Een nieuw jaar brengt veranderingen en mogelijkheden met zich mee. De Wet Bestuur inzake overheidsopdrachten scherpt met de nieuwe wetgeving rond overheidsopdrachten de transparantie verder aan.
De belangrijkste veranderingen zijn gericht op de verplichte digitalisering via het e-procurement platform en de systematische registratie van kerngegevens.
Wat verandert er precies?
- Veralgemening van digitale procedures
Sinds 1 september 2023 is het gebruik van elektronische platformen verplicht voor alle overheidsopdrachten, ook die onder de Europese drempels, met uitzondering van overheidsopdrachten van beperkte waarde (< €30 000 excl. btw). - Vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdrachten
De verplichting om een aankondiging van gegunde opdrachten te publiceren geldt nu ook voor kleinere opdrachten onder de Europese drempels. Dit bevordert de transparantie en het inzicht in de besteding van publieke middelen - Jaarlijkse registratie van overheidsopdrachten van beperkte waarde (< €30 000) en raamovereenkomsten
Vanaf 1 januari 2025 moeten aanbestedende diensten jaarlijks kerngegevens rapporteren. De eerste rapportage van deze gegevens moet plaatsvinden voor 15 februari 2025, met betrekking tot de opdrachten en afnames van het jaar 2024. Dit geldt voor:
- Vervolgopdrachten op raamovereenkomsten
Jaarlijks moeten gegevens van vervolgopdrachten op raamovereenkomsten geregistreerd worden. Dit betreft onder meer de totaalwaarde van de opdrachten en de opdeling per begunstigde onderneming (werken, leveringen of diensten). - Opdrachten van beperkte waarde
Ook de gegevens van opdrachten onder de €30.000 moeten worden geregistreerd, met uitzondering van opdrachten onder de €3.000 (deze hoeven niet gerapporteerd te worden).
- Vervolgopdrachten op raamovereenkomsten
De hierboven vermelde wijzigingen moeten ervoor zorgen dat statistische verplichtingen op een meer efficiënte wijze kunnen worden gerespecteerd en meer kwalitatieve gegevens kunnen worden verzameld. Het is daarom erg belangrijk dat aanbesteders de transparantieverplichtingen nauwgezet opvolgen.
De FOD BOSA zal ook indicatoren ontwikkelen om na te gaan of een aanbesteder zijn transparantieverplichtingen naleeft. Hiervoor moet nog een Koninklijk Besluit worden aangenomen.
Wat moet er gerapporteerd worden?
Voor beide categorieën van opdrachten (beperkte waarde en vervolgopdrachten op raamovereenkomsten) moeten de volgende gegevens geregistreerd worden:
- KBO-nummer van de aanbestedende dienst (om de aanbesteders correct te identificeren).
- Totaalbedrag van de opdracht (in het juiste formaat, bijvoorbeeld €50.366,02).
- Aard van de opdracht (leveringen, diensten of werken).
- Land van vestiging van de onderneming (ISO-code van het land).
- Ondernemingsnummer (KBO-nummer voor Belgische ondernemingen, of vrije tekst voor buitenlandse ondernemingen).
- Referentienummer van de raamovereenkomst (indien van toepassing, optioneel).
Hoe helpt het e-Procurement platform?
Het e-Procurement platform, beheerd door de FOD BOSA, is het centrale hulpmiddel voor de publicatie en registratie van gegevens. Het platform volgende mogelijkheden aan:
- Elektronische communicatie
Bij onderhandelingen en offertes. - Automatische gegevensregistratie
Door het platform correct te gebruiken tijdens de plaatsingsprocedure, worden gegevens automatisch verzameld. - Bulkregistratie
Meerdere opdrachten kunnen samen via een Excel-bestand worden opgeladen voor wie eigen platformen gebruikt.
De integratie met eigen aankoopplatformen blijft mogelijk, al brengt dit extra kosten mee voor de aanbesteders.
Ken je ons dynamisch aankoopsysteem BuyIT Public al?
Dit systeem biedt een slimme oplossing voor de nieuwe rapporteringsverplichtingen. Het is geen klassieke raamovereenkomst, maar een dynamisch aankoopsysteem (DAS) dat tal van specifieke voordelen biedt. In tegenstelling tot een raamovereenkomst, waarin de deelnemers en voorwaarden vastliggen voor de volledige duur, kan een DAS deelnemers laten toetreden of uittreden, wat het flexibeler maakt.
BuyIT Public helpt je bestellingen van beperkte waarde automatisch te registreren en zorgt ervoor dat je eenvoudig voldoet aan de verplichte rapportage vanaf 2025. Een efficiënte en flexibele manier voor lokale besturen om overheidsopdrachten te beheren, zonder de complexiteit van langdurige raamovereenkomsten.
Alle noodzakelijke gegevens worden moeiteloos geïntegreerd, wat de administratieve lasten aanzienlijk verlaagt. Dit betekent dat je de rapportagevereisten van de Wet Bestuur inzake overheidsopdrachten eenvoudig kunt naleven, zonder veel extra werk of complexe administratieve processen.
Wil je meer weten over hoe BuyIT Public in zijn werk gaat? Stuur dan een mail naar buyitpublic@v-ict-or.be om een korte digitale toelichting of demo in te plannen en ontdek hoe het platform je werk gemakkelijker kan maken.
Lees ook deze post waarin we het verschil tussen een raamovereenkomst en een dynamisch aankoopsysteem verduidelijken.
Wat kan je nu doen?
De FOD BOSA ontwikkelt binnenkort ook indicatoren om te controleren of de regels correct worden toegepast. Aanbesteders die niet voldoen, riskeren sancties.
- Registreer op tijd en mis de deadlines niet!
Zorg dat je de nieuwe regels rond elektronische communicatie en registratie nauwkeurig opvolgt. - Gebruik het e-Procurement platform optimaal
Om transparantie te waarborgen en verplichtingen na te komen. - Bij raamovereenkomsten, hou vervolgopdrachten goed bij.
Met deze gids sta je alvast een stap voor om de nieuwe regels probleemloos toe te passen!
Extra info
-/-