Gemeenten Radicaal Digitaal? - let's get digital!

27/07/2015     Algemeen nieuws     Eddy Van der Stock     1832     0

Ook voor gemeenten is het tijd om Radicaal Digitaal te gaan werken …

De Vlaamse overheid wil Radicaal Digitaal worden, een ambitie uit het regeerakkoord 2014-2019. Tegen 2020 alle interacties met de overheid digitaal én een verregaande vereenvoudiging en digitalisering van de werking van de overheid, zijn twee van de concrete doelstellingen die aan deze ambitie vorm moeten geven. De goedkeuring van de Vlaamse Regering op 27 maart van de conceptnota ‘Vlaanderen Radicaal Digitaal’ gaf het startsein.

Maar ook gemeenten staan voor een periode van “radicale digitalisering”, vooral teweeggebracht door de kracht van en de behoefte aan informatie binnen onze dienstverleningsprocessen. Informatie is zowat overal te vinden in de besturen, gaande van gecompliceerde databanken die bovenliggende softwareapplicaties van informatie voorzien, over Excel en Word documenten tot en met de papieren stukken die nog steeds in gebruik zijn. Ze stroomt als een onuitputbare waterval doorheen onze dienstverlening naar de burger toe. Het is een uitdaging voor een moderne gemeente om deze informatie zodanig met elkaar te verbinden zodat deze bruikbare loket- en beleidsinformatie gegenereerd kan worden ten dienste van de klant – de burger.

De kracht van informatie

Informatie is de grondstof – de basislaag - van een goed functionerende radicaal digitale overheid. Het hebben en ter beschikking kunne stellen van de juiste informatie op het juiste moment is van essentieel belang voor het maken van adequaat beleid en een effectieve uitvoering. Enkele recente interviews met Nederlandse gemeentesecretarissen ([ii]) leggen in Nederland de vinger andermaal op de wonde. Marcel Meijs, gemeentesecretaris van Enschede, verwoordt als volgt: “Door informatie en geautomatiseerde systemen kunnen wij onze professionals de ruimte geven om dingen te doen waarvan zij denken dat het goed is. Voor mijn functie is informatie het stuur en een gemeente is een complexe, informatieverwerkende organisatie.” Zijn collega Jan van Ginkel, gemeentesecretaris van Schiedam, heeft het over een duidelijk verband tussen de informatiesamenleving die steeds meer informatie genereert, de netwerksamenleving waarin alles met elkaar is verbonden en de participatiesamenleving waarin burgers zelf het initiatief nemen. “Deze drie samen zijn wat mij betreft een magische driehoek, in positieve zin.” – bevestigde hij.

Maar de manier waarop met informatie en de daarbij horende stromen wordt omgegaan is bedroevend. Uit een studie van de Vlaamse overheid leren we dat interbestuurlijke processen worden opgezet zonder met het resultaat aan de slag te gaan. Dat informatiestromen – die tijd en menskracht vergen – eindigen op een stapel waar niks mee gebeurd. Deze schrikbarende werkwijze werd aangevuld met een inventarisering door de gemeente Aalter waarbij men heeft vastgesteld dat de lokale overheid maar liefst 109 verschillende portalen aanbiedt met elk hun eigen werkwijze en aanmeldingsprocedures. Studiemateriaal ontbreekt ons om na te gaan op welke manier het er in de lokale besturen zelf aan toe gaat maar dagelijkse praktijken wijzen uit dat een optimalisatie van het kader waarin we werken aan vernieuwing toe is.

Informatie moet uit de systemen en moeten informatiesystemen worden …

Niemand kan het de geschiedenis van het automatiseren kwalijk nemen dat de geautomatiseerde oplossingen geïsoleerde datacontainers hebben voortgebracht. De toekomst zal het ons echter kwalijk nemen als we er  nu niets aan doen. De lokale besturen blijven gemiddeld gezien – een paar innovatieve in de uitzondering - automatiseren aan de snelheid die hun vertrouwde partners – vaak intercommunales – hun voortbrengt. Nieuwe oplossingen botsen aan tegen ingesloten datasystemen die geen enkele openheid of standaard respecteren en de beweging van gesloten toepassingen naar open systemen gaat te traag.

Besturen hebben noch de tijd noch de centen om de investeringen te maken die de “paradigma shift” van verticale naar horizontale informatieketens vereist. Nochtans duwen de beperkte budgettaire ruimte en de schaalgrootte van de lokale besturen de kleine en middelgrote besturen naar meer transparante en normatieve werkwijze en bij uitbreiding naar meer intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. 80% van de Vlaamse gemeenten blijven immers minder dan 25.000 inwoners hebben en een investering van een modern ondersteuningsapparaat – met ondermeer ICT – is in deze onverantwoord bestuur.

Maar zelfs intergemeentelijke samenwerking wordt bemoeilijkt omdat onze databanken met informatie en de verwerkingsprocessen niet voldoende op elkaar afgestemd zijn. Een aantal aspecten zoals onze informatie, processen en veiligheid, verdienen daarom de volle aandacht en staan los van de uiteindelijke oplossingen in de software. We moeten de aanpak uit het verleden grondig durven herdenken in een modern kader en de focus moet weg van de toepassingen – de “pakketten”. Onze Informatie moet uit de systemen en moeten informatiesystemen worden vooraleer er nieuwe stromen mee op te zetten.

