Administratieve vereenvoudiging in de uitvaartsector

17/01/2014     Algemeen nieuws, Midoffice en OSLO         3922     0

In Vlaanderen overlijden jaarlijks ongeveer 60.000 mensen. In de dagen die volgen, ontwikkelt zich echter een complex administratief proces, dat voor verschillende partijen veel manuele maar ook fysieke handelingen impliceert. Dat proces is bovendien nog ingewikkelder wanneer er voor een crematie geopteerd wordt. We zijn er daarom van overtuigd dat op dit gebied belangrijke stappen naar administratieve vereenvoudiging kunnen gezet worden en dat we op termijn moeten streven naar een digitale aangifte van een overlijden.

De crematie heeft een belangrijke plaats ingenomen in de uitvaartsector. Immers, in 62% van alle overlijdens in Vlaanderen kiest de overledene of zijn nabestaanden voor een crematie. Jaarlijks worden er bijgevolg in de 9 Vlaamse crematoria ongeveer 37.000 crematies uitgevoerd. In even veel gevallen moeten de gemeentebesturen dan niet alleen de overlijdensakte opmaken, maar ook een tweede geneesheer aanstellen om de doodsoorzaak te verifiëren en een attest tot crematie afleveren.

Hoe verloopt een uitvaart met crematie concreet? De uitvaartondernemer, die door de nabestaanden is aangesteld om de uitvaart te organiseren, zal vrij snel een crematorium contacteren om een tijdstip voor de crematie te reserveren. Hiervoor heeft hij een eerste keer alle gegevens van de overledene moeten doorgeven aan de diensten van het crematorium. Vervolgens begeeft hij zich met de identiteitsdocumenten van de overledene naar het gemeentehuis om daar de aangifte van overlijden in te dienen. Opnieuw moeten daar dezelfde gegevens verwerkt worden. Als de familie ook nog een concessie overweegt op de gemeentelijke begraafplaats, dan zal de begrafenisondernemer vaak naar een andere dienst moeten voor de aankoop van de concessie, alsook naar de financiële dienst voor de betaling ervan. Telkens zal hij opnieuw de gegevens van de overledene hebben moeten doorgeven aan de betrokken ambtenaren. De ambtenaar van de burgerlijke stand zal ook de uiterste wilsbeschikking, zo die geregistreerd is, controleren en een tweede geneesheer aanstellen om de juiste doodsoorzaak te bevestigen. Indien het niet om een verdacht overlijden handelt, zal de gemeente een attest tot vervoer (hoewel decretaal niet meer verplicht) en een toelating tot crematie afleveren.

Enkele dagen later, de overledene wordt ondertussen meestal opgebaard in een mortuarium of het funerarium van de uitvaartondernemer, wordt de kist naar het crematorium gebracht. Het attest tot crematie moet voorafgaand aan de crematie aan het crematorium worden afgegeven alvorens de crematie kan worden uitgevoerd. Na de crematie verhuist de asurne in de meeste gevallen naar een begraafplaats, waar ook het attest tot vervoer wordt afgegeven.

Het is duidelijk dat met deze werkwijze vele knelpunten ontstaan, zoals de verschillende manuele verrichtingen, het dubbel invoeren van dezelfde gegevens, een hoge foutenlast, mogelijk verlies van documenten en de laattijdige afgifte van documenten. In een digitale wereld moeten we dit efficiënter kunnen organiseren. Daarom hebben de Vlaamse openbare crematoria met de steun van V-ICT-OR en CORVE de verschillende IT-dienstenleveranciers rond de tafel gebracht. Ook een praktisch voorbeeld van het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) bracht veel verheldering. Om de gegevens éénduidig te kunnen doorgeven op een gestructureerde wijze wensen we in dit project gebruik te maken van Open Standaarden voor Lokale Overheden, OSLO.

Op lange termijn willen alle partijen werk maken van een digitale aangifte van het overlijden met een werkwijze die toegankelijk is voor gemeenten, begraafplaatsen, uitvaartondernemers en crematoria. Eenzelfde idee werd reeds ontwikkeld voor de aangifte van geboorten (e-birth) zodat ook het einde van het leven op een gelijkaardige wijze moet georganiseerd kunnen worden. Ondertussen moet het op korte termijn mogelijk zijn dat de decretaal vereiste attesten en documenten al elektronisch worden uitgewisseld tussen de betrokken partijen. Alle betrokken partijen zullen daartoe in het voorjaar een concreet actieplan uitwerken.

De voordelen zijn legio: administratieve vereenvoudiging, snellere aflevering van documenten, tijdwinst voor uitvaartondernemers, een lager foutenpercentage en een grotere beschikbaarheid van de gemeentelijke dienstverlening!

Kortom, een voorbeeld van een geslaagde samenwerking die tot mooie resultaten kan leiden!

Lees ook het artikel in Datanews

 

Overleg Vlaamse openbare crematoria, V-ICT-OR, CORVE, Stad en Digipolis Gent en verschillende IT-dienstenleveranciers (CIPAL, CEVI, Remmicom en Schaubroeck).

 

Deel deze post:

Reacties (0)

Een reactie toevoegen:

Log in om een reactie te plaatsen, of klik hier om u te registreren!