Manage IT 2020

Een korte mededeling van Minister-President Jan Jambon.
Interview met adjunct-kabinetschef ICT en facilitair management; Jan Smedts. Hoe gaat de Vlaamse overheid: "het verbeteren van het eigen leven van de burger door ICT" uit de septemberverklaring van Vlaanderen realiseren?

|“Met de wind van gisteren kan je niet zeilen”|

Inhoud van de presentatie gaat over hoe een (financiële) crisis leidde tot een brede innovatie van de gemeente en het sluiten van het gemeentehuis. Een proces waarin loslaten, omdenken, lef en ‘op je bek’ durven gaan een belangrijke rol spelen

Het aankoopplatform waar V-ICT-OR vzw de afgelopen maanden aan werkte, krijgt stilaan vorm. De eerste versie van het platform wordt momenteel volop getest door medewerkers uit de lokale besturen en op ManageIT stellen we het dan ook graag aan jullie voor.
Met de lancering van Buy IT Public wil V-ICT-OR vzw de aankoop van hardware bij lokale besturen op een dynamische en vlotte manier laten verlopen. We ontwikkelden een website met de flexibiliteit van een ‘bol.com’, waar de wet op overheidsopdrachten gerespecteerd wordt. Hoe ga je hier als IT-medewerker mee aan de slag? Je somt voor jezelf enkele technische specificaties op. Je surft naar vlavirgem.be en klikt door naar de webshop BuyIT Public. Daar kan je op basis van jouw vereisten even rondkijken tot je het juiste product hebt gevonden. Er komt een lijst tevoorschijn met soortgelijke producten, gerangschikt op de voordeligste prijs én de kortste levertermijn. Je klikt jouw gewenste product(en) aan en schrijft een korte motivering als je niet voor het eerste product in de lijst zou kiezen. Vervolgens wordt er automatisch een gunningsverslag gegenereerd en wordt de bestelling naar de gekozen leverancier doorgestuurd.

Bekijk wat een "gemeente zonder gemeentehuis" betekent voor onze Platinum-partners

| De digitale voordeur van de Vlaamse overheid. Wat is dat nu precies? Kom het te weten tijdens Manage IT 2020.|

Een gemeente zonder gemeentehuis heeft nood aan een digitale voordeur. Een voordeur voor al haar inwoners en bezoekers: of dat nu burgers of ondernemers zijn. Het ontwerp voor zo’n voordeur werd reeds gemaakt door de Vlaamse overheid, in de vorm van Mijn Burgerprofiel en het e-loketondernemers.be. Maar hoe zorg je er nu voor als lokaal bestuur dat dat ontwerp ook helemaal jouw eigen voordeur wordt? Dat leggen we uit in deze opeenvolgende sessies. LB365 koppelde componenten uit haar software-architectuur aan Mijn Burgerprofiel en het e-loketondernemers.be. Brasschaat toont hoe het werkt. En de post? Die verzend je voortaan digitaal. Dankzij de Magda-documentendienst geraakt jouw post in de juiste eBox. Burgers en ondernemers vinden die vervolgens vlot terug in hun Burgerprofiel en het e-loketondernemers.be.

Sinds het invoeren van de GDPR-wetgeving zijn heel wat organisaties actief bezig met het formeel op orde krijgen van informatieveiligheid en gegevensbescherming. Toch is dat niet voldoende om een meer veilige, privacybewuste organisatiecultuur te creëren die zich ook reflecteert in het handelen van de bestuursleden, managers en medewerkers. Daarvoor is een gerichte aanpak nodig, die allereerst begint met bewustwording en de juiste condities. Een privacybewuste werkplek bouw je tenslotte niet alleen met technische maatregelen. Ook de mens en zijn gedrag spelen hierin een wezenlijke rol.

De lancering van het e-learning platform van V-ICT-OR, toegelicht door Louis Massagé

Bekijk wat een "gemeente zonder gemeentehuis" betekent voor onze Platinum-partners

Peter Berghmans is een autoriteit op vlak van informatieveiligheid en gegevensbescherming. Hij neemt een aantal belangrijke rollen op zich als CEO bij het Data Protection Institute, DPO het Collaboratief Zorgplatform Vlaanderen, lesgever bij de Thomas More hogeschool, en als lid van de Vlaamse Toezichtscommissie.

Onlangs hebben we hem al mogen verwelkomen op onze jaarlijkse Cyber and Information Security-dag.
Hij vertelde ons toen iets meer over het reeds afgelegde pad van de Gegevensbeschermingsautoriteit, de vooruitzichten van deze nationale autoriteit, maar ook over belangrijke rechtspraak in verband met gegevensbescherming die in dit verband genoemd moet worden. Recent is er een waarschuwing verschenen van de Vlaamse Toezichtscommissie rond het werken in de cloud en het gebruiken van de juiste beveiligingsmaatregelen hierbij.

