Een vlotte start als mandataris hangt af van solide technologische ondersteuning. Maar hoe zit het eigenlijk met de praktische ICT-regeling binnen onze gemeenten? Welke hardware en software krijgen nieuwe mandatarissen standaard aangeboden? Hoe wordt hun toegang tot systemen georganiseerd? Zijn er gestandaardiseerde richtlijnen, of wordt er per organisatie verschillend gewerkt?
En misschien nog belangrijker: Hoe zorgen we voor een veilige en efficiënte overgang tussen oude en nieuwe mandatarissen? Om daarachter te komen, hebben we dit onderzocht via de 1-minute poll.
De uitgebreide resultaten ontdek je hieronder:
1. Welke hardware wordt standaard voorzien voor nieuwe mandatarissen?
De meerderheid van de mandatarissen krijgt een laptop als standaardapparaat (34,8%). Daarop volgt een combinatie van laptop en tablet (8,7%). Een klein percentage ontvangt zowel een laptop, tablet als smartphone (4,3%), terwijl 13% enkel met hun eigen laptop werkt. Opvallend is dat maar liefst 26,1% volledig vertrouwt op eigen toestellen, zonder extra hardware van de gemeente. Dit toont aan dat er veel variatie is in de keuzes en dat mandatarissen de vrijheid hebben om het toestel te kiezen dat het beste bij hun werkstijl past.
2. Welke licenties worden standaard toegekend aan nieuwe mandatarissen?
Uit de resultaten blijkt dat de meerderheid (68,2%) van de mandatarissen een Office 365 (O365)-licentie ontvangt, terwijl 27,3% zich beperkt tot e-mailtoegang. Slechts 4,5% krijgt ook toegang tot aanvullende systemen.
Uit de bijkomende reacties van lokale besturen komt een duidelijk onderscheid naar voren tussen het College van Burgemeester en Schepenen (CBS) en de gemeenteraadsleden. CBS-leden ontvangen doorgaans een gemeentelijke laptop met een uitgebreide O365-licentie, zoals Business Standard of Premium. Gemeenteraadsleden daarentegen werken vaak met eigen toestellen en krijgen een beperkte licentie, zoals Exchange Online of een F3-licentie, zonder extra hardware. Soms worden tablets ter beschikking gesteld voor gebruik tijdens vergaderingen.
De licentieniveaus variëren sterk: schepenen en burgemeesters ontvangen vaak E3-licenties met uitgebreide beveiligingsopties, terwijl gemeenteraadsleden het moeten doen met basislicenties zoals E1 of F3. De evolutie toont aan dat laptops in sommige gemeenten vanaf de verkiezingen enkel nog beschikbaar zijn voor schepenen, met een duidelijke verschuiving naar het gebruik van eigen toestellen voor andere mandatarissen.
Wat opvalt, is de creativiteit en flexibiliteit binnen lokale besturen om technologische ondersteuning af te stemmen op de noden van mandatarissen. Hoewel er gestandaardiseerde oplossingen bestaan, zoals O365, blijven verschillen in hardware en licenties een weerspiegeling van prioriteiten en budgettaire keuzes. Deze inzichten benadrukken hoe lokale besturen voortdurend balanceren tussen efficiëntie, toegankelijkheid en kosteneffectiviteit.
3. Hoe wordt de toegang tot de gemeentelijke mailbox geregeld?
De toegang tot de gemeentelijke mailbox is niet voor iedereen hetzelfde geregeld. De bevraging levert interessante cijfers op:
- 40,9% van de respondenten krijgt de automatische configuratie op toestellen die door de gemeente geleverd worden. Dit zorgt voor een vlotte start, waarbij alles meteen werkt zodra het toestel in gebruik wordt genomen.
- 31,8% maakt gebruik van webmailtoegang, wat hen in staat stelt om hun e-mail eenvoudig via een browser te openen, zonder extra software te installeren.
- 27,3% laat de toegang tot hun mailbox handmatig installeren op persoonlijke toestellen, door de ICT-dienst. Dit biedt meer flexibiliteit, maar vereist wel wat extra werk om alles correct in te stellen.
Wat blijkt? De automatische configuratie is verreweg de populairste keuze, waarschijnlijk vanwege het gebruiksgemak en de snelheid. Maar de andere opties – webmailtoegang en handmatige installatie – geven een interessant inzicht in de voorkeuren en werkstijlen van de mandatarissen.
4. Hoe wordt de overgang tussen oude en nieuwe mandatarissen geregeld in de systemen?
De overgang naar een nieuw mandaat wordt door lokale besturen op verschillende manieren aangepakt. Volgens de resultaten begint 18,2% van de besturen volledig opnieuw, zonder overname van gegevens. De meerderheid (81,8%) kiest echter voor een handmatige installatie op persoonlijke toestellen, uitgevoerd door de ICT-dienst.
De extra toelichtingen van lokale besturen schetsen verschillende benaderingen:
- Automatische configuratie: Bij sommige besturen verloopt de installatie via tools zoals Autopilot om tijd en moeite te besparen.
- Mailboxbeheer: Mailboxen worden zelden overgedragen. Soms ontvangen mandatarissen hun e-mails in een PST-formaat of worden deze tot tien jaar bewaard. Bij raadsleden worden e-mails soms doorgestuurd naar privéadressen.
- Hardware: Laptops kunnen vaak worden overgenomen na een grondige dataverwijdering. Gemeenteraadsleden krijgen zelden hardware, terwijl schepenen en burgemeesters uitgebreider worden ondersteund met toestellen en licenties.
- Toegang tot systemen: Toegang tot gemeentelijke mappen en systemen is vaak functiegebonden. Schepenen en collegeleden hebben doorgaans meer rechten, bijvoorbeeld voor boekhouding en bestelaanvragen, maar moeten soms extra toegang aanvragen.
De meeste gemeenten streven naar een evenwichtige aanpak. Handmatige procedures zorgen voor zorgvuldigheid en maatwerk, terwijl automatische oplossingen zoals Autopilot efficiëntie verhogen. Toch wijzen verschillende besturen op de noodzaak van een heldere policy rond mailboxbeheer, gegevensoverdracht en privacy om de overgang nog beter te stroomlijnen.
Conclusie
De resultaten van deze bevraging tonen een boeiende variatie in de technologische ondersteuning die lokale besturen bieden aan hun mandatarissen. Van de hardware en software tot de manier waarop mailboxen en toegang tot systemen worden geregeld, elke gemeente kiest een aanpak die aansluit bij haar eigen noden en middelen.
Wat duidelijk wordt, is dat er nog geen uniforme standaard bestaat. Gemeenten balanceren tussen efficiëntie, gebruiksvriendelijkheid en maatwerk, terwijl ze ook rekening houden met privacy en beveiliging. De meeste besturen streven naar een zorgvuldige aanpak, maar benadrukken tegelijk de nood aan heldere richtlijnen rond gegevensbeheer en toegang.
Deze inzichten bieden een waardevolle basis om verder te bouwen aan een meer gestroomlijnde, veilige en gebruiksvriendelijke ICT-aanpak voor alle mandatarissen. Een uniforme policy kan daarbij een belangrijke stap zijn om de overgang en ondersteuning in de toekomst te optimaliseren.
-/-
Volg onze bevragingen en blijf op de hoogte van de nieuwste trends en inzichten!