Inloggen Geen profiel? Registreer hier.

Manage IT 2020

Inschrijven
10/12/2020 09:30 — 10/12/2020 16:15

 

Dit jaar zal Manage IT online doorgaan. Ook dit jaar zorgen we voor een dag vol interessante uiteenzettingen. Het thema dit jaar is : "GEMEENTE ZONDER GEMEENTEHUIS". Omwille van de COVID19 zijn we allemaal in een stroomversnelling van digitalisering terecht gekomen. Ook de lokale besturen kwamen in aanraking met deze stroomversnelling. Door corona konden zij plots geen burgers meer ontvangen aan de loketten in de gemeentehuizen. Er moest dus worden gezocht naar alternatieven om hun diensten online te kunnen aanbieden aan de inwoners van hun gemeente / stad. De aanpak hiervan en ervaringen komen op het programma van Manage IT 2020 te staan.

 

De gemeente zonder gemeentehuis

“We leven niet in een tijdperk van verandering, maar in een verandering van tijdperk” schreef Jan Rotmans, of hoe een Nederlandse transitiedeskundige ons de ogen deed openen dat we nooit meer terugkeren naar hoe het vroeger was met onze samenleving en economie. Medio maart werden nog met loodgieterstang en verbandkist allerlei oplossingen opgezet om de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening te waarborgen in deze door COVID gecreëerde samenlevingskanteling. In geen tijd werd de operationele werking verplaatst naar thuiswerken en online raadsvergaderingen. Het werd een dagelijkse realiteit waarbij snelheid en gemak in de meeste gevallen leidend waren, vaak zelfs ten koste van governance, risicobeheersing en compliance.

Wat gebeurde was begrijpelijk, gezien de urgentie, maar in deze zijn de oefeningen rond risicobeoordeling nu ook aan de orde. Informatiebeheerders en -beveiligers moeten nu aan de slag zodat organisaties op verantwoorde wijze met informatie omgaan zonder toegevingen te doen aan de wendbaarheid en snelheid van de organisatie. Het is logisch dat alle inspanningen er in eerste instantie op gericht waren de beleids- en bedrijfsvoering door te laten gaan. Projecten en hun besluitvorming dulden geen uitstel en kunnen niet op de lange baan geschoven worden. We mogen niet tot stilstand komen louter en alleen omdat professionals, bestuurders en raadsleden elkaar minder tot niet fysiek kunnen ontmoeten. Maar het gaat in deze ook over managers die plotseling moeten sturen op output en inspanning en niet op “aanwezigheid”. Het vergt in alle opzichten een andere manier van werken en daar moet de organisatie zich op organiseren.

Het uitrollen van een compleet digitale bedrijfsvoering ging bij vele organisaties niet zonder slag of stoot, want de bittere realiteit is dat de overheid in essentie een analoge organisatie is. Natuurlijk, de informatie die gedeeld en geproduceerd wordt, is digitaal. We communiceren in veel gevallen digitaal en een groot aantal processen is geautomatiseerd. Maar dit wil niet meteen zeggen dat digitale bedrijfsvoering in de organisatie is geïncorporeerd.

Neem als voorbeeld de zoektocht naar online vergaderapplicaties, waarbij je voor een gemeenteraadsvergadering in een online omgeving verwacht dat toegang- en informatiebeveiliging goed zijn geregeld. Ook rond het inzichtelijk maken of data op servers wordt opgeslagen in België, binnen de EU of zelfs in de VS blijven vragen opduiken. Daar zitten immers nogal wat juridische haken en ogen aan. Inmiddels hebben alle leveranciers in korte tijd veel tekortkomingen weggewerkt, maar het blijft noodzakelijk om kritisch te kijken naar alles wat de online samenwerking, vergadering en besluitvorming met zich meebrengt.

Meer dan ooit dienen we ook de factor mens in dit verhaal te betrekken. Want je kan alles nog zo goed beveiligen, als je als medewerker een verkeerd scherm deelt met collega’s of externe partijen of een link naar een meeting naar de verkeerde persoon mailt, ga je de mist in. In iedere organisatie zijn er mensen die digitaal vaardig zijn en die heel snel met de nieuwe manier van werken uit de voeten kunnen, maar niet iedereen is digitaal onderlegd. Dit gaat verder dan moeiteloos schakelen tussen mobiel en laptop en handig zijn met de mute-knop tijdens online meetings. Het gaat ook over het veilig, duurzaam en verantwoord bewaren, bewerken en delen van informatie.