Het verbouwen van het verticaal verkokerde paradigma kost enorm veel tijd en middelen, en leidt vaak tot ontevredenheid na het zoveelste mislukte en/of duurbetaalde ICT project. De Elias commissie uit Nederland trok conclusies hierbij die recht evenredig naar de Vlaamse lokale besturen kunnen getrokken worden. Het moet anders willen we de ambitieuze “eindmeet 2020” samen behalen.

Living Lab – de Vlaamse Virtuele Gemeente

We kunnen, zonder dat we de dienstverleningsprocessen naar de klant toe stilleggen omdat we “het huis” aan het verbouwen zijn, een transitietraject opzetten dat ons in staat moet stellen om van A naar B te bewegen.

Sinds 2013 werd de idee van een competentiecentrum en proeftuinomgeving onder de naam VlaVirGem gelanceerd – de Vlaamse Virtuele Gemeente – de 309de gemeente waar we in staat zijn de blauwdruk van een digitaal gemeentehuis opnieuw te tekenen zonder aan koterijverbouwing te gaan doen. Enkele kleinere projecten met heel wat impact kenden in dit concept hun ontwerp. Zo heeft OSLO – de open standaard voor lokale overheden – de standaardisatie van de kernentiteiten (persoon, onderneming en localisatie) van onze informatiestromen vastgelegd. Een oefening die stapsgewijs dient uitgebreid te worden met andere kernentiteiten en die de verrijking van de informatie op een interbestuurlijke manier heeft vastgelegd, tot en met het lokale niveau. Een kleine stap in het project die een enorme stap richting “informatiesystemen” heeft gezet.

Maar de Vlaamse Virtuele Gemeente kan veel meer zijn dan dit. Als Living Lab kan het de lokale besturen ondersteunen bij hun weg naar 2020, om samen met de Vlaamse Overheid de doelstelling van een radicaal digitaal Vlaanderen te behalen. Door in te zetten op een doorgedreven informatie en -veiligheidsbeleid en beheer, maar ook op de digitale dienstverleningsprocessen, bespaart het de lokale besturen heel wat trial en error trajecten zoals we die in het verleden te vaak hebben gekend. Door binnen deze virtuele gemeente alle oplossingen aan het licht te houden vooraleer we ze op de lokale besturen loslaten creëert men een omgeving waar men de regelgeving kan toetsen aan toepasbaarheid binnen de werkomgeving zodat niet elke vernieuwingsbeweging - zoals BBC - een tweede of derde golf dienen te krijgen vooraleer deze adequaat is.

Overheidsorganisaties moeten afstappen van de traditionele watervalaanpak, om te voorkomen dat de wet- en regelgeving al meerdere keren is veranderd voordat deze goed en wel is ingebed in de organisatie, processen en systemen. VlaVirGem moet dus in staat zijn bestaande bouwstenen, componenten en oplossingen die zonder gecentraliseerde coördinatie moeilijk terug te vinden zijn te dissemineren en te adopteren binnen de besturen zodat de lokale besturen hun effectiviteit en efficiëntie collectief stijgt. Bovendien kan men zo een innovatietraject opzetten met nieuwe open en gestandaardiseerde oplossingen. Het kan 308 Vlaamse steden, gemeenten en OCMW’s begeleiden in hun adoptie van het “evidente minimum”, binnen de domeinen informatiebeleid en –beheer, informatieveiligheidsbeleid en –beheer en processen. Stapsgewijs kan de getoetste werking vanuit de living lab transformeren naar de besturen zelf.

Van “inline” naar “online” tot “no-line” … de burger centraal!

Terwijl de eerste moeizame stappen naar een elektronische overheid zijn gezet blijft de bereikbaarheid van onze informatie een pijnpunt. De maatschappij verandert in een snel tempo en of we nu willen of niet de (lokale) overheid moet daarin mee. Dat betekent anders maar vooral scherpzinniger gaan werken, waarin de rol van burgers en bedrijven steeds prominenter wordt.

Er worden degelijke stappen gezet maar het proces gaat eenvoudigweg te traag. Burgers en bedrijven verwachten dat de overheid nu haar informatie op orde krijgt, online beschikbaar maakt, gemakkelijk te vinden en te begrijpen, en tegen lage of geen kosten (open data).

Ouders staan anno 2015 nog in de lijn bij de inschrijvingen voor scholen, inschrijvingssystemen voor sport- en jeugdkampen falen nog al te vaak, en dit terwijl de verwachtingen reeds “mobile” liggen. Overheden hebben dus alle redenen om aan deze verwachtingen te voldoen door slim te investeren in de digitale transformatie. Ondanks de geboekte vooruitgang zijn de meeste overheidsinstanties nog ver van het optimaal gebruik van de digitalisering. Nu de tweede horde naar een elektronische overheid wordt genomen wacht ons die van de digitale overheid.

De weg naar een radicaal digitaal Vlaanderen is een collectieve weg en kan door geen enkele overheidslaag geïsoleerd worden gezien. We moeten vooral de lokale besturen mee hebben, door hen collectief op hetzelfde niveau te brengen en ons te laten verbazen van hun eigen creatieve en innovatieve inbreng tijdens de interbestuurlijke wandeling naar 2020.

[persoonlijk opiniestuk: Eddy Van der Stock]

 

 

Deel deze post:

Reacties (0)

Een reactie toevoegen:

Log in om een reactie te plaatsen, of klik hier om u te registreren!