De Vlaamse overheid nam haar oproep om tijdens de coronacrisis maximaal thuis te werken uiteraard ook zelf ter harte. Met behulp van HB-plus kon iedereen optimaal thuiswerken. De snelheid en het gemak waarmee dat gebeurde, typeert volgens administrateur-generaal Frank Geets de wendbaarheid van een moderne overheid.
Maximaal Digitaal
“Veel Vlaamse ambtenaren werken al langere tijd één of twee dagen van thuis uit. De migratie naar Microsoft Teams in de cloud was bijgevolg al voor de coronacrisis ingezet. Bij de lockdown midden maart vertrokken we dus allerminst van een blanco blad”, verduidelijkt administrateur-generaal Frank Geets.
“Dat we ons in een vergevorderd stadium bevonden, hielp ons om snel te schakelen. De coronacrisis heeft onze plannen in een stroomversnelling gebracht: begin juli maakten al ongeveer twaalfduizend personeelsleden uit een dertigtal entiteiten van de Vlaamse overheid gebruik van onze digitale werkplek.”
VPN-netwerk opgeschaald
“Thuiswerkende Vlaamse ambtenaren zijn met behulp van een Virtual Private Network (VPN) geconnecteerd met het centrale GID-netwerk. Het aantal gebruikers nam van bij het begin van de coronamaatregelen gevoelig toe”, legt Frank uit.
“Op piekmomenten telden we tot tienduizend gelijktijdige connecties. We hebben de capaciteit van het VPN-netwerk met behulp van onze ICT-partners daartoe stelselmatig opgeschaald, waardoor we niet de minste problemen ondervonden. Dat ik zelf geen enkele keer aan de alarmbel moest trekken, bewijst dat HB-plus zijn werk volgens de regels van de kunst heeft uitgevoerd.”
Logische keuze
De keuze voor Microsoft Teams als enige en centrale communicatie- en samenwerkingsplatform ligt volgens Frank voor de hand. “Het is een logische stap wanneer je als organisatie met Microsoft365 in de cloud werkt. Teams koppelt gebruiksgemak aan performantie.
Security op punt
Thuiswerk betekent ook ‘kunnen en durven loslaten’. “Tienduizend gelijktijdige VPN-gebruikers, dat was voor de Vlaamse overheid ongezien. We hebben het thuiswerk aanvankelijk zeer intensief gemonitord. Tot onze grote voldoening stonden de voorzorgsmaatregelen nagenoeg meteen op punt. Het bewustzijn rond verantwoord ICT-gebruik is bovendien sterk toegenomen onder onze medewerkers. Toch blijven we waakzaam, aangezien we een hoger aantal pogingen detecteerden om onze systemen binnen te dringen”, luidt het.
Opleiding via webinars
Het aantal oproepen naar de servicedesk van HB-plus steeg bij aanvang van de coronacrisis, maar nam na een piek op 5 april gestaag af. Om iedereen vertrouwd te maken met ‘het nieuwe werken’ voorzag HB-plus verschillende opleidingen. Die vonden initieel op locatie plaats, al snel gevolgd door een reeks veelbekeken webinars. “Die vormden een grote meerwaarde binnen onze shift richting thuiswerk”, legt Frank uit. “Ze schepten duidelijkheid over de te volgen procedures. Vanuit technisch perspectief is de stap voor onze medewerkers eigenlijk niet onoverkomelijk groot. Eenmaal de laptop gestart zijn ze automatisch ingelogd op onze systemen.”
Cultuurverandering
Tegenover de beperkte technische impact, staat een ingrijpende cultuurverandering. “Telewerk biedt een onmiskenbare meerwaarde. Medewerkers beschouwen het als een verrijking, aangezien ze niet langer dagelijks twee uur hoeven te pendelen. We merken dat thuiswerken ‘werkt’ en ondervinden allerminst een terugval op het vlak van prestaties of efficiëntie.” Toch is enkel thuiswerk volgens Frank niet zaligmakend.
“Verschillende ouders met kinderen en alleenstaanden snakten na een tijdje naar hun kantooromgeving en het contact met hun collega’s. Persoonlijk hecht ik veel belang aan het aspect ‘cultuur’. Je creëert gemakkelijker een teamgeest wanneer je elkaar regelmatig fysiek ontmoet. Een ander manco is het gebrek aan informele gesprekken. Een collega snel om raad vragen of spontaan begroeten, is vanop afstand minder evident.”
Aan praktische zijde ziet de administrateur-generaal eveneens enkele uitdagingen. “De kwaliteit van de persoonlijke internetverbindingen bij de mensen thuis vormt een pijnpunt. Zeker bij gezinnen waar kinderen frequent filmpjes downloaden, zijn de netwerkstabiliteit en -snelheid soms zoek. Verder signaleer ik nog een logistiek aandachtspunt. Wanneer hardware het begeeft, pikken medewerkers een vervangingstoestel op bij de ICT-dienst op kantoor. In het geval van thuiswerk ligt dat moeilijker. Daar moeten we nog een oplossing voor uitwerken.”
Telewerk in post-coronatijden
Rest uiteraard de vraag hoe het thuiswerk zich bij de Vlaamse overheid in post-coronatijden verderzet. “Ik geloof sterk in een hybride omgeving, waar het eerder normaal zal zijn dat een deel van de collega’s op kantoor werkt en een ander deel thuis. We hebben onze gebouwen corona-proof gemaakt en zijn klaar voor een hybride toekomst bij de Vlaamse overheid. We werken achter de schermen een draaiboek uit voor het geval een tweede coronagolf mocht uitbreken.”
“Daarbij is het fijn om vast te stellen dat onze procedures amper afwijken van de acties die we afgelopen voorjaar ondernamen. Het toont aan dat we samen met onze partners en medewerkers mooi werk hebben geleverd.”