 

Digitale regieplatformen vervangen stilaan het gemeentehuis

Bij de inrichting van deze toekomstbestendige organisatie moet men zich vooral realiseren dat we niet meer terugkeren naar de oude, vertrouwde situatie. We zullen continu blijven veranderen. Je bent als publieke instelling noodgedwongen ook een “IT-organisatie” geworden, handel daar dan ook naar.

Een paspoort of reispas afhalen? Waarom heb je een natte handtekening nodig? Interacties en transacties met ketenpartners, burgers en bedrijven verlopen langs de digitale weg, waar mogelijk in hoge mate geautomatiseerd. Een heel groot deel van de bevolking verwacht dat het fysieke gemeentehuis in de toekomst niet meer bestaat en de dienstverlening online zal verlopen, net zoals ze dit bij banken stilaan gewoon zijn geworden.

De trend is dus dat overheidsorganisaties zich als een bank of als bol.com moeten gaan gedragen, met andere woorden als een regieplatform dat processen en informatie-uitwisseling faciliteert. In al dit technologische geweld is het essentieel dat je de mens, de medewerker, meeneemt in deze reis naar volledig digitale transformatie. Immers, verandering zorgt voor angst en onzekerheid. Dit zit in ons brein ingebakken. Je wilt voorkomen dat deze angst omslaat in apathie en stilstand.

Voor velen staat het immers al vast dat we niet meer terugkeren naar de oude situatie, dus je kunt maar beter voorbereid zijn op het nieuwe.

Doelgroep:

ICT-verantwoordelijken, diensthoofden, projectleiders, financieel directeuren, algemeen directeuren, schepenen, leden van het managementteam.

Programma
09u30 - 10u00

Ontvangst en registratie en opstarten van conversation starter

10u00 - 10u10

Verwelkoming

Eddy Van der Stock - Voorzitter

10u10 - 10u30

Kabinet Jambon

Een korte mededeling van Minister-President Jan Jambon.
Interview met adjunct-kabinetschef ICT en facilitair management; Jan Smedts. Hoe gaat de Vlaamse overheid: "het verbeteren van het eigen leven van de burger door ICT" uit de septemberverklaring van Vlaanderen realiseren?

10u30 - 10u50

Molenlanden (NL) heeft geen gemeentehuis

Jan Meijsen | Strategisch Informatieadviseur / CISO Gemeente Molenlanden

|“Met de wind van gisteren kan je niet zeilen”|

Inhoud van de presentatie gaat over hoe een (financiële) crisis leidde tot een brede innovatie van de gemeente en het sluiten van het gemeentehuis. Een proces waarin loslaten, omdenken, lef en ‘op je bek’ durven gaan een belangrijke rol spelen

10u50 - 11u00

Lancering aankoopportaal lokale besturen (BITP)

Maartje Dupont | V-ICT-OR & Veerle Lories | Projectleider Programma Innovatieve Overheidsopdrachten Vlaamse Overheid DEPARTEMENT ECONOMIE, WETENSCHAP & INNOVATIE

Het aankoopplatform waar V-ICT-OR vzw de afgelopen maanden aan werkte, krijgt stilaan vorm. De eerste versie van het platform wordt momenteel volop getest door medewerkers uit de lokale besturen en op ManageIT stellen we het dan ook graag aan jullie voor.
Met de lancering van Buy IT Public wil V-ICT-OR vzw de aankoop van hardware bij lokale besturen op een dynamische en vlotte manier laten verlopen. We ontwikkelden een website met de flexibiliteit van een ‘bol.com’, waar de wet op overheidsopdrachten gerespecteerd wordt. Hoe ga je hier als IT-medewerker mee aan de slag? Je somt voor jezelf enkele technische specificaties op. Je surft naar vlavirgem.be en klikt door naar de webshop BuyIT Public. Daar kan je op basis van jouw vereisten even rondkijken tot je het juiste product hebt gevonden. Er komt een lijst tevoorschijn met soortgelijke producten, gerangschikt op de voordeligste prijs én de kortste levertermijn. Je klikt jouw gewenste product(en) aan en schrijft een korte motivering als je niet voor het eerste product in de lijst zou kiezen. Vervolgens wordt er automatisch een gunningsverslag gegenereerd en wordt de bestelling naar de gekozen leverancier doorgestuurd.

