Via het project Digitaal Archief Vlaanderen onderzoekt de Vlaamse Overheid hoe er een gemeenschappelijke dienstverlening voor digitale archivering kan worden uitgebouwd in Vlaanderen.
Digitaal Archief Vlaanderen heeft 4 doelstellingen:
- de complexiteit van digitale archivering grotendeels wegnemen bij de instanties;
- een langetermijnoplossing bieden voor langetermijnproblemen;
- de digitale overheidsinformatie valoriseren;
- een betrouwbare bouwsteen realiseren voor een digitale overheidswerking.
Met dit project mikt de Vlaamse Regering de eerstkomende 5 jaar op volgende zorgdragers (zoals bedoeld in het Archiefdecreet) als doelgroepen:
- departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid;
- gemeenten;
- OCMW's;
- provincies;
- diensten van het Vlaams Parlement;
- administratieve rechtscolleges.
Het Digitaal Archief Vlaanderen kwam ook ter sprake op de bijeenkomst e-government eergisteren (op 27 juni). Ook V-ICT-OR was van de partij. Tijdens de bijeenkomst vertelde Geert Mareels (projectleider Digitaal Archief) dat het opzet van het digitaal archief waarschijnlijk op 6 juli als nota op de regeringsagenda komt te staan. In die beslissing geeft de regering meteen groen licht voor het opstarten van de aanbesteding. Tijdens de e-government bijeenkomst werd de huidige stand van zaken overlopen rond het digitaal archief.
De software waarmee het digitaal archief toegankelijk wordt zal een SaaS-oplossing zijn (Software as a Service). De toegang tot die oplossing zal via ACM/IDM verlopen, omdat dit de heersende access control is in Vlaanderen. De oplossing zelf moet gebruiksvriendelijk zijn, zodat gemeentes zo weinig mogelijk (of zelfs geen) tussenpersonen moeten aanspreken om met de software te werken. Ook is het de bedoeling om de oplossing betaalbaar te houden voor gemeentes. De startprijs van de archiveringsoplossing wordt nu geraamd op € 10.000 (excl. BTW) per jaar en dekt een storage van zo’n 5 terabyte (grote gebruikers betalen voor meer opslag). Als bepaalde zaken automatisch moeten worden gearchiveerd, dan zal er via een API moeten worden gewerkt, wat bijkomende kosten met zich mee zal brengen. De ontsloten digitale overheidsinformatie moet eenvoudig toegankelijk zijn. Daarom zal het digitaal archief gebruikmaken van een eenvoudig leesbaar bestandsformaat dat ook in de toekomst zijn plaats zal kennen. En dat ook in de toekomst systematisch wordt bijgewerkt in functie van de evolutie van de standaarden. Authenticiteit is ook een belangrijke factor: de verspreide overheidsinformatie moet uit een authentieke bron komen. Het digitaal archief mag geen alternatieve back-upoplossing worden: gemeentes en steden moeten via metadata regelen welke bestanden moeten gearchiveerd worden en welke niet. Het is in dat kader de bedoeling dat niet lopende dossiers, maar wel afgewerkte dossiers digitaal worden gearchiveerd. Het Facilitair Bedrijf Vlaanderen heeft een encryptiemethodologie ontwikkeld voor de compatibele cloudfunctionaliteit. Deze methodologie is intussen aanvaard door de Vlaamse Toezichtcomissie als een voldoende beveiliging van persoonsgegevens in de cloud. De combinatie cloudopslag-encryptiemethodologie heeft de prijs voor de vereiste opslag enorm verlaagd.
De eerste aansluitingen van gemeentes op de digitale archiveringsoplossing kunnen al gerealiseerd worden in kwartaal 2 of 3 van 2019.
Gelet op de wetgeving inzake overheidsopdrachten kan het bestek uiteraard nog niet verspreid worden. Men kan wel al de “call for tender” opvragen, die bij de start van de procedure aan alle geïnteresseerde bedrijven wordt bezorgd. Het bestek wordt later enkel aan de geselecteerde bedrijven bezorgd. Voorstellen voor aandachtspunten die in de bestektekst moeten komen zijn echter zeer welkom. Heb je suggesties of zaken die je zeker in de digitale archiveringsoplossing wil zien terugkomen? Contacteer dan Geert Mareels via geert.mareels@vlaanderen.be.