Wetteren wenst een nog meer datagedreven bestuur te worden, en werkt in dat kader nu aan een nieuwe datastructuur en een nieuw intranet. Jan Claus lichtte dit traject toe bij onze stuurgroep Local e-gov.
Het doel is om orde te creëren in de huidige "chaos" van documenten. Informatie staat verspreid, en het is niet altijd even duidelijk wat de meest recente versie is van een bepaald document, ... Het traject wordt via een voorstudieluik (2023) en een implementatieluik (2024-2025) in twee delen aangepakt.
Vanuit de afweging voor de middelen-batenanalyse werd gedefineerd wat bereikt wenst te worden:
- Eén platform voor interne communicatie
- Transparant systeem --> efficiëntere samenwerking binnen en tussen teams
- Unieke dossiervorming
- Medewerkers moeten minder lang zoeken naar documenten
- Minder fouten door sturing van het systeem
- Eenvoudige/wettelijk correcte bewaring van het digitale archief
De digitale maturiteitsscan die binnen de voorstudie gebeurd is, kan ook gevisualiseerd worden met het "digitale bad" waar iedereen in wordt meegenomen - zie figuur onder. Voor sommige profielen volstaat het om pootje te baden, terwijl de meer gespecialiseerde profielen in het diepe water duiken.
(Nvdr: meer info rond de figuur kan u ook hier terugvinden)
Welke lessons learned kunnen meegegeven worden?
- Betrek ook DPO in het verhaal - niet alles mag in de cloud mag vanuit een privacystandpunt!
- Combineer top down en bottom up approach - het is geen ICT project.
- Beperk de scope van de maturiteitsscan: de volledige organisatie betrekken is geen haalbare kaart.
- Zorg voor opleiding van het projectteam in de gekozen oplossing
Vanuit het Office365 pakket werden uiteindelijk enkele belangrijke toepassingen geselecteerd om mee aan de slag te gaan.
Het is de bedoeling dat alle persoonlijke (werk)documenten in OneDrive zitten, alles binnen een teamomgeving in Teams, en Sharepoint voor zaken die naar andere teams binnen de organisatie gedeeld dienen te worden.
De boodschap die nu concreet aan alle medewerkers is gegeven, is dat zij nog maar één toepassing dienen op te starten, zijnde Teams. Van hieruit kan iedere medewerker alles vinden wat hij nodig heeft om zijn dagtaak te vervullen, met directe toegangen tot OneDrive, verschillende Teamskanalen, en toegang tot de Sharepoint.
-/-
Wil je graag meer weten?
In onze bestandsbibliotheek kan je de opname van deze toelichting raadplegen.
Deze opnames zijn enkel beschikbaar voor onze leden. Nog geen lid? Dat kan al vanaf 35 euro.