11u00 - 11u15

PAUZE

Bekijk wat een "gemeente zonder gemeentehuis" betekent voor onze Platinum-partners

11u15 - 12u00

Vlaanderen (MBP, MDD, Economie)

door Siri Craen & Bruno Devrieze | Vlaamse Overheid en Dominik Ronse | Ingelmunster

| De digitale voordeur van de Vlaamse overheid. Wat is dat nu precies? Kom het te weten tijdens Manage IT 2020.|

Een gemeente zonder gemeentehuis heeft nood aan een digitale voordeur. Een voordeur voor al haar inwoners en bezoekers: of dat nu burgers of ondernemers zijn. Het ontwerp voor zo’n voordeur werd reeds gemaakt door de Vlaamse overheid, in de vorm van Mijn Burgerprofiel en het e-loketondernemers.be. Maar hoe zorg je er nu voor als lokaal bestuur dat dat ontwerp ook helemaal jouw eigen voordeur wordt? Dat leggen we uit in deze opeenvolgende sessies. LB365 koppelde componenten uit haar software-architectuur aan Mijn Burgerprofiel en het e-loketondernemers.be. Brasschaat toont hoe het werkt. En de post? Die verzend je voortaan digitaal. Dankzij de Magda-documentendienst geraakt jouw post in de juiste eBox. Burgers en ondernemers vinden die vervolgens vlot terug in hun Burgerprofiel en het e-loketondernemers.be.

12u00 - 12u20

Gedrag van grootste belang voor meer privacy en security - Boekvoorstelling ‘Privacy en gedragsverandering op de werkvloer’

Kurt Penninck | V-ICT-OR

Sinds het invoeren van de GDPR-wetgeving zijn heel wat organisaties actief bezig met het formeel op orde krijgen van informatieveiligheid en gegevensbescherming. Toch is dat niet voldoende om een meer veilige, privacybewuste organisatiecultuur te creëren die zich ook reflecteert in het handelen van de bestuursleden, managers en medewerkers. Daarvoor is een gerichte aanpak nodig, die allereerst begint met bewustwording en de juiste condities. Een privacybewuste werkplek bouw je tenslotte niet alleen met technische maatregelen. Ook de mens en zijn gedrag spelen hierin een wezenlijke rol.

12u20 - 12u30

Lancering e-learning

Louis Massage | V-ICT-OR

De lancering van het e-learning platform van V-ICT-OR, toegelicht door Louis Massagé

12u30 - 13u30

Lunchpauze

Bekijk wat een "gemeente zonder gemeentehuis" betekent voor onze Platinum-partners

13u30 - 13u40

Weetje van de dag...Mogen we nu in de cloud of hoe zit het nu?

Peter Berghmans | APD - GBA

Peter Berghmans is een autoriteit op vlak van informatieveiligheid en gegevensbescherming. Hij neemt een aantal belangrijke rollen op zich als CEO bij het Data Protection Institute, DPO het Collaboratief Zorgplatform Vlaanderen, lesgever bij de Thomas More hogeschool, en als lid van de Vlaamse Toezichtscommissie.

Onlangs hebben we hem al mogen verwelkomen op onze jaarlijkse Cyber and Information Security-dag.
Hij vertelde ons toen iets meer over het reeds afgelegde pad van de Gegevensbeschermingsautoriteit, de vooruitzichten van deze nationale autoriteit, maar ook over belangrijke rechtspraak in verband met gegevensbescherming die in dit verband genoemd moet worden. Recent is er een waarschuwing verschenen van de Vlaamse Toezichtscommissie rond het werken in de cloud en het gebruiken van de juiste beveiligingsmaatregelen hierbij.

Wat dit concreet betekent voor lokale besturen en hoe we nu en in de toekomst veilig in de cloud kunnen werken, dat maakt Peter Berghmans ons duidelijk op Manage IT.

13u40 - 14u00

Dilbeek werkt aan zijn digitaal Archief met Vlaanderen (DAV)

door Johan De Reu | lokaal bestuur Dilbeek en Quincy Oeyen | Het Facilitair Bedrijf

| Archiveren via DAV (Digitaal Archief Vlaanderen) |

Via het LB-365 project gaan gemeentes samenwerken en delen ze kennis. Het project streeft naar eenvoudige oplossingen die elk openbaar bestuur kan gebruiken. LB365 en Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) hebben de handen in elkaar geslagen om informatie zo eenvoudig mogelijk te kunnen archiveren. Quincy Oeyen (Het Facilitair Bedrijf, productmanager DAV) en Johan De Reu (lokaal bestuur Dilbeek) lichten toe hoe informatie uit het MS-dynamics platform van LB365-project gearchiveerd kan worden in het E-depot van DAV.

14u00 - 14u20

Klantgericht en efficiënt vrijetijdsportaal stad Mechelen

Steven Defoor | Algemeen coördinator lokaal cultuurbeleid

Stad Mechelen had een ticketingsysteem maar dit voldeed niet meer aan de huidige verwachtingen. Er waren performantieproblemen, het systeem was niet klantgericht genoeg door de vele workarounds en ontbrekende koppelingen. Bovendien was er een wildgroei aan werkprocessen. Na een grondig marktonderzoek werd er een hedendaags vrijetijdsportaal geïnstalleerd, werden processen efficiënter en gedigitaliseerd maar bovenal veel klantgerichter.

