1.1 Problematiek bij lokaal bestuur Destelbergen. Het lokaal bestuur Destelbergen ondervond de afgelopen jaren verschillende uitdagingen in het beheer van haar operationele processen. Een van de belangrijkste knelpunten was het gebrek aan overzicht over de planning van werkopdrachten. De toewijzing van taken gebeurde vaak manueel, wat leidde tot inefficiënties en moeilijkheden bij het coördineren van werkzaamheden. Deze situatie werd bemoeilijkt doordat er onvoldoende inzicht was in de beschikbare capaciteit van medewerkers. Het was niet altijd duidelijk wie wanneer beschikbaar was, waardoor sommige taken vertraging opliepen of onvoldoende werden opgevolgd.
Een ander probleem was het gebrek aan overzicht van de voorraad in het magazijn. Het beheren en monitoren van de stock voor materiaal, gereedschap en middelen was een uitdaging, wat resulteerde in inefficiënties bij het uitvoeren van taken. Soms kwamen medewerkers op locatie zonder het juiste materiaal, wat zorgde voor tijdverlies en frustratie bij zowel de medewerkers als de burgers.
Daarnaast had het bestaande platform, zijn limieten bereikt. Deze on-premise oplossing was onvoldoende in staat om de groeiende behoeften van het lokaal bestuur te ondersteunen. Het systeem bood geen geïntegreerde oplossing voor het beheren van taken, middelen en medewerkers, en kon bovendien niet goed omgaan met nieuwe uitdagingen zoals het beheer van vaardigheden en certificaten van medewerkers. Dit laatste aspect bleek cruciaal, aangezien het lastig was om een overzicht te behouden van welke medewerkers over specifieke skills beschikten en wanneer certificaten dreigden te vervallen. Dit kon leiden tot onbedoelde schendingen van veiligheids- en kwaliteitsnormen.
1.2 Wat en hoe hebben we dit geïmplementeerd. Om deze uitdagingen aan te pakken, heeft het lokaal bestuur Destelbergen besloten om Microsoft Dynamics 365 Field Service te implementeren samen met Savaco. Dit krachtige platform biedt de mogelijkheid om de planning, uitvoering en opvolging van werkopdrachten te centraliseren en te optimaliseren. Het systeem werd zodanig aangepast dat het perfect aansloot op de specifieke behoeften van de gemeente.
Een belangrijke toevoeging aan deze implementatie is de integratie van een verhuurmodule voor materiaal, die burgers en lokale organisaties in staat stelt om gemeentelijk materieel eenvoudig te huren. Dit verhoogt de betrokkenheid van de gemeenschap en zorgt voor een efficiëntere benutting van gemeentelijke middelen.
De implementatie werd uitgevoerd volgens een Agile projectmethodologie, waarbij in korte, iteratieve fases werd gewerkt. Dit zorgde ervoor dat de gemeente en de betrokken teams in elke fase feedback konden geven en eventuele aanpassingen snel konden worden doorgevoerd. De focus op flexibiliteit en continue verbetering zorgde ervoor dat het systeem goed afgestemd werd op de dagelijkse behoeften van de gemeente.
1.3 Meerwaarde van de oplossing. De implementatie van Microsoft Dynamics 365 Field Service heeft voor Destelbergen talloze voordelen opgeleverd. Een van de meest voelbare verbeteringen is dat medewerkers nu zicht hebben in hun eigen planning, inclusief gekoppelde media (foto’s, video’s, …) en benodigde materialen. Ze kunnen in één oogopslag zien welke taken hen zijn toegewezen en wanneer deze moeten worden uitgevoerd. Dit helpt bij een betere tijdsindeling en zorgt ervoor dat deadlines gemakkelijker worden gehaald.
Een andere belangrijke verbetering is de introductie van een mobiele applicatie. Via deze app kunnen medewerkers hun werkopdrachten starten, opvolgen en afwerken, rechtstreeks vanaf hun mobiele apparaten. Dit betekent dat ze niet langer afhankelijk zijn van kantoorgebonden systemen en vanuit het veld hun taken kunnen beheren. Deze real-time functionaliteit verhoogt de efficiëntie en maakt het mogelijk om snel in te spelen op ad-hoc situaties.
De mobiele app biedt bovendien directe terugkoppeling naar de backoffice, wat zorgt voor een naadloze communicatie tussen het veld en het kantoor. Backofficemedewerkers kunnen live updates ontvangen over de voortgang van taken, waardoor zij beter in staat zijn om het overzicht te behouden en in te grijpen wanneer dat nodig is.
Een andere grote meerwaarde van het systeem is de mogelijkheid om snel te reageren op meldingen van burgers. Dankzij het centrale platform kunnen meldingen snel worden toegewezen aan de juiste medewerkers, waardoor problemen sneller opgelost worden en de tevredenheid onder de inwoners van Destelbergen toeneemt.
Kortom, de implementatie van Microsoft Dynamics 365 Field Service bij de gemeente Destelbergen heeft niet alleen de operationele efficiëntie verbeterd, maar ook de dienstverlening aan burgers naar een hoger niveau getild. Het systeem biedt een toekomstbestendige oplossing waarmee de gemeente flexibel kan inspelen op nieuwe uitdagingen en behoeften.
-/-
Opnieuw een zeer waardevolle aanvulling van de LB365 mid-office oplossing. Alweer een knappe extra die ook door andere lokale besturen kan hergebruikt worden.
MEER info > KLIK HIER
En blijf onze nieuwsfeed en socials volgen. Want binnenkort komt er een 50 minuten live demo (door gemeente Destelbergen) video online. Live doorheen deze oplossing, zoals die nu gebruikt wordt door +36 lokale besturen.