Wat dit concreet betekent voor lokale besturen en hoe we nu en in de toekomst veilig in de cloud kunnen werken, dat maakt Peter Berghmans ons duidelijk op Manage IT.

| Archiveren via DAV (Digitaal Archief Vlaanderen) |

Via het LB-365 project gaan gemeentes samenwerken en delen ze kennis. Het project streeft naar eenvoudige oplossingen die elk openbaar bestuur kan gebruiken. LB365 en Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) hebben de handen in elkaar geslagen om informatie zo eenvoudig mogelijk te kunnen archiveren. Quincy Oeyen (Het Facilitair Bedrijf, productmanager DAV) en Johan De Reu (lokaal bestuur Dilbeek) lichten toe hoe informatie uit het MS-dynamics platform van LB365-project gearchiveerd kan worden in het E-depot van DAV.

Stad Mechelen had een ticketingsysteem maar dit voldeed niet meer aan de huidige verwachtingen. Er waren performantieproblemen, het systeem was niet klantgericht genoeg door de vele workarounds en ontbrekende koppelingen. Bovendien was er een wildgroei aan werkprocessen. Na een grondig marktonderzoek werd er een hedendaags vrijetijdsportaal geïnstalleerd, werden processen efficiënter en gedigitaliseerd maar bovenal veel klantgerichter.

| Hoe maken wij het jullie makkelijker om jullie informatierisico te beheren? |
Het team informatieveiligheid geeft een korte insteek over wat je informatierisico kan zijn en hoe wij het je leven makkelijk maken om het onmiddellijk ook te beheren!

|BI Dashboards zorgen voor een efficiëntere dienstverlening en opstart naar CRM Light|

Dankzij een uitgebreide data en BI strategie, die de afgelopen 3 jaar werd geïmplementeerd, heeft de stad Roeselare een constant inzicht in de dienstverlening aan zijn burgers. Dit inzicht is niet beperkt tot één team maar focust net op de impact van de verschillende teams op elkaar waardoor er organisatie brede inzichten ontstaan in knelpunten of teams. Hierdoor is de organisatie en het beleid in staat om de dienstverlening permanent bij te sturen, doorlooptijden te verminderen, efficiëntie te verhogen, enz. op basis van objectieve informatie.
Voor deze doelstellingen werden er verschillende BI dashboards ontwikkeld waarbij iedereen, door middel van het self service principe, aan de slag kan met analyses en het zelfstandig verwerven van inzichten tot op het laagste detail niveau.De eerste fase van de data strategie was de realisatie van het master data management plan met de alom bekende doelstellingen van "one time entry" en "single version of the truth" en gekoppeld aan "de stad als één sevice organisatie".
Vandaag kunnen we dan ook met trots zeggen dat de stad een data gestuurde organisatie is ten dienste van de burger. We weten perfect hoe vragen doorheen onze organisatie stromen, welke doorlooptijden we hebben, hoe verschillende teams elkaar impacteren, hoe verschillende elementen zich tegenover elkaar verhouden, de verspreiding van de meldingen op het grondgebied, enz.
Dit project is een huzaren stukje door de dienst datamining, de projectleider van de service organisatie, analyse en alignment door de strategische cel, verschillende Cronos organisaties die de datastructuren mee hebben uitgetekend en Savaco die de Power BI inrichting op zich heeft genomen.

De groep Idea/Mondea heeft de fusie begeleid te Oudsbergen.
Een belangrijke werf voor een nieuwe gemeente is het dienstverleningsmodel. Hoe brengt het bestuur de producten van bv. vrije tijd of omgeving op een efficiënte en kwalitatieve manier naar de burger?
Werkend vanuit de IPDC (interbestuurlijke producten- en dienstcatalogus van Vlaanderen) werd een nieuwe PDC voor Oudsbergen uitgewerkt. Alle producten met achterliggende processen werden gekoppeld aan een kanalenstrategie.
Met medewerking van een sterk uitgebouwde ICT-dienst kunnen zij nu de volgende jaren groeien richting een digitale gemeente. Frank Truyts legt uit welke stappen er zijn gezet samen met en voor de organisatie.

Bekijk wat een "gemeente zonder gemeentehuis" betekent voor onze Platinum-partners

Gouden Bit Award: voor slimme lokale besturen, een prestigieuze prijs voor lokale overheden of administraties die dankzij slim ingezette IT het verschil maken voor hun klanten.
Gouden Byte: een award voor het project dat door een bundeling van krachten tot een gezamenlijke oplossing heeft geleid (intergemeentelijk of interbestuurlijk).