Zoektocht naar automatisering
Onze steden, gemeenten en OCMW’ s investeren flink in automatisering, informatiemanagement en ICT. Dat de resultaten daarvan niet altijd evenredig zijn met de gewenste doelstellingen of investering is ons gekend. Hoe je het ook draait of keert, de automatisering van de lokale overheden dient herdacht. De van oudsher opgezette silo gebaseerde automatisering is nefast voor een toekomstgerichte efficiënte dienstverlening aan de klant, de burger. De informatiesystemen zijn versnipperd, niet gestandaardiseerd en beperkt in hun geïntegreerd gebruik. We zijn niet klaar om doelgericht beleid te voeren in een moderne informatiemaatschappij. De klassieke markt volgt niet altijd de koplopers – de innoverende lokale overheden – men zoekt dan op eigen houtje naar vernieuwende marktspelers waarvan de oplossingen niet altijd één op één afgestemd zijn op de lokale overheidsmarkt. Nieuwe marktspelers trachten de gemonopoliseerde markt te benaderen vanuit hun verfrissend denkbeeld en moedigen klanten aan mee te denken aan hun toekomstbeeld voor een “herbronning” van die lokale overheid.
Zo’n verandering start - vanuit het ambtelijke en politieke kader - samen met de innoverende marktspeler, met luid aangekondigde vernieuwingstrajecten – onder de term “pilootprojecten” – maar draaien niet zelden op een sisser uit. De één op één relatie tussen de piloterende klant en leverancier en het collectief mislopen van die pogingen tot innoveren werken ontmoedigend.
Het mislukken van zo’n ICT projecten belandt zelden in de media – zoals bij de centrale overheden – maar ze zijn op z’n minst een even grote verspilling van tijd en belastinggeld. Men zet de projecten stop en de lokale overheid noch de innoverende marktspeler varen er wel bij. Marktspelers verliezen hun vertrouwen in de markt en de vooruitstrevende maar misnoegde besturen belanden opnieuw in het peloton en nemen een afwachtende houding aan bij het vervolg van hun automatiseringstraject.
Ook in het bedrijfsleven mislukken ICT implementaties. Feit blijft dat lokale overheden het gevoel hebben permanent in een “verbouwing” van het gemeentehuis te zitten. Aangepaste regelgeving, bevoegdheden en verantwoordelijkheden verschuiven in hun richting (decentralisatie), een vernieuwend beleid met andere vragen, … en ondertussen eroderen de inzetbare middelen steeds in een alsmaar hoger eis naar efficiëntie.
De invoering van de Beleids- en Beheercyclus bijvoorbeeld, overlaadt de softwaremarkt - en niet in het minst de lokale besturen - met een wijzigingsgolf binnen hun manier van werken en registreren en bijgevolg in hun geautomatiseerde systemen. Besturen kunnen deze renovatie met moeite aan en de overbevraagde software integratoren bieden slechts met mondjesmaat ondersteuning.
Eén van de grootste frustraties daarbij vormen de vaak onvoldoende geteste systemen die men lost op een productieomgeving tegen alle regels van het “automatiseringsspel” in en met alle gevolgen van dien.
Nieuwbouw?
Wat als we heel wat van deze pijnpunten zouden kunnen vermijden dankzij een uitgebouwde gecentraliseerde en gestandaardiseerde aanpak?
Zo moet het mogelijk zijn om een gestandaardiseerd data- en procesmodel op te zetten vanuit alle best practices.
Wat als we in plaats van 308 verbouwingswerken nu eens één nieuwbouw creëren met de blauwdruk van een gemeente van en voor de toekomst. Uitgewerkt vanuit een “virtuele” omgeving als een soort proeftuin voor de productieomgevingen die we niet permanent kunnen stilleggen om dit soort werk te doen. Laat ons met andere woorden een nieuwe – 309de – VLAamse VIRtuele GEMeente (en OCMW) bouwen.
In dit “nieuwe dorp” met gestandaardiseerd model (data en processen) wordt het mogelijk om allerlei innoverende infrastructuur, technologieën en applicaties uit te testen in de proeftuin. Doorstaan de leveranciers deze “testomgeving” dan ontvangen de oplossingen een “proven by” label waardoor latere afnemers (lokale overheden) zeker zijn van de werking binnen hun omgeving.
Maar ook in deze omgeving moeten we realistisch zijn en migratietrajecten en processen voorzien. Zo kunnen besturen in een evolutieve beweging naar de nieuwe norm voor het gemeentebestuur van de toekomst groeien.
We onderscheiden in dit concept vijf lagen:
- Netwerktopologie – connectiviteit
- Infrastructuur – hardware
- Datalaag – datawarehouse – informatiemanagement
- Proceslaag – business intelligence
- Applicatieve laag (horizontaal – verticaal)
De overheden (lokaal, Vlaams en federaal) focussen zich hierbij vooral op laag 3 en 4. Het creëren van een collectief generisch datamodel als lokale authentieke gegevensbron – al of niet in een kruispuntfunctie – met daarboven de zoektocht van het generisch karakter in de procesflow, biedt een potentieel voor een intergemeentelijk model (al of niet in gehoste vorm). De uitspraak: “Waarom kwam BBC er niet met een centraal opgelegd proceshandboek en de vereiste software?” is op basis van onderliggend concept nog zo gek niet.
De te maken beweging kan de “gemeente van de toekomst” ook naar een cloud omgeving leiden. Besturen hoeven dan niet meer wakker te liggen van hun eigen – op eilandenpolitiek gebaseerde – automatiseringsbeweging. Dit zorgt dan vanzelf voor reductie en bundeling van talloze investeringen.
De andere 3 lagen (netwerk, infrastructuur en applicaties) krijgen vooral een inventarisatievorm van mogelijke oplossingen, kaderovereenkomsten en best practices. Het kan niet de bedoeling zijn dat in deze tijden van schaarste, lokale overheden zelf hun marktprospecties op individuele basis moeten voeren.
“Kissinger Ronde”
V-ICT-OR, de Vlaamse ICT Organisatie wil via diverse kanalen in deze fase de bereidheid en haalbaarheid van zo’n proeftuinconcept aftoetsen. We nemen hierbij graag de ervaring van het opzetten van privaat publieke samenwerkingsverbanden met ons mee.
De komende periode willen we daarom in een “Kissinger ronde” en alle geïnteresseerden ten volle over onze plannen informeren.
Bekijk het artikel ook op de website van de VVOS Vereniging van de Vlaamse OCMW-secretarissen