Ondersteunende diensten in lokale besturen verliezen veel tijd wanneer ze pas laat in processen worden betrokken. Uit onderzoek bij 140 Vlaamse communicatiediensten blijkt dat late betrokkenheid leidt tot meer onvolledige input, extra herstelwerk en minder ruimte om inhoudelijk waarde toe te voegen. AI kan helpen om die werking beter te structureren, op voorwaarde dat het wordt ingebed in duidelijke werkprocessen.
In veel lokale besturen worden ondersteunende diensten pas ingeschakeld wanneer een dossier al ver gevorderd is. Dan moet er nog snel een tekst komen, een bestek worden voorbereid, een raming worden gemaakt, een vacature worden uitgeschreven of een technische oplossing worden geregeld.
Het probleem zit dan vaak niet in de uitvoering zelf, maar in de kwaliteit van wat eraan voorafging: onvolledige input, vage keuzes of ontbrekende kwaliteitscriteria. Daardoor gaat veel energie naar herstellen, verduidelijken en uitvoerbaar maken.
De vaststelling uit het onderzoek vertrekt bij communicatiediensten, maar is breder herkenbaar. Ook ICT, aankoop, personeel, financiën, facilitair beheer en bestuurszaken botsen op dezelfde dynamiek: hoe later je betrokken wordt, hoe meer tijd verloren gaat aan herstelwerk.
AI biedt hier vooral meerwaarde wanneer het helpt om werkprocessen explicieter te maken. Denk aan vaste intakeformats, controlevragen, kwaliteitscriteria, standaardstructuren en gedeelde verwachtingen. Zo weten diensten sneller welke informatie nodig is, op welk moment en in welke vorm.
De kern is dus niet dat AI ondersteunende diensten vervangt. AI helpt vooral om samenwerking beter te structureren. Daardoor ontstaat minder herstelwerk achteraf, meer kwaliteit in de voorbereiding en meer ruimte voor ondersteunende diensten om vroeger waarde toe te voegen.
-/-
Wil jij aan de slag met AI als hefboom binnen uw organisatie? Vanaf september organiseren we een opleidingstraject dat zich onder meer richt op algemeen directeurs, ICT- en digitaliseringsverantwoordelijken, medewerkers organisatieontwikkeling, AI-werkgroepen en iedereen die binnen een lokaal bestuur mee vorm geeft aan het AI-verhaal.
Heeft jouw organisatie interesse om hier vanaf september aan deel te nemen?
Laat het 👉 HIER weten.
Tot binnenkort!