Informatiebeheer bij lokale besturen - Pilootgemeenten gezocht

12/09/2012     Algemeen nieuws         3293     0

De uitbouw van e-government en het toenemend gebruik van ICT-toepassingen leveren niet altijd de voorspelde efficiëntiewinst voor lokale besturen. Een slecht beheer van de (elektronische) gegevens is een van de struikelblokken. Hogeschool Gent wil samen met de I-scanpartners een tool ontwikkelen die lokale besturen in staat stelt een aangepast informatiebeheer uit te werken en is op zoek naar pilootgemeenten.

In gemeente X zijn er tien verschillende adressenbestanden van bedrijven. Bij één dienst is het bestand gekoppeld aan de Kruispuntbank ondernemingen. Een andere dienst haalt zijn gegevens via een commercieel bedrijf. De contactgegevens van de adviesraden worden per dienst bijgehouden in gemeente Y. Een eenvoudige adreswijziging van een gemeenteraadslid dat in verschillende adviesraden zetelt vraagt daarom veel meer tijd.  Gemeente Z investeert voortdurend in meer en meer opslagruimte om de toevloed aan digitale documenten bij te houden. Het digitale archief is het equivalent van een grote zolder volgestouwd met dozen ongesorteerd papier.

Deze voorbeelden zullen in veel gemeenten herkenbaar zijn. De mogelijkheden om gegevens uit te wisselen tussen de verschillende diensten van de gemeente en centraal te beheren, groeien nog steeds. Bovendien ontstaan er steeds meer interbestuurlijke gegevensbronnen zoals het CRAB, (v)KBO of het Rijksregister waarvan de gemeente al dan niet verplicht gebruik maakt. In de praktijk houden  veel medewerkers en/of diensten vast aan hun eigen “lijstjes” met adres- of andere gegevens. Die praktijk zorgt voor veel dubbele gegevens waardoor ook de foutenlast en onderhoudskosten stijgen.

Ook het beheer van digitale documenten stelt de lokale besturen voor uitdagingen. In het I-scan onderzoek stelden we al vast dat er dikwijls een gebrek aan afspraken is rond het beheer van digitale documenten. Veel dossiers en informatie zitten opgesloten in de persoonlijke mappen of het e-mailarchief van medewerkers. Het gebruik van netwerkschijven wordt niet verplicht of er ontbreken afspraken rond de manier waarop documenten worden opgeslagen. De hoeveelheid data die wordt opgeslagen stijgt. Dat brengt ook steeds meer kosten met zich mee. Tegelijk wordt het moeilijker om informatie op te zoeken of een bruikbaar archief op te bouwen.

In verschillende lokale besturen zet men in op de uitbouw van centrale adresbestanden of op een  zogenaamde mid office die verschillende gemeentelijke toepassingen aan elkaar moet koppelen. De implementatie van deze oplossingen botst op verschillende drempels: de bestaande software laat niet altijd toe om gegevens uit te wisselen, er is geen standaard formaat voor uitwisseling van gegevens met interbestuurlijke authentieke bronnen, gebruikers zijn moeilijk te overtuigen om hun eigen ‘lijstjes’ op te geven, enz.  Het gaat meestal ook over ingrijpende projecten waarvan de onmiddellijke meerwaarde niet altijd even zichtbaar is.

Hogeschool Gent werkt aan de ontwikkeling van een tool die het lokale besturen makkelijker moet maken om zicht te krijgen op hun informatiebeheer en hen in staat stelt om een aangepaste acties te ontwikkelen. Onze aanpak neemt de dagelijkse praktijk in de gemeentelijke organisatie als uitgangspunt. De onderzoekers bekijken samen met verschillende medewerkers uit het lokale bestuur hoe zij in hun dagelijks werk omgaan met gegevens. Maken ze gebruik van centraal beheerde gegevensbronnen, hoe worden hun digitale documenten en dossiers georganiseerd, welke verwachtingen hebben ze op vlak van informatiebeheer. Deze vaststellingen worden besproken in een focusgroep om zo op een gestructureerde manier zicht te krijgen op de noden en mogelijkheden binnen het lokale bestuur. Het doel is om kritisch te bekijken hoe de werking van het bestuur kan verbeterd worden door de aanpassing van het informatiebeheer. Daarbij gaan we niet uit van het adagium dat alles moet gecentraliseerd of gekoppeld worden. We willen net voorstellen ontwikkelen die aangepast zijn aan de noden en mogelijkheden van de betrokken gemeente.

Pilootgemeenten gezocht

De Hogeschool Gent zoekt twee lokale besturen die in het najaar willen meewerken aan de testfase bij de ontwikkeling van deze ondersteuningstool. Samen met de gemeente selecteren we de medewerkers uit verschillende delen van de organisatie om mee te werken aan het onderzoek. We verwachten medewerking bij twee activiteiten. Ten eerste tonen 6 tot 8 medewerkers aan de onderzoekers hoe ze dagelijks met informatiebeheer omgaan. We voorzien daarvoor maximaal 1,5 uur per medewerker. Ten tweede bespreekt een focusgroep gedurende een halve dag de bevindingen. De Hogeschool streeft naar een verslag met concrete suggesties en voorstellen waarmee het lokale bestuur meteen aan de slag kan. Heb je interesse, neem dan contact op met Hogeschool Gent, Pieter Sellenslagh of An Decorte via iscan@hogent.be of 0476 89 14 22

Deel deze post:

Reacties (0)

Een reactie toevoegen:

Log in om een reactie te plaatsen, of klik hier om u te registreren!