ontvang een bevestigings e-mail en er wordt ook automatisch een gunningsverslag gegenereerd dat ik eventueel nog kan aanpassen conform de noden of lay-out van mijn bestuur.
• Via een centraal aanspreekpunt kan ik melden of er problemen waren. Deze feedback wordt aangepakt en nadien teruggekoppeld. 

Te mooi om waar te zijn? Integendeel: op Manage IT 2020 werd dit platform officieel gelanceerd, ons aankoopplatform BuyIT Public is momenteel toegankelijk. 

Via BuyIT Public kunt u in de eerste fase kleine bestellingen voor IT-materiaal afhandelen op basis van 'aanvaarde factuur'. Dit principe maakt het mogelijk om te bestellen voor 30.000 euro op jaarbasis, per type product (printers, schermen, laptops…) en per leverancier. BuyIT Public registreert de totalen van uw aankopen per leverancier en per producttype en waarschuwt wanneer een grens is bereikt. Enkel op deze manier kan een opdracht tot aankoop binnen de 24h worden afgehandeld en zijn er geen wettelijke wachttermijnen voor offertes van toepassing. Zelfs de leveringstermijn van elk van de producten die u aankoopt, is gekend. Het is trouwens naast de prijs een bepalend selectiecriterium.

Dit alles gebeurt:

• Op een legale manier: het platform is juridisch getest aan de wet overheidsopdrachten. Zo krijg je bij elke zoekopdracht minstens 3 leveranciers te zien die een gelijkaardig product aanbieden. Soms is een product zo specifiek dat er minder dan 3 leveranciers worden gevonden, de legale kadering van zo’n geval zal ook via de tool ingevuld worden.
• Op een gebruiksvriendelijke manier: het team vormgeving dat nu opgezet wordt moet ervoor zorgen dat de website intuïtief wordt.
• Op een tijdsbesparende manier: geen administratieve rompslomp, geen vertragingen, geen versnipperd aankoopproces. Wel alles centraal, stapsgewijs, eenvoudig afhandelen met de nodige documentatie onderweg om achteraf alles te kunnen staven. Aan het einde van de aankoopprocedure wordt automatisch een gunningsverslag gegenereerd van de betrokken aankopen.

De prijzen en specificaties worden door de deelnemende leveranciers constant up-to-date gehouden. U hebt steeds toegang tot je aankopen uit het verleden en de opgeslagen gunningsverslagen. U heeft het voordeel dat u zelf de gunningscriteria bepaalt via een gestructureerde zoekopdracht in het platform. Doordat de tool u tijd bespaart kunt u de markt diepgaander gaan analyseren en bevragen.

Reacties van gebruikers:

"BuyIT Public heeft ons aankoopproces voor kleinere bestellingen echt vergemakkelijkt. Het automatisch opgemaakte gunningsverslag is voor ons een grote meerwaarde. En het feit dat de levertermijn als gewogen criterium wordt meegenomen is voor ons ook een pluspunt."

Hard- en software aankopen als entiteit op bovenlokaal niveau is allesbehalve evident. Een situatieschets:

Ik ben IT-verantwoordelijke binnen mijn gemeente en sta jaarlijks in voor een aankoop van 30 PC’s, een aantal printers, tablets… Ik weet dat er een of meerdere raamcontracten bestaan op basis waarvan ik PC’s kan aankopen. Dat is handig indien ik zelf tijd heb om een overheidsopdracht uit te schrijven. Tegelijkertijd brengt een raamcontract enkele nadelen met zich mee.

• Iemand anders heeft het bestek opgesteld en de offertes geëvalueerd
• Zelf heb ik weinig tot geen keuze in het aanbod, het is te nemen of te laten
• Raamcontracten zijn vaak duurder dan rechtstreeks te bestellen bij een leverancier
• Ik moet ook rekening houden met de toetredingsvoorwaarden

Ik kan uiteraard zelf een overheidsopdracht lanceren, maar dat betekent een hoop meerwerk dat - wanneer de opdracht afloopt - opnieuw herhaald moet worden. Daarnaast hang ik vast aan mijn bestelling tot de opdracht afloopt. Soms gebeurt het zelfs dat ik wil bestellen na een prijsanalyse bij verschillende leveranciers, maar dat na de nodige administratieve stappen intern te nemen, de prijzen er opnieuw totaal anders uitzien.

Het zou fijn zijn om continu op de hoogte te worden gehouden van de laatste nieuwigheden op de markt en hier ook meteen op te kunnen inspelen.

Voor deze problematiek werd een Project Innovatieve Overheidsopdrachten (PIO) opgezet.

Voor meer info over het project of eventuele vragen kunt u ons contacteren via buyitpublic@v-ict-or.be of milenco.vanquaethem@v-ict-or.be