Om de bestaande ICT-middelen optimaal te benutten, kan je de ICT-uitgaven maar beter goed in kaart hebben. Het blijkt niet evident voor lokale besturen om alle ICT-uitgaven, die o.a. op de begroting opduiken, naar voor te halen. Het oplijsten van deze uitgaven vormt al een mooi begin, maar ook het correct bijhouden en periodiek bijwerken van deze uitgaven is belangrijk. Versnippering en verdoken kosten zijn hier te allen tijde te vermijden.
Met enkele eenvoudige aandachtspunten kom je al een heel eind. We sommen er een paar op in de vorm van een checklist :
Worden we voor het juiste aantal licenties/gebruikers gefactureerd?
Let erop dat het aantal aangevraagde licenties ook effectief overeenkomt met het aantal – vaak maandelijks – gefactureerde licenties. Dit durft al eens te verschillen. Zorg er natuurlijk ook voor dat de afgenomen licenties daadwerkelijk gebruikt worden en dus geen ‘lege’ kost behelzen.
Betalen we geen twee (of meerdere) keren voor hetzelfde maar onder een andere naam?
Het is een goed idee om op vaste tijdstippen de budgetposten diagonaal te vergelijken om overlappingen terug te vinden. Houd er rekening mee dat identieke budgetposten soms onder totaal verschillende categorieën kunnen teruggevonden worden. Zo zijn lang niet alle IT-uitgaven onder IT als noemer terug te vinden. Door de dubbele uitgaven terug te brengen tot 1 uitgave en de uitgave dan nog eens onder de correcte noemer te plaatsen wordt het ook nog eens veel eenvoudiger om accurate cijfers uit de boekhouding te halen (lees: BBC-cijfers).
Zitten de facturen niet teveel versnipperd in de organisatie waardoor het totaal overzicht verdween? (en vaak ook twee keer voor hetzelfde wordt betaald)
Plaats uitgaven onder de juiste uitgaveposten zodat de boekhouding accurate cijfers kan genereren, ook voor wat betreft het BBC-gebeuren.
Durven we de totaalfactuur van een bepaalde product in vraag stellen?
Vermijd een blindelings vertrouwen in leveranciers, in geleverde diensten, in de status quo. Bekijk facturatie met een kritisch oog, durf raadgevers het vuur aan de schenen te leggen en maak de tijd om eens na te gaan aan welke eisen een bepaald product of een bepaalde dienstverlening eigenlijk moeten voldoen. Voer die check dan ook uit, en trek je conclusies.
Toetsen we met regelmaat de markt opnieuw af?
De wetgever beperkt de duurtijd van overheidsopdrachten, incl. verlenging, tot zo’n 4 jaar (zie Artikel 57, tweede lid van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten). Bedoeling is om mededinging niet onnodig lang te blokkeren, maar deze juist te stimuleren. Desondanks is 4 jaar een relatief lange periode. Profiteer ervan om regelmatig leveranciers uit te nodigen om op de hoogte te blijven van de nieuwste functionaliteiten bij specifieke types programma’s. Beter te vroeg dan te laat, want te snel doorgedreven beslissingsprocedures leiden dikwijls tot overhaaste beslissingen.
Gebruiken we nog wat we betalen?
Ga steeds na waarvoor je betaalt, en welk nut de toepassing heeft voor je lokaal bestuur. Doe desnoods een rondvraag bij de verschillende diensten om te zien wie het product gebruikt, waarvoor, en hoe vaak het gebruikt wordt.
Maak je volop gebruik van je regionaal netwerk om bepaalde projecten uit te voeren, leveranciers aan te spreken of noden te dekken?
Ga via regionale overlegmomenten na waar de gemeenschappelijke noden liggen. Misschien zijn jullie allemaal op zoek naar eenzelfde soort product om aan een nieuwe wetgeving tegemoet te komen, en heeft 1 iemand in de groep al een goede aanzet gegeven in het tegemoetkomen ervan. Een gezamenlijke ‘demodag’ organiseren waarbij je vooraf de producteisen opstelt en die aan de leverancier voorlegt is dan ook een slimme zet. Laat de markt voor jou spelen. Samen een product kopen betekent vaak korting, en is ook voor de leverancier mooi meegenomen.