Midoffice of eigenlijk generieke functies?
De midoffice is nog een veel gebruikt woord binnen lokale besturen. Het wordt vooral gebruikt om de middenlaag aan te duiden waar we een aantal generieke functies opvangen, die enerzijds uit de verkokerde backoffice ontwikkelingen in de diensten/afdelingen met closed data komen en anderzijds om de integrale dienstverlening in een frontoffice te kunnen voeden.
Waar het voor de lokale besturen vooral omgaat zijn de functies die in een midoffice worden opgepakt.
Daarbij staan voorop de uitgangspunten die nagenoeg ieder bestuur kent. Optimale efficiënte dienstverlening met de burger en bedrijf centraal, geen dubbele uitvraag, enz.
Wat van belang is, is dat wij onderkennen dat wij in het lokaal bestuur op details verschillen maar niet op hoofdlijnen. Dus moeten we ons realiseren dat we op het niveau van data en processen niet steeds opnieuw alles gaan uitvinden. Maar ook dat wij met 20% van onze data al meer dan 80% impact hebben op onze dienstverlening. Zorg dat burgers(RR), bedrijven(KBO), contacten(CRM), lokalisatie(CRAB/GRB) op orde zijn en de eerste winst is daar. Regel daarbij dat u een kennisbank met alle informatie die u verstrekt aan burgers en bedrijven en die uw procesgang weergeven (CMS, WFM) en u maakt als bestuur zeer grote stappen in uw dienstverlening en in de sanering van uw backoffice met zijn legacy systemen.
Op basis van deze filosofie is ook het VlaVirGem concept uitgewerkt en de getuigenis van een groot aantal besturen laat zien dat zij de juiste weg ook hebben gevonden.
Om de basis op orde te krijgen zet de stad in de eerste stap in op koppelingen met authentieke bronnen. De afspraken daaromtrent staan voor iedereen ter beschikking. Er zijn koppelingen voorzien met het rijksregister, CRAB en VKBO. Later worden ook nog andere bronnen gekoppeld, zoals bv. de verkeersbordendatabank. Op vlak van informatieveiligheid kan je als lokaal bestuur data raadplegen op basis van een generieke machtiging.
Een tweede aandachtspunt in Eeklo is Master Data Management. Dit is de discipline om essentiële master data op 1 centrale plaats te beheren. Het is een belangrijk onderdeel van de mid-office filosofie. Vanuit deze visie legt de stad de link naar Enterprise Architectuur. Dit past binnen de ideeën van organisatorische wendbaarheid, anticiperen en flexibel mee bewegen en veranderingsmanagement.
Belangrijke boodschap die de stad ten slotte meegeeft is: gebruik wat er al is en beperk het speelveld!