14u20 - 14u30

Weetje van de dag... Hoe maken wij het jullie makkelijker om jullie informatierisico te beheren?

door Beau Janssens | Het Facilitair Bedrijf

| Hoe maken wij het jullie makkelijker om jullie informatierisico te beheren? |
Het team informatieveiligheid geeft een korte insteek over wat je informatierisico kan zijn en hoe wij het je leven makkelijk maken om het onmiddellijk ook te beheren!

14u30 - 14u50

Stad Roeselare

Geert Sinnaeve | Directeur ICT Shared Services Groep Roeselare

|BI Dashboards zorgen voor een efficiëntere dienstverlening en opstart naar CRM Light|

Dankzij een uitgebreide data en BI strategie, die de afgelopen 3 jaar werd geïmplementeerd, heeft de stad Roeselare een constant inzicht in de dienstverlening aan zijn burgers. Dit inzicht is niet beperkt tot één team maar focust net op de impact van de verschillende teams op elkaar waardoor er organisatie brede inzichten ontstaan in knelpunten of teams. Hierdoor is de organisatie en het beleid in staat om de dienstverlening permanent bij te sturen, doorlooptijden te verminderen, efficiëntie te verhogen, enz. op basis van objectieve informatie.
Voor deze doelstellingen werden er verschillende BI dashboards ontwikkeld waarbij iedereen, door middel van het self service principe, aan de slag kan met analyses en het zelfstandig verwerven van inzichten tot op het laagste detail niveau.De eerste fase van de data strategie was de realisatie van het master data management plan met de alom bekende doelstellingen van "one time entry" en "single version of the truth" en gekoppeld aan "de stad als één sevice organisatie".
Vandaag kunnen we dan ook met trots zeggen dat de stad een data gestuurde organisatie is ten dienste van de burger. We weten perfect hoe vragen doorheen onze organisatie stromen, welke doorlooptijden we hebben, hoe verschillende teams elkaar impacteren, hoe verschillende elementen zich tegenover elkaar verhouden, de verspreiding van de meldingen op het grondgebied, enz.
Dit project is een huzaren stukje door de dienst datamining, de projectleider van de service organisatie, analyse en alignment door de strategische cel, verschillende Cronos organisaties die de datastructuren mee hebben uitgetekend en Savaco die de Power BI inrichting op zich heeft genomen.

14u50 - 15u00

Wist je dat … change een van de belangrijkste factoren is om IT-projecten tot een goed einde te brengen?

Frank Truyts | Mon-dea

De groep Idea/Mondea heeft de fusie begeleid te Oudsbergen.
Een belangrijke werf voor een nieuwe gemeente is het dienstverleningsmodel. Hoe brengt het bestuur de producten van bv. vrije tijd of omgeving op een efficiënte en kwalitatieve manier naar de burger?
Werkend vanuit de IPDC (interbestuurlijke producten- en dienstcatalogus van Vlaanderen) werd een nieuwe PDC voor Oudsbergen uitgewerkt. Alle producten met achterliggende processen werden gekoppeld aan een kanalenstrategie.
Met medewerking van een sterk uitgebouwde ICT-dienst kunnen zij nu de volgende jaren groeien richting een digitale gemeente. Frank Truyts legt uit welke stappen er zijn gezet samen met en voor de organisatie.

15u00 - 15u15

PAUZE

Bekijk wat een "gemeente zonder gemeentehuis" betekent voor onze Platinum-partners

15u15 - 15u20

Bart Somers

15u20 - 16u00

Uitreiking Gouden Bit en Gouden Byte

Gouden Bit Award: voor slimme lokale besturen, een prestigieuze prijs voor lokale overheden of administraties die dankzij slim ingezette IT het verschil maken voor hun klanten.
Gouden Byte: een award voor het project dat door een bundeling van krachten tot een gezamenlijke oplossing heeft geleid (intergemeentelijk of interbestuurlijk).

16u00 - 16u15

Slotwoord

Organisator

V-ICT-OR vzw

marcom@v-ict-or.be

Locatie
ONLINE EDITIE

ONLINE
Deelnemen

Toegangsprijs

Prijzen zijn exclusief BTW voor niet-leden, en vrijgesteld van BTW voor effectieve leden.

Prijsgroep Prijs
Effectief Lid V-ICT-OR € 125
Effectief Lid V-ICT-OR (Vlaamse overheid) € 125
Erelid € 125
Bedrijfslid € 195
Non-profit € 195
Standaard € 380

Inschrijven